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会计软件中操作日志存在问题及对策探究 　一、问题的提出 　　实现会计电算化后面临的一个重要问题是会计信息载体以磁性介质为主，纸介质为辅，而磁性介质上数据的修改无法象纸介质那样留下可辩认的痕迹，以为日后审计等工作留下应有的线索。为解决这一问题，在会计软件中设置了各种日志文件：操作日志、控制日志、系统与程序修改日志、数据资料使用日志及业务日志等。这几种日志文件的作用都是通过真实记录在计算机上进行的各种操作，来保证数据的安全性、真实性。但由于这几种日志文件的内容及作用方面存在着一定的交叉，因此，目前国内的会计软件绝大多数只设计了操作日志文件。 毕业论文 　　操作日志是指对进入会计软件中的所有操作进行跟踪记录，从而确保所有经授权或未经授权的接触和修改活动都留有痕迹，以提高计算机系统的安全性。其内容应包括操作日期、进入时间、推出时间、操作内容等。 毕业论文 　　为了进一步实现内部控制，从而进一步提高会计信息的安全性，操作日志包括机制操作日志和手工操作日志，前者是由会计软件系统自动生成；后者则应由上机操作人员手工如实填写。 毕业论文 　　在笔者参与计算机替代手工记帐的过程中，发现操作日志并未发挥其应有的作用，究其原因，一方面是由于会计软件自身的不足，使机制操作日志存在缺陷；另一方面是用户对操作日志重视不够，集中表现在手工操作日志的不健全。 毕业论文 　　二、机制操作日志存在的问题及对策 毕业论文 　　1、机制操作日志查询权限问题 毕业论文 　　《会计电算化工作规范》要求操作日志要由专人保存。目前软件中机制操作日志的查询权限几乎都没有限制，在权限划分内容中，很多软件根本未考虑有关机制操作日志权限的设置问题，任何人都可以查询上机操作日志，个别会计核算软件、甚至个别ERP软件中的操作日志内容还可以进行修改，这完全背离了设置操作日志的初衷。 毕业论文 　　笔者认为，机制操作日志应当仅授权系统管理员、会计主管进行日常的查询功能，只有系统管理员有权进行机制操作日志的打印输出、机外备份工作。这样做的目的是为了确保机制操作日志的安全性、完整性和真实性。 毕业论文 　　2、机制操作日志记录内容问题 毕业论文 　　操作日志记录的内容应包括操作人、进入时间、退出时间、操作执行的功能、操作状态等。 毕业论文 　　考察机制操作日志的内容方面存在的问题，总结有如下几种： 毕业论文 　　（1）操作记录内容不全面，有的软件仅仅记录操作人、操作时间，缺少操作执行的具体功能； 毕业论文 　　（2）操作时间记录过粗，有的缺少年月日记录，有的仅记录到分，或只记录有进入时间，而没有退出时间； 毕业论文 　　（3）操作执行的功能记录不够具体，未能记录到基本模块； 毕业论文 　　（4）缺少软件操作的状态，如正常通过、或未有通过等。 毕业论文 　　分析出现的上述问题我们可以看到，记录内容的不全面造成机制操作日志可用价值不大，失去了存在的意义；操作时间记录得过粗，使我们看到有些操作者在同一时间进入，又在同一时间退出的现象；操作执行的功能记录不够具体，一旦出现问题不便于核查问题；没有操作状态的记录，容易引起误解，以及日后查询工作上的不便和其他一些工作不能很好的完成。例如，笔者所接触的一家软件，出现了下表所示的操作日志记录。 毕业论文 　　操作人姓名进入时间　退出时间操作内容hellip;hellip;　hellip;hellip;　hellip;hellip;hellip;hellip; 毕业论文 　　杜玫筠　99/03/1209：23：45　99/03/1209：26：12制作凭证 毕业论文 　　李传茂　99/03/1510：13：49　99/03/1510：26：34制作凭证 毕业论文 　　李传茂　99/03/1510：26：37　99/03/1510：27：02审核凭证 毕业论文 　　李传茂　99/03/1510：27：09　99/03/1510：29：56制作凭证 毕业论文 　　hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip; 　 　　从操作日志的时间记录中我们可以看到，李传茂同志在制作完凭证后，即刻对凭证进行了审核工作，是否存在软件允许自己审核本人制作的凭证呢？经过询问我们了解到，李传茂在试图审核自己制作的凭证时未能通过。由此，我们看到操作日志对操作内容做了如实地记录，但是，由于记录内容过于笼统，以致造成误会。在此笔者认为操作执行功能的记录应该具体基本功能，同时记录操作执行的状况。例如，制作凭证记录到凭证编号，审核凭证记录到所审核的记帐凭证编号等，执行功能通过与否，诸如此类的具体内容。这样做的好处是便于落实责任，究查问