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浅议普通高中档案信息化建设必要性及紧迫性 【摘要】国家已在大力地发展档案信息化建设，逐步完善以各级各类档案室为基础，各级国家档案为主体，其他档案所有者为补充的建设格局和构造体系，作为学校的档案工作应抓住这个契机，重视档案信息化的建设，把学校档案信息化工作当作常规工作来抓，并做到实处。 【关键词】档案信息化；高中；管理方式 随着我国经济的发展，国家在基础教育方面投入的进一步加大，计算机作为各级各类学校的教学及办公设备，普及程度空前，计算机在学校日常教学和管理中发挥着巨大作用。普通高中日常教学和管理中也因使用计算机而产生了大量电子文档，这些电子文档该如何管理和保存，该如何发挥档案材料应有的重要的作用，该如何为学校的教育教学服务等等问题，给学校传统的档案管理提出了新的挑战。笔者在对学校现有的档案管理机制进行深入地研究后，认为学校档案的信息化建设显得的非常必要，并且及其迫切。 一，传统的学校档案管理方式存在着诸多缺点 1.效率低。传统人工的方式管理文件档案，由于信息大，使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理工作人员的工作效率。 2.保密性差。传统人工的方式管理文件档案，由于接触档案的主体较多，给档案的保密工作带来了很大的威胁。 3.档案查找、更新和维护困难。传统人工的方式管理文件档案，若档案积累的时间一长,就会产生大量的文件和数据,这对于档案查找、更新和维护都带来更大的困难。 当今时代，信息技术日新月异地发展。以上问题，如果沿用固有模式，不仅不会推动学校教学管理的进步，而且还会制约学校教学管理的发展。 二、现代学校电子档案管理方式存在诸多优点 随着现代科学技术的迅速发展，当今的计算机已不仅仅是一种工具，它带来的是一种社会技术，一种工作方式的变革。运用计算机对档案进行管理具有以往人工管理所无法比拟的优点 1.检索迅速、存储量大。现代化档案管理系统应用专业的档案管理软件，灵活设定相关目录，可以使已储存档案方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用，也可以根据本校的具体情况变更计算机内存来改变数据库的容量。 2.保密性好、可靠性高。现代化档案管理系统应用专业的档案管理软件，可以根据本校的具体情况灵活设定档案涉密等级及相关子目录，针对不同等级设定不同密码及密码使用权限，从而有效解决以往档案管理中由于接触主体复杂而导致的泄密问题。 3.更新、维护方便。现代化档案管理系统应用专业的档案管理软件，根据本校的教育教学具体情况，时时更新或增添有关子目录并对原有档案进行备份，而不会使原始资料损坏。 现代化档案管理系统可以使从业人员从繁重的传统手工管理中解脱出来，从而提高本单位档案管理的工作效率，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。并且，单位档案管理实现信息化程度又是反应单位整体管理信息化建设的重要组成部分。因此，可以说，利用计算机对学校档案进行管理是必然趋势。 学校的档案信息中教师的信息文件又是主要的信息资源，包括教师论文、教学案例、工作计划总结、个人信息等。以前这些信息资源都是用手写或打印。计算机在日常教学中的广泛使用，年级组、备课组教学管理方式的全面推行，让教学资源的共享变得更为迫切，这些也使学校档案的信息化管理变得及为迫切 当前，普通高中因其承担的社会责任及社会关注度，应更充分认识到形势的迫切性，及时地建立起统一的学校电子档案管理系统，建立可以实现共享的网络平台管理系统、应用规则，从而使档案资源更加方便、快捷地服务学校各项工作。 三、现代学校电子档案管理方式的应对策略 （一）加大学校档案信息化建设的投入 学校并不是专门的档案部门，它的主要责任是教育教学，但学校的档案信息化工作是学校工作的重要组成部分，所以对档案信息化建设的投入是必需的。建立统一的管理系统、健全规章制度、强化专职人员等建设的资金是比较大的，学校应制定可行有效的资金筹集方法，保证档案信息化建设投入的经费到位，以促进学校档案信息化的完善和发展。 （二）提高档案标准化、规范化水平 目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得了共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作地各个方面和哥各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准药建立健全和真正的实施。档案标准和规范信息本身也是一个系统工程要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化、掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。 （三）提高学校的档案管理工作者的计算机素养 目前，国家已在大力地发展档案信息化建设，逐步