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论出口跟单要素及相互关系［摘 要］根据出口跟单工作复杂的流程，将其简化为“货、证（款）、船、单”四个要素，并论述了四要素涵盖的内容及相互关系，总结出“四排三平衡”的跟单策略，以提高外贸业务员的跟单效率。 ［关键词］出口贸易；跟单信用证；贸易流程 ［中图分类号］F740.4 ［文献标识码］A ［文章编号］ 2095-3283（2012）02-0075-03 一、出口贸易的基本流程 出口贸易的基本流程分为出口前的准备工作、对外进行洽谈与履行合同三个阶段，详见以下流程图。 从以上流程图来看，出口贸易跟单从接单、落实订单到交单结汇，环节多且程序复杂。初做外贸的业务人员常常顾此失彼，易出错，给公司造成损失。笔者认为外贸跟单的流程看似复杂，但只要理清外贸跟单工作的要素，抓住重点，跟单工作就变得简单易行。 二、出口贸易跟单的要素 简而言之，出口贸易跟单的流程就是接单→落实订单→跟单出货→制单结汇，其要素包括“货、证（款）、船、单”四个方面，跟单工作即是“跟货、跟证（款）、跟船、跟单”。现将这四个要素详解如下： （一）跟货 “跟货”就是接单（货）→落实订单（货）→出货。 1.接单 接单（货）是落实订单（货）和出货的前提。接单（货）是一项复杂和技巧性较强的工作，外贸业务员要想多接订单，须了解公司的产品和其销售市场，尽可能详细地收集客户资料，充分利用身边的资源寻找客户并设法接近客户；询盘时要谨防客户套价，还盘须提及所有异议；了解构成有效接受的条件；收到客户订单一定要仔细审查。如果要与客户进行商务谈判来确认订单，商务谈判前要做充分准备，做到知己知彼，谈判之中要注意技巧；慎重对待每项每款，根据业务需要选择合同订立形式，对合同的内容了解透彻，如数量、品质条款须明确具体；包装条款应避免含糊规定；价格条款要选择适当价格术语；装运条款应明晰；支付条款应加倍重视；保险条款应确定投保险别；检验与索赔条款要规定清楚；不可抗力条款一定要提出；仲裁条款要拟订适当；合同签订前要细心核对。 2.落实订单 落实订单（货）直接关系到能否按照合同的规定准时、顺利出货。按照《国际销售合同公约》的规定，按合同交付货物、移交单据和转移货物的所有权是卖方的三项基本任务。 落实订单（货）时，专业外贸公司须安排好采购计划，外包生产须小心选择加工企业。自产自销型企业的外贸跟单员须协调采购人员采购需要的原辅材料；协助生产管理人员编制生产计划，做好生产日程安排，货物的数量必须符合出口合同的规定，且由于产品合格率难以达到百分之百故下单时最好留有余地；协调车间解决生产中出现的各种问题，严把质量关，货物品质必须与合同规定相一致；货物备妥的时间应与合同和信用证规定的装运期相适应；交货期若有延误要及时处理，与客户充分沟通，避免造成客户索赔。 3.出货 出货是跟单的重要环节。发货前跟单员要选择适宜的运输方式，一定要客户确认发货装箱资料，接到客户出货通知即开立出货单，认真计算装柜的货物数量，以节省运费；出口货物需提前三四天联系出货事宜，以留出制单、报检报关的时间；出货时最好到现场监督装货，防止出现货损、装柜不满或装不完货的情况，出货后要第一时间通知客户发货的时间和装箱资料。货物到达目的地后，还需同客户沟通，取得反馈资料，如进口国的贸易政策的变化、市场的信息、用户对产品的意见和产品的销量等，以利于以后改进产品，提高服务质量，为同客户建立长期的合作关系打好基础。 （二）跟证（款） “跟证”意指催证→审证→改证；跟款即跟踪货款的收付。 1.催证 信用证结算的条件下，为保证出口合同和信用证的顺利执行，外贸跟单员在以下四种情况下应向买方催证：①在合同规定的期限内买方未及时开证；②签约时间与履约日期较远，应及时提醒对方开证；③卖方货已备妥，并打算提前装运；④买方资信欠佳。 2.审证 卖方收到信用证后，跟单员首先要读懂信用证，明确相关条款要求，全面考虑实际业务情况，并根据合同和《UCP600》审核信用证的条款是否与合同相符、是否符合《UCP600》有关规定和查找信用证中的不符点。 审核信用证要点包括：①开证银行的资信及信用证的有效期；②受益人的名称、地址是否正确；③付款期限（即期、远期）是否与合同一致；④装运期的规定是否符合合同的要求；⑤运输条款（分批装运、转运）是否可接受；⑥商品的描述、单价、总值是否与合同一致；⑦保险条款是否与合同一致；⑧单据条款是否可接受；⑨银行费用条款是否合理；⑩检查信用证中是否有“陷阱条款”。 所谓”陷阱条款”，即信用证中的“软条款”，主要有：①附加生效条件，拖延信用证的生效时间；②规定苛刻的条件，使条款难以执行；③受益人凭买方签发的货物