企业办公室经理助理岗位职责.doc

企业办公室经理助理岗位职责 篇一：总经理助理岗位职责 总经理助理工作职责 工作内容： 1、在总经理领导下负责全面工作，努力作好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认真做到全方位服务。 2、负责推动企业文化系统的建设工作、企业理念、形象、文化宣传等的组织、设计、优化和推广应用，企业文化活动方案的组织实施等。 权限与责任： 1.权限 对各种文件、讲话、资料有保密权。 行使总经理交办事宜所赋予的权力。 有权参加或列席公司内部的各项会议。 有权了解公司各项经营活动的进展情况。 2、责任 对公司宣传报道的信息失真负相应的行政责任。 对公司文件等管理不善造成的问题负相应的行政责任。 对工作内容不能保守秘密，给公司造成损失负相应的经济赔偿责任和行政责任。 3.所受指导： 接受总经理领导，工作任务和目标由总经理下达，工作过程和方法可自行决定，在很大程度上可独立开展工作。 4.所予指导： 协助子公司的宣传工作。 推进公司的企业文化建设工作。 一、办公室内务 （1) 每天准时上班，保证办公设施的正常运行。负责办公室陈列物品、装饰 物整齐规范完好无损； （2) 每天清洁办公室，办公用品摆放整齐，开窗通风； （3) 准备茶水，提前打开空调。总经理进入办公室时，及时问候、续茶水； （4) 定期检查办公室植物的喷水、枝叶修剪等状况，并进行跟进处理； （5) 每天下班前检查清理办公桌，关闭好门窗、电源等； （6) 负责办公室文件资料的安全保密工作。 二、来宾接待 （1) 彬彬有礼，热情招呼。笑脸相迎，茶水相待； （2) 询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片； （3) 及时向总经理请示； （4) 按总经理意见引见，接待（按情况给予续茶水）； （5) 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否就餐、宴请。 三 、文件管理 （1) 对所有文件先行识别，并分类登记、办理。做到流程齐全、分类合理、 处理及时、管理规范。做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、 立卷、归档工作。 （2) 外来公函、通知及文字资料等及时送交总经理阅示，根据总经理批示正 确办理；内部通知、公司各部门（单位）递交报告等及时送交总经理阅 示，根据总经理批示正确办理； （3) 重要的和紧急的文件，须提醒总经理； （4) 每天将送交总经理批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录； （5) 根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅； （6) 文件、资料的流转及流转中的保密工作。根据紧急、重要程度对来文进 行分类，对紧急的文件及时安排总经理批阅，协助总经理高效处理文件。根据总经理的批示，对需要继续流转的文件及时传递。对总经理的文件 等传递给相关人员，复印件存档。在文件流转过程中做好保密工作。 四、会务服务 根据总经理指示，会前做好与会人员的通知、场地安排，会中安排好会议纪要等工作，会后根据总经理的要求，对议题及时跟进。能够准备充分、安排周全、接待周到、组织完善。 （1) 根据会议议题，确定与会人员，提前通知会议时间、地点、议题； （2) 会议文件的准备； （3) 会议场所的确认及会场布置，投影仪、白板等设备的准备工作； （4) 会议签到及记录，及时记录有参会人员，做好与会人员的接待工作； （5) 根据总经理的整体思路及参会人员的发言，整理出会议报告，对于议题的解决方式、处理期限、执行情况，及时记录、跟进、将结果反馈给总经理。 五、其他事宜 1、负责安排总经理日程，适时提醒 根据轻重缓急，安排总经理的日程，记入月度日程安排表。每周一上班前将本周日程安排置于总经理办公桌上，适时提醒总经理参加会议、约见客人、处理事务。并及时将新增事项记入日程安排表，适时提醒。 2. 事项转达及文件起草方面 （1) 根据总经理每天的指示，按照重要且紧急、紧急不重要、重要不紧急、既不重要也不紧急四类依次处理； （2) 及时传达公司精神、文件，协调好与各部门间的关系； （3) 对于总经理交办的信函、演讲稿、报告等，明确内容，结合相应情境， 及时起草多请总经理过目，以求最佳。 3、负责总经理出差行程的安排 根据总经理的出差行程，预订机票。并与接待单位相关人员联络安排总经理的接机、住宿、餐饮、会见等一系列活动。 （1) 总经理出发前，提前预定好酒店、往返机票，准备好所需各项文件、资料，安排好行程，同时根据实际情况及时调整； （2) 总经理出发前请示近期工作内容，及时督促相关部门开展工作，及时跟进； （3) 重要事项及时汇报。 4、高效、礼貌处理来电 使用专业术语礼貌接听来电。快捷高效对电话进行预处理，当总经理不在，或不方便接听电话时，做好电话记录，及时转告； 对需要反馈