在Outlook会议中.PPT

Organize meetings with Outlook Microsoft? Office Outlook? 2003 培训 使用 Outlook 组织会议 课程内容 概述：组织会议和与会者 第 1 课：角色定义及具体说明 第 2 课：当您是会议组织者时 第 3 课：当您收到会议要求时 概述：组织会议和与会者 Outlook 使用电子邮件和日历来保持详细信息的井然有序，因此使用 Outlook 跟踪会议可以节省您的时间、免除您的烦恼。 课程目标 确定组织会议所需的基本组件并了解后台工作。 安排会议，查看谁将参加，进行更改，并使每个人获得更新。 管理并响应会议要求。 第 1 课 角色定义及具体说明 角色定义及具体说明 一个成功的会议需要三个最基本的元素：组织者、参与者和地点。在这方面，Outlook 会议并无不同。 在 Outlook 会议中，每个涉及的人员都担当一个独特的角色，该角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的控制权。 参与者 Outlook 会议是您在日历中安排的、涉及邀请其他人员或保留资源的活动。 参与者 会议组织者：任何建立会议的人员都会成为会议组织者。 参与者 与会者：受邀参加会议的任何人都被视为与会者。 参与者 地点/资源：会议的召开场所为地点，有时称为“资源”。 过程 在 Outlook 中安排和维护会议，可以大大提高该过程的效率，因为 Outlook 使用“收件箱”和“日历”跟踪详细信息。 当这些详细信息更改时，只需单击一次按钮就可以一次为所有人进行更新。 过程 下面对该过程进行简要概述： 过程 过程 后台工作 Outlook 在后台运行以保持会议要求、响应和日历中条目之间的连接。请参见左图。 后台工作 由 Outlook 中称为“嗅探器”的功能来收发会议要求并跟踪相关的日历项。 查看“收件箱”中会议要求的信息栏或“日历”中的会议条目，就可以看到“嗅探器”的工作结果。 后台工作 当您是会议组织者时：当您发送给与会者的会议要求以及与会者的响应到达您的“收件箱”时，嗅探器可以检测到它们。然后，嗅探器会使用相关信息更新“日历”和要求本身。 后台工作 当您是与会者时：当您收到会议要求时，嗅探器会自动将该要求作为日历中的暂定项，以帮助您减少重复预订的机会。 后台工作 两个不同会议要求中的信息栏。 练习建议 召开会议。 取消会议。 查看“嗅测器”如何发挥作用。 测试 1，问题 1 在 Outlook 会议中，_____控制会议。（请选择一个答案。） 测试 1，问题 1：答案 测试 1，问题 2 下列哪种人不会被视为会议与会者？（请选择一个答案。） 测试 1，问题 2：答案 测试 1，问题 3 在 Outlook 中，_____链接您的“收件箱”和“日历”并将每一项中的条目保持最新。（请选择一个答案。） 测试 1，问题 3：答案 第 2 课 当您是会议组织者时 当您是会议组织者时 作为会议组织者，您是会议的掌控人员。 您邀请大家参加会议，安排会议地点，选择会议的开始时间和持续时间。 当您是会议组织者时 但是，如果您打电话或拜访时要找的人不在该怎么办？ 从会议要求开始 作为会议组织者，您可以在日历中建立会议并控制它。 第一步是安排会议要求，该操作要从“日历”中执行。 从会议要求开始 从会议要求开始 每个要求应包括三种基本详细信息： 处理与会者 您不能自己单独召开会议。因此，安排会议要求的一个关键步骤是为与会者列表选择人员。 处理与会者 请参见左图。 使用“计划”选项卡查找时间 我们前面提到过，可能会影响您安排会议方式的因素之一是您公司使用的电子邮件系统的类型。 如果您的公司使用 Microsoft Exchange Server 收发电子邮件，则您可以在安排会议之前检查同事的日程表。 使用“计划”选项卡查找时间 使用“计划”选项卡查找时间 使用 Microsoft Exchange Server，组织中的人员可以自动共享有关他们的日程表的信息。在 Outlook 中，该信息称为忙/闲时间。 “计划”选项卡的作用是使您可以一次检查所有会议参与者的忙/闲时间。 地点，地点，地点 从逻辑上说，通过填写会议要求的“地点”框，足以让每个人都知道召开会议的地点。如何填写该框同样取决于您公司的工作方式。 地点，地点，地点 如果您的公司使用 Microsoft Exchange Server 作为电子邮件服务器，则您可以 通过邀请会议室参加会议来为会议安排地点 － 与邀请任何其他参与者一样。 地点，地点，地点 如果您的公司不是使用 Microsoft Exchange Server 来处理会议室日程安排，您只需在会议要求的“地点”框中键入会议的地点，即可指定会议地点。 发送会议要求