办公自动化技术与应用本书目录19.ppt

第1章 办公自动化概论 1.1 办公自动化的基本概念 1.2 办公自动化信息系统的要素与功能 1.3 办公自动化信息系统的安全 1.4 电子政务 本章小结 习题 1.1 办公自动化的基本概念 1.1.1 传统办公模式与现代办公模式 所谓办公，就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、存档、销毁的过程。传统的办公模式主要以纸介质为主，涉及到大量文件的打印、递送、审批、回复。传统办公模式不仅浪费大量纸张， 而且在办公的过程中也浪费了大量时间，它显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。异地传送本地传送本地传送 图1 传统办公模式 随着计算机和网络技术在各行业的广泛运用和发展， 传统的办公方式也产生了很大的变化。公文处理电子化、网络化，实现无纸化办公是办公自动化的趋势。与传统的大量使用纸张来传递办公信息不同， 无纸化的现代办公模式借助办公自动化软件系统， 在网络高速的信息通道上瞬间实现信息的传递。现代化办公可以实现部门及个人间协同办公， 共享信息资源， 互相交换信息等一系列的办公过程， 因此是高效、便捷、节约资源的象征， 也是未来信息化社会的必然趋势。 图2 基于网络的现代办公模式 1.1.2 办公自动化的定义和特点 “办公自动化”（Office Automation，简称OA）一词是50年代中期在美国首先出现，当时是指利用电子数据处理设备使簿记工作自动化。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位则习惯称为OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。 办公自动化目前还没有广泛认可的定义，它通常是指利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化办公方式。 如图3，现实中的办公自动化的系统（OA系统）是一种建立在计算机网络基础上的分布式信息处理系统，所以又称办公信息系统。OA系统是一种人-机系统，其核心设备是计算机系统或OA工作站。一个典型的OA系统应包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取等四个基本环节，其核心任务是为各领域不同层次的办公人员提供所需信息。 1.1.3 办公自动化的起源与发展 办公自动化的发展大致经历了以下三个阶段： 第一阶段：1977年以前，以单机设备完成单项办公业务的自动化，如文字处理机、复印机、传真机等在先进国家的部分办公室得到使用，可称为办公室自动化。 第二阶段：1977年 - 1982年，基本的OA系统日趋成熟，微型计算机应用逐渐普及，超小型和大、中型计算机性能价格比大幅度提高，自动程控交换机和局域网技术的成熟，已能将计算机、传真机、电话机和其他智能办公设备联成网络，实现数据、文字、图形和声音的综合处理。 第三阶段：1983年至今，基本的OA系统不断推广，以实现办公活动的综合管理和提高辅助决策能力的高层次OA系统已经实现和采用, 这种系统采用数据、文字、声音、图形和图像的综合通信网络，包含有较强功能的管理信息系统和决策支持系统，称之为综合型的OA 系统。 办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。 1.2 办公自动化信息系统的要素与功能 办公自动化信息系统是以提高专门或综合业务管理和辅助决策水平为目的的综合性人机交互系统。办公信息系统通过数据的收集、存储、传递、管理和处理等手段，为办公人员提供信息服务，以提高办公效率和办公质量，从而获得经济效益和社会效益。 1.2.1 办公自动化信息系统的要素 通过不同角度对办公活动所作的说明，不难发现，办公的内容、表示方法和环境都十分复杂，不易定量地、数学化地去描述。但不论什么样的办公体系，一般可归结为六个要素：即人、机构、制度、工具、空间、信息。办公自动化信息系统是办公的一种手段，所以其构成要素与一般的办公体系存在相似之处，它的要素通常包括：办公人员、办公信息、办公流程和办公设备四个部分。 1.2.2 办公自动化信息系统的主要功能 办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，这就需要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一环境下协同工作，这个集成环境就是办公自动化信息系统。一个典型的办公自动化信息系统主要有下面七个方面的功能： 建立内部的通信平台 建立单位内部的邮件