第六讲 电子文件的检索.docVIP

第六章 电子文件的检索 检索是信息利用服务的重要手段。电子文件的检索直接连接利用者和电子文件信息资源，其工作质量的好坏，决定着电子文件的价值能否得以实现。而检索系统的建立是以电子文件的著录和标引为基础和前提条件的。在电子文件管理中，著录和标引被赋予了更多的功能和意义。首先，通过著录和标引可以完成对电子文件的立卷和信息整序，把电子文件信息组成有机整体；其次，通过著录和标引可以完成电子文件利用前的数据准备，构建电子文件检索系统；再次，电子文件的著录和标引也是维护电子文件真实性、完整性、有效性的一种可靠手段，“只有档案著录工作才能证明电子文件的长期真实性。” 第一节 电子文件的著录 一、现代著录理念的确立 （一）现代著录的含义 在传统档案学理论中，著录（Description）是指“在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”。这种著录的直接目的是编制档案目录作为检索工具；著录的对象包括档案的内容特征和形式特征（其中对内容特征的分析与提炼的过程即为标引）；著录的时间是在文件移交进馆（室）之后；著录的实际人员往往是档案工作者。传统著录一般称“档案著录”。 电子文件的出现，使著录问题引起国际档案界的高度重视。国际档案理事会和一些发达国家成立专门的著录标准化委员会来对之进行研究，经过一定的理论论证和实践验证，国内外档案专家均意识到著录是维护文件历史联系从而保证文