第一章 电子文件管理(电子文件概述)2010.pptVIP

电子文件管理 《电子文件管理》 张照余 第一章 电子文件概述 1、电子文件形成的社会背景 1.1 计算机的问世 1946年：ENIAC 1.2 计算机网络的出现 80年代起：internet 1、电子文件的形成背景 1.3 应用系统的发展 OA: Office Automation MIS: Management Information System CAD: Computer Aided Design CAM: Computer Aided Manufacturing CAE: Computer Aided Engineering PDM: Product Data Management ERP： Enterprise Resources Planning RS: Remote Sensing GIS: Geographic Information System 2、电子文件的定义 2.1 电子文件定义（国际上） “通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片/带之上的文件/档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排” ——国际档案理事会/《档案术语词汇》（第三版） / 1984年 “包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定” ——《美国联邦管理法规》 / 1992年 “其存储形式只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数据处理文件” ——《美国联邦文件管理术语手册》（第二版） / 1993年 “所载信息的形式适合于数字计算机进行检索、加工和交流的文件” ——澳大利亚档案学会/《记录未来—电子文件管理的方针与政策》/ 1995年 “由电子计算机交流与维护的文件” ——《澳大利亚文件管理标准》/ 1997年 “通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件” ——/国际档案理事会电子文件委员会/《电了文件管理指南》/1997年 ICA Committee on Electronic Records：Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective, ICA studies8, februray 1997, . “在正常的业务活动中以数字形式利用、保留或存储的任何文件，而无论其是否以数字形式制作或接收” ——InterPARES 项目国际研究小组/1999年 “以数字形式存在，依赖于计算机的文件” ——美国国家文件与档案署2003年度报告 2、电子文件的定义 2.2 电子文件定义（国内） “能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列” ——国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678-1999） “以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件” ——行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000） 2.2 电子文件定义（国内） “以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等数字信息载体，依赖计算机系统存取并可以在通信网络上传输的文件” ——冯惠玲主编的《电子文件管理教程》/ 2001年 “在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件” ——国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002） 2、电子文件的定义 2.3 电子文件属于文件范畴，具有文件属性 文件属性？ 活动伴生性 直接约束性 法定证据性 2.4 电子文件以数字为“记录方式” 记录方式 传统的非数字的记录方式： 用笔写、画在纸上 用话筒录在磁带上 用相机拍在相片上 数字记录方式： 用“0、1”记录在“数字载体”上 3、电子文件与相关概念辨析 3.1 机读文件 是电子文件概念的“曾用名” “机读文件”强调文件的阅读方式；而“电子文件”强调文件的存在方式 机读文件概念不太严谨 3、电子文件与相关概念辨析 3.2 虚拟文件 不同于传统实体文件的、具有“虚拟性”的计算机文件。 一度引起关于电子文件的“虚拟性”之争 虚拟论者：电子文件具有虚拟性 反虚拟论者：电子文件具有物理实态。 3、电子文件与相关