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五分钟读懂财务报销规则 ——西南交通大学财务报销简易指南 为加强财务管理制度的宣传，有效降低师生的学习成本，计划财务处系统梳理了几类常见的经济事项，对报账过程中需提供的要件及重点关注的问题进行了列举，供学校师生员工参阅。 第一部分 总体要求 一、 经费种类 为明确报销要求，学校经费分为科研经费与其他经费。 科研经费专指纵向科研经费（编码以P、Q、VP、VQ、WP、WQ、VZ开头的科研项目）和横向科研经费（编码以R、VR、WR、LR、VH开头的科研项目）。 其他经费是指除科研经费以外的经费。 二、票据报销的基本要求 1、所有科研经费拟报销票据及其相关附件请自行拍照并妥善保管，以备结题审计使用。 2、拟报账发票的抬头必须是“西南交通大学”。 3、持电子发票报销时，需经办人员签字承诺“该发票只报销一次不重复报销”并由经费负责人签字后方可报销。 4、原则上所有需要办理报销的发票应“当年取得、当年报销”，即取得发票应及时在开票日期所属会计年度内报销（会计年度为1月1日-12月31日），因特殊情况不能及时报销的，期限可以适当延长，但最迟不得超过票据出具日期的次年4月30日。 考虑到科研项目周期性特点，对于科研经费（仅限纵向或横向科研经费）中报销的票据，期限可适当延长，但最迟不得超过票据出具日期的次年12月31日。 三、资金支付的基本要求 经济业务应选择刷公务卡或者公对公转账的支付方式，应刷公务卡但没有公务卡的，可选择刷其他银行卡等非现金支付方式并保留相应的支付记录（如POS单等），除部分特殊业务（签证费、快递费、过路过桥费、出租车费用）外原则上不得使用现金支付。 第二部分日常报账 一、日常办公用品及低值易耗品报销 1、对于学校预算安排的日常运转事业经费（简称事业经费）按单位（机关、院系等）实行集中采购的方式，由后勤保障处统一办理财务报销手续。 2、对于学校预算安排的各类专项、国拨专项、科研经费中的纵向科研（简称专项经费）按项目实行定点采购的方式：由项目组根据自身需要定点在确定的供货商（目前为京东）采购，报销时需提供（京东）发票，发票内容不具体的还需提供（京东）采购订单。 3、捐赠经费和科研经费中的横向科研经费，可根据自身要求自行选择供货商采购，报销时需提供发票，发票内容不具体的还需提供加盖出票单位鲜章的具体费用明细清单。 需要注意的是，低值易耗品报销时应先登录资产管理部门资产信息管理系统登记入账后再办理报销。 二、印刷费报销 1、试卷、报纸、期刊、文件汇编的印制及单次批量价值在3万元以上的纸质类印刷品，需要在学校指定供应商办理的印刷。报销时需提供指定供应商发票、加盖出票单位鲜章的具体费用明细清单及合同，并按合同约定付款。 2、上述范围外的日常印刷服务可由各二级单位（或项目组）根据需求自行办理，报销时需提供发票、加盖出票单位鲜章的具体费用明细清单。 三、出版费、版面费报销 1、“出版费”报销时需提供发票、出版合同，并按合同约定付款。 2、“版面费”报销时需提供发票、用稿通知或文章名字。 四、国内差旅费报销 国内差旅费，是指因公临时到常驻地以外地区出差所发生的国内城市间交通费，住宿费，伙食费补助费和市内交通费。报销时应提供：成都出发和最终返回成都的形成完整往返闭环的交通票据（飞机票需附登机牌），出差期间住宿费发票，POS单等相关的支付记录和出差审批单。 需要注意的是：经办人应按行程（即时间顺序）粘贴飞机票或火车票等行程单，并将POS单等相关的支付记录粘贴在相应的行程单后面；出差审批单上的“负责人审核签字”处应有经费负责人的签字，当仅有经费负责人单独出差时，应由所在单位其他领导（院长、副院长、书记、副书记、处长、副处长、办公室主任中任意一人均可）审核签字。 差旅补助按出差自然（日历）天数计算。往返驻地到机场（火车站，码头）的交通费可选择凭票据实列报（须在报销单上注明），当天不再领取市内交通费补助，由其他单位安排就餐的不再发放伙食补助。 五、邀请校外专家发生的差旅费用 1、邀请来校开会的 可按学校差旅费文件规定报销受邀人员城市间交通费，并按会议费规定报销住宿费、伙食费、市内交通费等。 2、邀请来校交流、访问的 可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费、市内交通费，可在住宿费定额标准范围内凭票报销住宿费。 3、邀请赴外地参加调研的,可视同校内人员出差。 六、自驾车出差 1、国内科研出差 对于无过路费发票的，仅报销其他差旅票据，不发放差旅补助。 2、国内其他出差 七、会议费报销 会议费是指本单位举办会议发生的支出，为核定定额标准，会议费应一次性报销完毕，即不允许“一次会议，分次报销”。会议费报销需提供以下资料：会议审批表、会议通知、会议签到表原件（校内、校外人员分开签到）、发票（发票内容不具体的还需提供加盖出票单位鲜章的