新时期下民营企业档案管理模式创新.docVIP

新时期下民营企业档案管理模式创新摘　要　民营企业的档案管理对其将来的发展起着举足轻重的作用，是企业现代化建设不可忽视的一部分。但是现在的民营企业在档案管理上还存在着一系列的问题有待解决，本文就此进行了分析，并提出了解决的方案。 关键词　民营企业　档案管理　模式　创新 中图分类号：G27 文献标识码：A 1 民营企业档案管理的原则 1.1 灵活实用的原则 民营企业所开展的工作是为了更好地获取经济利益为目的的，因此档案管理工作的开展就必须遵循灵活实用的原则，以便更好地为企业的经济建设服务。对档案的管理是为了方便将来高层管理人员对已有信息的查找和利用，若在档案管理中存在着很多繁琐的问题将影响管理者的决策。 1.2 存储信息真实的原则 信息以决策的依据，正确真实的信息是管理者做出科学决策的前提，保证信息的真实性也是企业社会责任的体现。在档案中若存在着虚假的信息，不仅会使决策失误还会严重影响企业的社会形象。 1.3 信息全面的原则 信息的全面包括大范围的全面也包括小范围的全面。所谓大范围的全面就是指档案需要有各个部门的信息，各个主体的信息。比如企业自身的文化建设信息、企业的政策、财务部、人事部、销售部等部门的信息、供货商及客户的信息等多个主体。小范围的档案是就一个主体而言的多个方面，拿销售部门来说就需要具体到销售人员的具体信息、销售业绩的信息等。 2 民营企业档案管理的问题 2.1 对档案管理的意识薄弱 一般民营企业的规模较小，认为对档案进行管理是不必要的工作，只会浪费企业的财力和时间。在中国目前的社会环境中，管理层对企业档案管理的不重视，是企业档案管理存在问题的根本原因。而民营企业工作人员的流动性较大，客户的稳定性不强也是企业管理者认为档案管理不重要的另一个原因。另一方面，档案管理问题的潜伏期较长，档案管理的漏洞所带来的危害通常在数年甚至是十多年之后才会出现，因此在短时间内管理者无法意识到档案管理存在的必要性。 2.2 管理方式的单一性 虽然说部分民营企业开展了档案管理的工作，但是就他们的管理模式上而言，存在着过度单一管理不科学的问题。民营企业为了尽量节约成本，受经济条件的限制并没有引进先进的现代化的档案管理设备，在档案管理上还是采取比较传统的手段，以纸质资料藏馆的方式对现有的档案进行管理。这种方式的工作量较大，一般还是需要人工进行填写，修改与查找，在工作的过程中工作量较大，而且还容易出现遗漏，导致人事资料和客户信息的遗漏，将会严重影响企业的发展。 2.3 管理体系的不完善 管理意识的缺乏必然会导致管理体系的混乱与缺失，一个企业需要进行档案管理的信息很多，包括企业的战略信息、人力资源的招聘、企业文化、客户资料的管理等多个方面。绝大多数的企业始终一味地坚持“以客户为中心”的思想或者是“以员工为中心”的思想而顾此失彼，导致管理的内容不完整。 2.4 档案管理人员的专业素质不强 据江苏省档案局的调查显示，江苏省民营企业里从事档案管理工作的人员有64.5%并不是档案管理专业的人才，甚至还有部分人员并不是管理类专业毕业的人才，也有一小部分管理人员并不具备高等教育的学历。在现代化的档案管理要求下，仅仅依靠过去的管理经验是远不够的，必须具有现代化的管理知识与思想才能做好现代的档案管理。 3 企业档案管理的优化 为了适应现代化企业发展的需要，必须对企业档案管理的模式进行创新和优化，使企业在竞争中处于优势地位。 3.1 扩大宣传、促进重视 政府部门要帮助民营企业树立档案管理的危机意识，让民营企业的管理者认识到企业档案管理的缺陷会造成的问题，扩大档案管理的宣传力度。比如在当地的电视媒体上以公益广告的形式提醒民营企业的管理者重视档案（下转第141页）（上接第104页）管理；在报纸传媒上以专版的形式介绍民营企业的档案管理，可以是成功的经验也可以是某一企业失败的教训；在政府的网站上公布加强民营企业档案管理的要求，并向各民营企业下发文件，强制其做好档案管理，定期对民营企业的档案管理工作进行考核，对于不合格的给予一定的处罚。 3.2 运用现代化的管理设备 现代民营企业的档案管理已基本上不再是对人的依赖，而是对信息化技术的依赖，因此民营企业必须购入现代化的档案管理设备增强管理的可靠性。在传统的模式中，对档案的管理完全依赖于管理者，当这名管理者离职之后，对现有档案的查询就会带来很大的困难，而且管理的效率也极其低下。 3.3 优化管理方式 不同规模的民营企业可以采取不同的管理方式。大型民营企可以采取集中统一管理模式和协作式管理模式，开展时间久，管理高标准、严要求，相应的管理理念及方式更科学完善，这样的管理模式可以更好地为大型民营企业的档案现状服务，大型民营企业档案管理