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电子文件是电子办公系统或网络环境中形成或应该形成的文件，它包括原生性的电子文件和非电子文件数字化后的文件，它属于文件，它的真个生命周期离不开计算机环境，它的基本特征包括真实性、可靠性、可用性、完整性。电子文件是电子文档被电子文件管理系统捕获并进行登记注册等一系列过程后形成的。 电子文件管理关键过程包括：创建、捕获、利用、保存、管理、存储、销毁。 捕获：是将一份文档或者一个数字对象存入文件保管系统，并为其制定元数据以描述文件和存放位置的过程，其目的在于为文件提供长期有效的保存。分类：是按照分类表中的逻辑组织规定、方法和程序规则，把业务活动及文件系统地分门别类。 电子文件归档：是指将文件的实体保管权限及法律保管权限移交给档案管理部门，即将经过鉴定符文归档条件并具有保存价值的电子文档转化为电子文件的过程。 电子档案是具有参考和长期利用价值，并归档保存的电子文件。 电子文件归档的鉴定，应由档案人员进行，以确保进入档案馆的文件都是符合归档要求并具有保存价值的。鉴定内容主要是对文件价值的鉴定，也包括对文件真实性、完整性进行判断，以及对技术状况的全面性鉴定。 迁移：是将文件从某一技术平台移到另一技术平台，以在更新软件或载体格式的同时保留其真实性、完整性、可靠性和可利用性的过程。 版权是指作者及其他版权人对文学、艺术、科学作品依法享有的各项专有权利。 隐私权是指个人信息不被非法获悉和公开、个人生活不受外界非法侵扰、个人私事的决定不受干涉的一项独立的人格权。 元数据是关于数据的数据，是定义和描述其他数据的数据，它也是数据，是专门用来描述另一种资源的数据，既有静态元数据也有动态元数据。元数据是一种标准，是管理和利用的工具，是系统结构的组成部分。 元数据集是规定和描述标准元数据集元素以及元素间相互关系的框架，是显示元数据元素之间关系的逻辑图；元数据元素是元数据最基本的信息单元。 背景信息指的是对有关文件及形成文件、维护文件的管理背景的描述信息，它是记录文件业务背景的元数据。它主要有两大类：一是与机构有关的背景信息，即责任者；二是与文件有关的背景信息，及文件的归属和关联。背景信息是元数据的一个关键组成部分。 文件管理元数据是用来描述文件背景、内容和结构及其整个管理过程的数据，主要具备：文件本身的元数据；业务规则或政策及授权元数据；责任者元数据；业务活动或过程元数据；文件管理过程元数据；有关元数据文件的元数据。它的特点是：文件管理元数据必须与文件紧密相关；文件管理元数据具有过程性；文件管理元数据是结构化与半结构化信息；文件管理元数据具有不同的级次；文件管理元数据分散在文件的各层面。 电子邮件：借助于电子计算机生成、处理等手段，通过电子邮件系统经由计算机网络传递的电子信息载体，它具有固定的格式和唯一的标识符。优越性主要是通信费用低廉、操作手段简便、用途广泛、通信性能优越、凭证性较强。它的证明力主要有客观性、合法性、关联性。 电子文件的类型：（1）按来源与形成方式分类：1.数据库文件2.电子数据表3.字处理文档4.电子邮件5.扫描图像6.地理空间数字记录7.数字照片8.网站及其相关文档（2）按信息组织的方式分类：1.结构化文件2.非结构化文件（3）按文件组成方式分类：1.简单文件2.复合文件3.复杂文件（4）按文件的功能分类：1.主文件2.支持性文件3.辅助性与工具性文件（5）按电子文件的信息格式分类：1.数字文本文件：是通过特定的编辑软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件；2.数字图形文件：是计算机辅助设计或绘图中产生的文件；3.数字图像文件：是指使用数字设备采集或制作的图像；4.数字音频文件：是指用数字音频设备录入的文件；5.数字视频文件：是指用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面；6.数据文件：亦称为数据库电子文件，是指在事物处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象；7.命令文件：是指为处理各种事物用计算机语言编写的程序。 元数据的类型：（1）系统类元数据：反应程序设计和数据库管理中所需要的物理和逻辑特性；（2）应用类元数据：为理解和使用数据所需要的信息，如术语定义、收集规范与手段、数据收集后处理等信息；（3）管理类元数据：与数据收集程序相联系和供数据分析员管理用的有关信息。 电子文件的归档方式：逻辑归档与物理归档 逻辑归档：是通过计算机网络归档，文件管理部门仅将归档电子文件的地址通知档案部门，档案部门直接对电子文件的著录信息与存储地址进行捕获并存储到档案部门数据库内，以便其他用户查询； .物理归档：是指文件管理部门将电子文件的数据全部移交给档案部门，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。 保证电子文件真实与完整的举措： 真实性与完整性的确认：（1）行政授权确认：由权威机