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九段秘书程笔记
聚成企业管理顾问股份番禺公司 ;讲 师 简 介; 长期以来,人们总以为,秘书/助理就是接接电话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客……总之,是一些事务性的工作,其实不然。秘书/助理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务,但其级别却与其相同。秘书/助理往往是“一人之下,数人之上”、“一人之下,百人之上”,甚至“一人之下,千万人之上”,所以,秘书/助理就必须具备良好的素质、较宽的知识面与包括管理在内的各方面的能力,课程《九段秘书:如何做好秘书工作》便是你的加油站,你准备好了吗!;第一单元;秘书要有文采
例:下雨天留客天天留我不留(段句)
;一、秘书/助理的岗位职责;二、对秘书/助理的素质与能力要求;语录:
人生最大的成功莫过于在最短时间内达成多个目标
上楼梯时走在领导后面
下楼梯时走在领导前面;三、21世纪的秘书\助理的风范
——全美秘书学会;四、秘书/助理的职业机遇;第二单元; 案例研究:总经理要求秘书安排次日上午十点开一个会议。对秘书来说,什么是任务?什么是结果?怎样做才能得到好结果?让我们看看一至九段秘书的做法。; 一段秘书的做法:发通知;文章叫主题,会议叫议题
会议前要与领导分析这个会议要不要开;提个醒:研判是否需要开会;2、必须开会的“五个如果” ;头脑风暴最长不可超过30分钟
参加的人最多不可超过10人
不允许批评别人
会议室半圆形或马蹄形
;发通知后打电话与参会人确认;
确保每个人被及时通知到。;为什么会场有人打瞌睡,不投入
追求卓越,唯一不变的就是改变
江山易改,本性可移
改变从现在开始
改变在改变之前
;一、失败会议的具体表现 ;;部门例会在周一早上
总经理总结会议在周五下午
日常部门会议不可超过1.5小时(人的注意力不超过90分钟);(发通知打电话落实到人后)
在会前30分钟提醒与会者会;
确定参会人员有没有变动;
对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的是不是必须参加会议的人。; (发通知,落实到人,会前提醒后)
发完通知还去测试可能用到的投影、电脑、放大器等设备是否工作正常;
并在会议室门上贴上小条:此会议室明天十点到十二点有会议;1、会议长在会前的(准备)工作;2、主持人在会前的(准备)工作; 四段秘书的做法(续):; (发通知,落实到人,会前提醒,测试了设备)
1、还主动了解这个会议的目的性质是什么?
2、会议的议题是什么?
3、会议通知中就有与这个会议相关的议题等注意事项,供他们参考,以便会议一开始就能进入主题。;(发通知,落实到了人,会前也通知到了,也测试了设备,还提供了相关会议资料)
还在会议过程中详细做好会议记录;
在得到允许的情况下,做一个录音备份。;——书记员(秘书)在会议中的职责;会后整理好会议记录;
起草会议纪要,呈送给总经理;
请示总经理:会议纪要是否发给参加会议的人员或者其他人员(如有必要)。;会议管理本是高效管理的工具,如果没有做好会议管理,那么会议会成为高效管理的杀手;二、会议纪要结构的三个部分 ;三、会议纪要写作的四个要点 ;2小时内的部门会议纪要,一张纸即可
;4、会议纪要惯用的衔接用语;将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人;;;二、与会者的八项守则;三、会议主持人的职责;把上述过程做成标准化的会议流程,让任何一个秘书都可以把会议服务的结果做到九段;
形成不依赖于任何人的会议服务体系!;小组研讨:制作会议管理流程 ;在这件事上,什么是任务?什么是结果?
通知到所有参会的人员,然后秘书自己也参加会议并做服务,这是“任务”。
但我们想要的是什么呢?
执行就是有结果的行动:是每次会议的问题都能得到落实和解决!; 一至九段秘书的结果差异;对结果的追求程度不同,工作的内容和结果就会不同。
工作结果的差异就是报酬和前途的差异。;第三单元;为什么要跳舞?
日本心理学家发现,学校里喜欢做早操的人,学习成绩也好
因为运动促进血液循环;一、增强自己的人文魅力 ;*;案例研究:打不开一拉罐的年轻人;二、管理好你的上司;
看《亮剑》:“小心老子揍你!”
1毫无怨主地接受工作任务
2主动向上司报告工作进度
3主动提出改善提案,让上司进步
4多倾听上司的看法
5要改变上司先改变自己
;纠正上司时要适可而止;看电影:春节要贷款; ⑴将荣耀归于上司
案例研究:……但是最近你发现,上司将你的方案改头换面之后呈现给他的上司,面对喜好邀功的上司,你怎么办?; 案例研究:若你的上司犯了过错,需要承担法律责任??你愿意为你的上司承担责任吗? ;三、提升上司对你的依赖程度; ……只要是你职权范围内的事项,你就应主动一手搞定。这样会使上司觉
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