九段秘书程笔记.pptVIP

聚成企业管理顾问股份番禺公司 ;讲 师 简 介; 长期以来，人们总以为，秘书/助理就是接接电话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客……总之，是一些事务性的工作，其实不然。秘书/助理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务，但其级别却与其相同。秘书/助理往往是“一人之下，数人之上”、“一人之下，百人之上”，甚至“一人之下，千万人之上”，所以，秘书/助理就必须具备良好的素质、较宽的知识面与包括管理在内的各方面的能力，课程《九段秘书：如何做好秘书工作》便是你的加油站，你准备好了吗！;第一单元;秘书要有文采 例：下雨天留客天天留我不留（段句） ;一、秘书/助理的岗位职责;二、对秘书/助理的素质与能力要求;语录： 人生最大的成功莫过于在最短时间内达成多个目标 上楼梯时走在领导后面 下楼梯时走在领导前面;三、21世纪的秘书\助理的风范 ——全美秘书学会;四、秘书/助理的职业机遇;第二单元; 案例研究：总经理要求秘书安排次日上午十点开一个会议。对秘书来说，什么是任务？什么是结果？怎样做才能得到好结果？让我们看看一至九段秘书的做法。; 一段秘书的做法：发通知;文章叫主题，会议叫议题 会议前要与领导分析这个会议要不要开;提个醒：研判是否需要开会;2、必须开会的“五个如果” ;头脑风暴最长不可超过30分钟 参加的人最多不可超过10人 不允许批评别人 会议室半圆形或马蹄形 ;发通知后打电话与参会人确认； 确保每个人被及时通知到。;为什么会场有人打瞌睡，不投入 追求卓越，唯一不变的就是改变 江山易改，本性可移 改变从现在开始 改变在改变之前 ;一、失败会议的具体表现 ;;部门例会在周一早上 总经理总结会议在周五下午 日常部门会议不可超过1.5小时（人的注意力不超过90分钟）;（发通知打电话落实到人后） 在会前30分钟提醒与会者会； 确定参会人员有没有变动； 对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的是不是必须参加会议的人。; （发通知，落实到人，会前提醒后） 发完通知还去测试可能用到的投影、电脑、放大器等设备是否工作正常； 并在会议室门上贴上小条：此会议室明天十点到十二点有会议;1、会议长在会前的（准备）工作;2、主持人在会前的（准备）工作; 四段秘书的做法（续）：; （发通知，落实到人，会前提醒，测试了设备） 1、还主动了解这个会议的目的性质是什么？ 2、会议的议题是什么？ 3、会议通知中就有与这个会议相关的议题等注意事项，供他们参考，以便会议一开始就能进入主题。;（发通知，落实到了人，会前也通知到了，也测试了设备，还提供了相关会议资料） 还在会议过程中详细做好会议记录； 在得到允许的情况下，做一个录音备份。;——书记员（秘书）在会议中的职责;会后整理好会议记录； 起草会议纪要，呈送给总经理； 请示总经理：会议纪要是否发给参加会议的人员或者其他人员（如有必要）。;会议管理本是高效管理的工具，如果没有做好会议管理，那么会议会成为高效管理的杀手;二、会议纪要结构的三个部分 ;三、会议纪要写作的四个要点 ;２小时内的部门会议纪要，一张纸即可 ;4、会议纪要惯用的衔接用语;将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人；;;二、与会者的八项守则;三、会议主持人的职责;把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以把会议服务的结果做到九段； 形成不依赖于任何人的会议服务体系！;小组研讨：制作会议管理流程 ;在这件事上，什么是任务？什么是结果？ 通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议并做服务，这是“任务”。 但我们想要的是什么呢？ 执行就是有结果的行动：是每次会议的问题都能得到落实和解决！; 一至九段秘书的结果差异;对结果的追求程度不同，工作的内容和结果就会不同。 工作结果的差异就是报酬和前途的差异。;第三单元;为什么要跳舞？ 日本心理学家发现，学校里喜欢做早操的人，学习成绩也好 因为运动促进血液循环;一、增强自己的人文魅力 ;*;案例研究：打不开一拉罐的年轻人;二、管理好你的上司; 看《亮剑》：“小心老子揍你！” １毫无怨主地接受工作任务 　２主动向上司报告工作进度 　３主动提出改善提案，让上司进步 　４多倾听上司的看法 　５要改变上司先改变自己 ;纠正上司时要适可而止;看电影：春节要贷款; ⑴将荣耀归于上司 案例研究：……但是最近你发现，上司将你的方案改头换面之后呈现给他的上司，面对喜好邀功的上司，你怎么办？; 案例研究：若你的上司犯了过错，需要承担法律责任??你愿意为你的上司承担责任吗？ ;三、提升上司对你的依赖程度; ……只要是你职权范围内的事项，你就应主动一手搞定。这样会使上司觉