电子信息技术在单位档案管理中应用探究.doc

电子信息技术在单位档案管理中应用探究【摘 要】随着改革开放的不断深入和信息技术的飞速发展，档案工作进入了信息时代。单位档案管理作为其中的一个功能模块，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法，做好电子信息技术中单位档案管理工作。 【关键词】单位档案；信息化建设；机遇；挑战 电子信息技术几乎已经渗透到了管理的方方面面，成规模的所有单位都具有自己的信息化管理平台，并随着信息技术的迅速发展，不断升级、更新换代。企单位档案管理作为其中的一个功能模块，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法。 一、信息集成系统下的档案工作 首先是单位档案载体的转变。在单位实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在单位各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。 其次是档案的分类变化。旧有的单位关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以单位信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各单位档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中单位的档案分类更能贴近单位的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。 此外，在单位档案接收和保管上也有所改变。以往的单位档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收做为对其单位档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说单位档案人员如果不进入到单位信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使单位档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》，提请单位信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。单位档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。此时单位档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的单位档案信息将存入“虚拟库房”。为单位活动提供利用档案信息亦发生了转变。掌握一般的计算机操作只是对企单位档案工作者的初级要求。重要的是要在信息集成系统中及时掌握单位的产品信息及开发过程。一切以生产建设为中心，找准档案工作为单位服务的切入点。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求，档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者；档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。 二、做好电子信息技术中单位档案管理工作 1、在思想上充分认识档案信息资源的重要意义 档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。 2、作好统筹规划。 将大量的档案电子信息技术化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的配套，