2002记录管理程序.docVIP

佛山市*******有限公司 页数：4页 编号：QB/GDXC2002-2013 版次：C/0 制定部门：管理部 记录管理程序 编制： 审核： 批准： 2013-01-02 发布 2013-01-02 实 施 佛山市******有限公司发布 佛山市******有限公司 制订日期 2013-01-02 记录管理程序 页 次 1/4 生效日期 2013-01-02 版 次 C/0 制订部门 管理部 编 号 QB/GDXC2002-2013 目的： 对质量与环境管理体系和公司整体运作有关的文件进行管制,规范本公司文件之制定﹑发放﹑修订﹑申请﹑废止等管理作业程序,确保各有关场合使用的文件均为有效版本. 0职责： 2.1文控：管理部设文控一职，负责公司所有管理文件的统一保存、发放管理。 2.2相关部门：负责本部门相关文件的编制、修订，使用与管理。 0规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各部门研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 《文件与资料控制程序》 GB/T19000 质量管理体系 基础和术语 GB/T19001 质量管理体系 要求 GB/T24001 环境管理体系 要求及使用指南 0内容： 4. 1 记录的填写： 4.1.1 各部门人员根据工作的实际需要填写各种表单,不能用铅笔,及红色笔填写，如有错误不可用涂改液,如属小数据的更改,可在要更改的数据上划一条线,再填上正确数据,并在旁边签上更改人的姓名. 4.1.2 记录上要求填写的栏目必须如实填写，如确实无内容填写的一定要划掉不 修 订 记 录 原版次 修订日期 修 订 内 容 核 准 审 核 制 订 佛山市*******有限公司 制订日期 2013-01-02 记录管理程序 页 次 2/4 生效日期 2013-01-02 版 次 C/0 制订部门 管理部 编 号 QB/GDXC2002-2013 可空白,要求有填写人，审核人签字的，应由相关主管领导签字； 4.1.3 记录(表单)的编号依文件及记录的编号原则的要求进行编号.对于国家统一发放有编号的记录表单，本公司不再对其重新编号。 4.2 记录的整理与收集： 4.2.1 各部门对所填定的记录定期进行一次整理、收集，整理时要按照编制时间顺序，部门类别，记录种类等进行分门归类整理。 4.2.2 将所整理、归类的记录按一定的时间范围（如每月一次）进行装订成册.装订封存的记录必须要附有封面，封面上必须清楚填写本记录所属部门，记录的名称，日期及所含份数，等识别内容。 4.3 文控中心编制“记录清单”，统筹汇总全公司所有的表单记录.规定各部门须保存的记录种类及保存年限，原则上各质量记录保存年限为3年以上，各部门按规定予以保存，并于每年3月将上一年度记录进行归档整理。填写“记录清单”一份送至行政综合部备查。 4.4表单的编制： 各部门可依实际需要编制所需的表单，经部门主管审核，管理代表批准后， 统一由文控员统一编号，再发行使用，各部门不得私自采购印刷未经批准的受控表单。 4.5各单位所储存的记录必须做到字迹工整、清晰，保存环境适宜，防火、防潮、防虫蛀，保管方法便于检索，一般记录的寻找时间以不超过1分钟为佳。管理部 修 订 记 录 原版次 修订日期 修 订 内 容 核 准 审 核 制 订 佛山市******有限公司 制订日期 2013-01-02 记录管理程序 页 次 3/4 生效日期 2013-01-02 版 次 C/0 制订部门 管理部 编 号 QB/GDXC2002-2013 文控员每月不定期对各部门的记录管理情况进行抽查,不合格者上报总经理,限期整改. 4.6 凡需报送国家相关单位的记录，应按国家有关规定填写,整理并按时报送。 4.7记录的外借查阅，必须经相关部门主管人员同意，产品配方单等公司机密记录须总经理批准方可借阅,具体依文件资料管理的文件借阅