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河北省高速公路管理处 公文、综合材料起草及印章管理办法 （QY/WJ-BGS-1） 1 总则 1.1 为进一步规范办公室日常工作，提高工作效率，保证公文的正确性、准确性、合理性，确保工作总结、汇报材料、述职报告、情况报告等材料统一规范，保证印章管理的制度化、科学化，特制定本办法。 1.2 本办法适用于全处的文件收发和处理、公文网上发布与接收、综合性材料起草、处印章管理等工作的控制。 1.3 工作依据 1.3.1 《党政机关公文处理工作条例》 1.3.2 《党政机关公文格式》 2 职责 2.1 处办公室负责文件收发和处理、公文网上发布与接收、印章的保管和登记、综合材料起草等工作。 2.2 承办科室负责文件的办理，办理过程中产生的所有相关资料一并移交给处办公室 3 收文程序及办理要求 3.1 对收到的公文，由办公室文件管理员按不同发文单位和文件种类分别登记，注明名称、编号、收文日期，加贴阅办后交办公室主任拟办。 公室主任填写拟办意见后由文件管理员报送处长审批。 处长审批后，由文件管理员按审批意见送分管处长或相关科室批示、办理，并对文件去向做出跟踪记录 3.4 承办科室要指定1名文件专管员，负责本科室文件送管理工作。 承办科室收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对办理有困难的应当及时说明，对不属于本职权范围或者存在其他问题的应当及时退回办公室并说明理由。对涉及其他部门职权的事项，主办部门要主动与有关部门协商，如有分歧，报单位领导协调裁定。 办公室文件管理员应根据文件的缓急程度适时进行催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 承办科室“来文阅办”的“拟办结果”一栏内注明办理结果、办理人姓名及办结日期，如办理过程中有转发或发布的相关文件，要在本栏标明发文文号。 3.8 办理完毕后承办科室文件专管员办公室文件管理员，文件管理员妥善保管。 4 发文程序及办理要求 4.1 各科室均可根据领导批示和所分管项目工作的实际需要起草通知、批复、决定等文件。 4.2 承办人起草文件要使用《发文笺》，应由撰稿人按项填写清楚并签字后经科处室负责人审核并签字，然后由承办人送办公室主任签字，并请主管处长和处长（书记）签发。 4.3 需要其它科室会签的由主办科室送达有关科室。 4.4 所有正式文件必须有主管副处长的批示，经处长签字后方可发文。 4.5 文稿经处长签发后，承办人把文稿电子版按统一格式排版后，传给办公室文印人员，文印人员填写《发文登记表》，统一编号并打印出文件清样，交撰稿人校对后，按份数打印、盖章，填写《文件发放登记表》。 4.6 上行文由处办公室文印人员上传至河北省高速公路管理局电子公文交换系统，局办公室负责接收；对各科室和外单位的发文由文件起草部门送达，接收人在《文件发放登记表》上签字；向处属各单位的发文须扫描成图片，由办公室文印人员负责在青银网站“文件收发”板块中发布，处属各单位自行下载保存。 4.7 发文号一律统一为“冀高青银X〔〕Y号”，方括号为年号，X为各发文科室的简称，Y为文件的统一流水号，以管理处名义发的公函另行排序，党工团妇字文另行编号。 4.8 文件发出后，承办人必须把文件原稿与留存的附件整理在一起，连同正式用印文件一并及时送至办公室保存，未及时送达的，由办公室催办。凡是经催办两次的科室在季度考核中酌情扣分。《文件发放登记表》中注明文件编号、文件名称、发放时间及收件人签字，由各科室自存，以备内外审检查。 4.9 保密文件，要指定专人分管和打印，不允许其他人查看。 4.10 起草文件要做到符合国家法律法规及政策规定，情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，适用正确的文种，明确主送、抄送部门。 4.11 行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 4.12 处属各单位和机关各科室需请示问题和请处领导批示的内部文件采用《情况报告》的形式。 4.13 文件编号要连续准确，避免重编、漏编、错编，基本格式为：机关代字＋年份＋流水号。 5 公文格式说明 本说明中的内容在《党政机关公文格式》中都已有详细阐述，现只对要点进行说明： 5.1 公文格式制作 5.1.1 公文用纸、印刷及装订要求 1） 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）纸； 2） 公文印刷采用双面印刷，左侧装订，不掉页，骑马订或平订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm，允许误差±4mm，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。 5.1.2 公文页面要求 公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm,段落设置行距一般为固定值28-30磅（可以根据文件的内容适当调整）。版心尺寸为：156 mm× 225 mm（不含页码）。一般每面排22行，每行