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作业指引 WI-BM-2.2-01 档案管理基本规定 版本状态：A/0 1 目的 规范总公司、分公司及经营单位的档案管理，确保各类档案资源完整、系统、有效地保护和充分地利用。 2 适用范围 适用于总公司、分公司及经营单位档案管理控制。财务档案、人事档案、客户档案不属于本制度所指 档案，按照其它管理制度要求执行。 3 职责 3.1 总公司负责每季度对各分公司的执行情况进行监督检查。 3.2 分公司 3.2.1 负责执行过程中的难点及重点进行业务指导。 3.2.2 收集执行过程中的意见并向总公司反馈。 3.2.3 每月对服务中心执行情况进行监督检查。 3.3 服务中心负责按要求落实执行。 4 顾客体验要项管控 暂无 5 方法与过程控制 5.1 收集与存档 5.1.1 档案采取分级管理模式，即分公司档案室和所属项目档案室。 5.1.2 收集内容包括但不限于：文书类档案、实物及声像类档案。 5.1.3 实物/声像类档案包括但不限于：营业执照（法人代码证）、资质证书、各类评选、评优等获奖证书、 音像及照片资料。 5.1.4 存档文件应做到字迹清楚，签署印章完备，文件书写和载体材料应能耐久保存，签字须使用碳素墨 水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等。 5.1.5 图表清晰，原件、主件、附件、附图等应齐全完整。没有原件或原件不清晰时可收集复印件或具有 凭证作用的文件材料。 5.1.6 存档文件原则上一律为原件，热敏传真纸不能直接归档，应追加原件，如因特殊原因需存档复印件 时，应注明原因或原件存放处。 5.1.7 存档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 5.1.8 实物/声像类档案资料要清晰完整、并按存档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息。 第 1 页 共 6 页 颁布日期：2016 年08 月01 日 作业指引 WI-BM-2.2-01 档案管理基本规定 版本状态：A/0 5.2 移交与归档 5.2.1 各类档案资料应严格按照《记录/档案控制清单》相关要求执行。并于每年1 月31 日前完成上年度 全部需存档文件的移交、归档工作。 5.2.2 档案资料移交前，移交人应将所移交的档案资料整理好，并填写《档案/记录归档移交清单》后履行 移交手续。对于内部形成的档案，可视部门在职人员稳定程度，不进行档案移交登记，但跨部门和公司的 档案必须办理移交登记。 5.2.3 移交时，档案管理员须仔细核对移交资料，核对无误后，交接双方在《档案/记录归档移交清单》上 签字；移交清单一式两份，档案室和移交人各留存一份。 5.2.4 对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案资料，没有档案室签字确认，公司管理部 不得办理调离手续。 5.3 编号与立卷 5.3.1 档案以件为保管单位，每件档案均编有唯一的档案号。 5.3.2 公司级档案资料编号方式： 一级编号二级编号三级编号 存档流水号 类别编号 存档年度号 例：公司档案室存档的2016 年第一份管理部文件档案编号为：2016-GL-0001 （以此类推） 5.3.3 分公司档案资料编号方式： 一级编号二级编号三级编号四级编号 存档流水号 类别编号 分公司编号