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高校档案管理工作信息化建设探究摘 要：近年来，伴随着网络信息技术的飞速发展，高校档案信息化建设已成为高校档案管理工作的当务之急。该文分析了高校档案信息化管理的必然趋势，阐述了高校档案信息化管理的对策。 关键词：高校 档案 信息化 上世纪八十年代末，计算机仅仅作为我国少数高校档案管理的辅助工具。进入新世纪后，随着信息技术和网络技术的迅猛发展，我国大部分高等院校档案管理机构都应用计算机及网络技术对档案信息进行采集、存储、检索、分析、传输等工作，部分院校还正在网络上建立档案目录中心，建设数字档案馆等工作。由于应用计算机进行档案管理，不仅可以有效保存高校档案资源，还可以方便利用者通过网络快捷、准确、全面地获取所需地档案信息。同时，国家在连续的几个五年计划中，信息化方面的投入力度不断加大，在“十一五”计划时更是把档案信息化作为我国档案事业发展的主要任务。因此，档案信息化已经成为档案工作发展的重点和趋势，高校档案信息化建设也力求与国家相同步。 1.档案信息化的涵义 1.1档案信息化的概念 档案是人类社会实践活动的真实记录，是党和国家宝贵的历史文化财富，是人们从事科研、生产等项目工作的必要条件和有力工具。档案信息化是现代科技在档案工作领域的实际运用。具体地说，档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，以档案信息资源化为主导，以计算机技术为条件，以信息网络为平台，以档案信息法规、标准为保障，实现档案资源的合理共享。 1.2高校档案信息化的主要内容 高校档案信息化建设主要包括以下几个方面的内容：第一，逐步实现高校档案信息的数字化和网络化。信息化是档案信息资源接受计算机处理的过程，是档案信息资源进入档案信息网络的前提。第二，实现高校档案信息接收、传递、存储和利用一体化。现有馆藏目录数据库和部分档案全文数据库建设应优先发展，优先建设应以保证质量为前提。第三，实现高校档案管理模式的变革。信息化后档案将以电子的形式储存，它们的分类可能按照密级程度或其他有别于纸质档案的分类标准。 2.高校档案信息化建设的必要性 档案信息化建设是社会发展的需要。所谓档案信息化建设就是应用现代化科学技术手段和管理软件对档案信息资源进行整理、保存，并提供现代化、网络化服务的一种档案管理模式。高校档案信息化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。档案信息化建设是优化档案管理模式的必由之路。随着数字化校园的建设与实施，档案管理软件可以实现网上归档，将处理完毕的文件材料上传到档案管理网络中，档案工作人员在网络中进行检查验收即可，电子档案的系统化管理，能够从文件的产生、运转、归档、利用进行全程控制，实现了档案管理模式的优化。档案信息化建设是实现档案信息资源共享的根本条件。档案信息化建设就是借助计算机技术和网络环境实现对档案信息资源的数字化和网络化，达到合理配置、科学管理的目的，为档案信息的充分利用提供前所未有的条件，是高校档案走出封闭、走向社会的有效途径。 3.高校档案信息化应采取的策略 信息时代的到来及现代技术的应用，必然为高校档案工作的发展注入新的活力和生机。而制约高校档案信息化管理的因素，既有传统保守的思想因素，也有技术应用及管理水平的因素。因此，为了适应新时期高校改革发展的需要，档案管理部门要进一步强化档案的信息化管理水平，重视管理人员队伍的培训，不断增强管理者的社会服务意识，提高档案利用效率，为高校的发展提供有力的保障。 3.1转变思想观念，加大宣传力度以争取领导支持 高校档案信息化管理不仅需要现代化的信息技术，更重要的是档案管理部门和管理者要树立现代管理思想和管理理念。在档案管理过程中，要运用现代化的信息管理技术和管理手段。然而，我们知道用现代信息技术取代传统的手工操作是一个日积月累，循序渐进的过程，绝非一朝一夕的事情，而在这个改变的过程中更需要一个现代管理思想和管理理念来指引的。因此，在目前高校档案管理的过程中，转变落后的思想观念尤为重要。当然，在转变思想观念时，档案工作者并非要全盘抛弃已往的思想观念，而是在坚持优良的传统档案管理方式和管理理念的同时，要敢于引进现代档案管理思想和管理理念。 3.2高校档案管理的标准化和规范化建设 目前，高校档案的管理思想、管理手段和管理办法等方面存在着许多问题，这些问题制约着高校档案信息化管理的发展。为了促进高校档案信息化管理，实现档案信息的最大社会效益，高校档案管理部门必须加强档案管理的标准化和规范化建设。 3.3加大资金投入，加强软硬件设施建设 高校档