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201406 華鐘通信№232 特別記事 用友软件不只是简单的财务软件，根据客户要求可以利用多样化功能 SHIS 的ERP 系统诊断改善业务介绍 （中） 上海華鐘信息管理諮詢有限公司（SHIS） 上一期《月刊华钟通信》为大家介绍了本公司ERP 系统诊断改善业务过程中的一些经验。本 期月刊，向各会员企业分享下ERP 系统诊断改善业务实施案例中的具体改善结果。 4.ERP 系统诊断后的效果 1）针对操作人员系统操作的诊断改善 之前，财务、业务的系统操作人员的用友系统应用水平较低，仅能操作 基本的功能。经过本公司ERP 担当的ERP 系统使用深度应用培训后，尤其是 对于不常用的功能进行讲解和操作指导后，客户的系统操作人员，融会贯通， 能够举一反三，单据录入的错误率直线下降，发生特殊业务时，也不再随便 乱输，会结合本公司ERP 担当的意见，确认新业务流程后，再准确录入，达 到事半功倍的效果。 2）涉及内控相关的诊断改善 本地ERP 软件商的实施人员与日方管理层缺乏沟通，无法将管理层的管理要求反映在系统设 置中。本公司经调研后制作的诊断改善方案经日方管理层确认，最大化活用ERP 系统的功能，并 能够让ERP 系统满足管理层对内部控制的要求。 NO. 改善前 改善后 1 由于日方管理层的电脑无法安装中文 为日方管理层和经常出差的担当安装可对应多语 的用友客户端。客户虽然有购买过用友 言的远程连接客户端。并针对日方管理层的使用需 的远程连接客户端，但因为不清楚系统 求，量身定制日语操作手册和日语操作培训。这 如何操作，所以几乎没有使用过。 样，日方管理层可以实时查询，即使出差在外也可 以通过因特网随时访问ERP 系统，掌握已录入的业 务数据，查询销售实绩，查询库存等业务，并可以 活用ERP 系统的管理表，加强内控。 2 担当一直以来都通过 EXCEL 进行订单 通过系统预警与定时任务机制的设置，实现对业务 的收发管理，由于业务量等增加，单纯 状态和处理时限的预警，不仅可以在采购销售订单 的EXCEL 管理，往往会发送人为管理的 临近与逾期作出预警，还可以进行应收应付信用预 失误导致的订单逾期。 警，等等，减少因人为失误而造成的交期逾期。 3 每月虽有仓库数量的盘点，但没有对库 通过系统的库龄分析统计表，担当和管理层都能有 龄进行分析，管理层不清楚仓库滞留物 效把握仓储物资的滞留情况，管理层能及时调整经 质的情况。 营方向，采取一定措施。 4 财务手工制作按客户的应收款余额 通过系统的应收账龄分析的查询，不仅能看到每个 表，每月底发送给业务部门参考，余额 客户的应收余额的总金额，也可以看到明细的账 只是一个累计的总金额，没有具体明细 龄，并且通过预设的预警提示，业务人员可以自主 的账龄管理。 进行应收款回收的管理，不再被动依赖财务每月底 1 201406 華鐘通信№232 的报表，尽量有效避免由于应收帐款的存在而给企 业带来的资金周转困难、坏帐损失等弊端。 5 因为没有设置部门间的权限，操作员在 通过系统设置部门间权限后，操作员只能看到所属 查询订单时，可以看到全公司多个部门 部门的数据信息（订单、统计表等），避免了跨部 的所有数据，并有删除修改的权限，容 门操作失误所带来的麻烦，并能一目了然把握部门 易发生操作员误操作删除