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电子档案管理及发展趋势探究
电子档案管理及发展趋势探究随着社会的发展和科学技术的进步,档案数量的日益增多,利用要求的日益增高,传统的手工操作管理方法存在保管庞杂、查找困难、提供迟缓、管理水平低等问题。
一、电子档案的优势
电子档案,主要指机关、机构、组织和个人在从事各种活动的过程中形成的具有保存价值的,以声像为主,辅以文字说明的历史资料,以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容。电子档案与纸质档案有相同的本质,都是文件存在的一种方式,作为活动凭证保存的记录信息,都有参考利用价值。与传统的纸质档案相比,电子档案有以下几方面的优势。
1.占用空间小,存储容量大。
传统的纸质档案需要较大的空间来储存,而电子档案是数字化信息,用于记录电子档案的CD、硬盘、光盘等存储介质,比传统的纸质文件能容纳更多的信息。
2.信息利用率高。
传统的纸质档案受时间、空间的限制,利用率较低,而电子档案通过网络很容易实现资源共享,不受时空的限制,具有较高的利用率。
3.处理效率高。
电子档案省去了传统纸质档案中的立卷、归档、分类、装订等很多环节,提高了档案处理的效率。
二、电子档案管理的发展趋势
随着档案数量和内容的日益增多,档案的利用率大大提高,利用者对档案的快速准确和便捷的需求日益迫切,我们要利用现代的科技手段,提高档案管理技术的现代化,使档案管理达到最优化的效果,这必然成为未来档案开发利用的一个主要趋势。随着计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现,如何搞好档案的现代化管理已显得迫在眉睫,档案工作必须运用现代科学的理论方法与技术,按照一定的原则和要求对档案进行科学管理,积极开展对各类档案资料的收集、整理、管护提供和利用等。
电子档案信息存储密度高与计算机联机能力强,影像还原效果好,便于大量复制拷贝,节省存贮空间,利用率极大提高。因此我们应利用现代的科技手段,加大对档案资料的收藏力度,延长档案资料的寿命,利用现代畅通的网络技术,实现档案信息资源共享。
三、加强电子档案管理工作的有效措施
1.严格电子档案管理制度、归档方法和移交途径。
为了保障电子文件得到及时归档与有效利用,建立电子档案全过程管理制度,明确各方面的职责要求,加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求至关重要。一要加强教育,不断提高电子档案制作者和管理人员的责任心,形成忠于职守的品质、认真负责的工作精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平。二要严格要求,明确具体管理措施,做到有章可循、有规可依。三要建立一套审查制度,严格把关,保证电子档案的原始性、真实性。
2.明确电子档案制作职责,建立电子档案管理的记录系统。
电子档案的制作人员应对其制作的电子档案的真实性和能被保管、保存负有责任。特别是合作制作的电子档案更要注意划清制作人员的职责范围,使每一个参与人员各负其责,不相干人员不能进入他人的责任范围,工作需要时可允许用只读式的方式调读,以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。纸质档案一旦形成,原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化,大家可从这些信息上确认其原始性。电子档案形成后因载体、格式转换而不断地改变自身的存在形式,如果没有相关信息证实其内容没有发生任何变化,就很难确认它的原始性。因此,必须建立严格的记录制度,记录电子档案的制作、收集、管理和使用情况。
3.建立档案形成、管理和储存三方一体化协作的电子文件管理运行模式。
电子档案与纸质档案相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的。应当采取电子档案形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方一体化的电子文件管理运行模式,档案部门既掌握电子文件归档的原则,又是设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,双重功能集于一身,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种一体化协作的电子文件管理运行模式,可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。
4.采取切实可行的信息保护措施。
随着电子文件的广泛使用,电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施,如加密技术、签署技术、消息认证、身份验证及防泄措施等,防止其他人员登录档案管理系统,修改、删除电子档案,维护电子文件的真实性、可靠性;也可以采用病毒防火墙技术,防止计算机病毒和“黑客”的破坏和攻击。同时做好信息的备份工作,有效地保护电子档案信息的可靠性和完整性。
四、结语
随着信息技术的发展,信息在现代社会经济生活中的地位和作用已越来越明显,档案管理信息化势在必行,必须利用现代信息和网络技术做好档案管理工作,更好地服务社会。
参考文献:
[1]顾学中.电子文件全程管理刍议[J].档案时空(业务版),20
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