广州铭展提供参展准备工作倒计时计划表.docVIP

参展展会准备工作倒计时的计划表 （一）１２个月前 （１） 从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全 ·１２４· 年展览计划； （２） 与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料； （３） 选定场地（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）； （４） 了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。 （二）９个月前 （１） 设计展览结构； （２） 取得展览管理公司的设计批准； （３） 选择并准备参展产品； （４） 与国外潜在客户及目前顾客联络； （５） 制作展览宣传册。 （三）６个月前 （１） 以广告或邮件等进行推广活动； （２） 确定旅行计划； （３） 支付展览场地及其他服务所须预先付款； （４） 复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译； （５） 安排展览期间翻译员； （６） 向服务承包商及展览组织单位订购广告促销。 （四）３个月前 （１） 继续追踪产品推广活动； （２） 最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签， 赠送给索取样品的客商； （３） 将展位结构设计做最后的决定； （４） 计划访客回应处理程序； （５） 训练参展员工； （６） 排定展览期间的约谈； （７） 安排展览现场或场外的招待会； （８） 购买外汇。 （五）４天前 （１） 将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包； （２） 搭乘飞机至目的地。 （六）３天前 （１） 抵达，饭店登记； （２） 视查展览厅及场地； （３） 咨询运输商，确定所有运送物品的抵达； （４） 指示运输承包商将物品运送至会场； （５） 连络所有现场服务承包商，确定一切准备就绪； （６） 与展览组织代表连络，告知通讯方法； （７） 访问当地顾客。 ·１２５· （七）２天前 （１） 确定所有物品运送完成； （２） 查看所订设备及所有用品的可得性及功能； （３） 布置展位； （４） 将所有活动节目做最后的决定。 （八）１天前 （１） 将摊位架构、设备及用品做最后的检查； （２） 将促销用品发送直接分配中心； （３） 与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报。 （九） 展览期间 （１） 尽早到会场； （２） 开展第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅； （３） 实地观察后尽早预约明年场地； （４） 详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆； （５） 对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承， 必须按质按期完成，以取得客户合作信心； （６） 每日与员工进行简报； （７） 每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应。 （十） 展览结束 （１） 监督摊位拆除； （２） 处理商机； （３） 寄出感谢卡。 （二） 人员安排 包括与会人员安排和展会工作人员安排两个方面。 １．与会人员安排 估算参会人数，选择特邀嘉宾，并作出各类与会人员的活动、住宿、交通、游览等安排。 ２．展会工作人员安排 如果展会策划者不担任该展会的项目经理，那么最重要的是尽早确定展会项目经理，并让 其参与展会整体策划。对于一个经验丰富的项目经理来说，由他来指定下面各部门的负责人， 并确定工作职责范围和各个部门员工人数是合适的。如果一时没有找到项目经理的合适人选， 那么就有必要根据展会工作需要对各类人员作出一个大致的安排。待任命项目经理时，还可作 适当调整。 （三） 场馆安排 场馆安排即确定展会地点。主要考虑城市区位、场馆容量和配套设施、出入是否方便、周 围环境等条件。当然，场馆的租赁价格也是一个需要重点考虑的因素。 （四） 费用安排 要求策划人员运用合理的定价策略，确定展位价格和参会费用，力求达到展会经济效益最 大化。各项支出则要在保证与会人员满意的前提下，坚持履行节约的原则。 ·１２６· 需要特别指出的是，对各种收支费用应尽可能细化，以便于掌控。 （五） 宣传策划 在展会策划工作中，宣传策划非常重要，一定要投入大量的财务和精力来做。宣传策划的 成果最集中地体现在制定一份独到的宣传工作计划、设计和制作会刊、制作宣传册和参展商服 务手册这几个方面。 １．制定宣传工作计划 一份优秀的宣传工作计划是策划者对于媒体和宣传方式（广告还是新闻？） 的选择， 应根 据宣传推出的时间、频度和强度以及策划人与媒体记者、有关头面人物的交情等多方面因素优 化组合后集大成的产物。 本书第五章有较多的有关展会宣传的内容，其中有一份展览新闻工作计划表可供参阅。 ２．会刊设计与制作 展览会会刊主要是为展览作宣传用，列入参展单位的名称、地址、电话、联系人、产品介 绍。会刊设计是展览会前期工作的重要组成部分。在会刊上刊登有关参展单位的各类广告，效 果相当明显。其设计制作主要包括以下几个方面： （１） 开本。展览会会刊一般设计为１６