企业档案标准解读.ppt

关于对企业档案工作标准的理解与实施 中国人民大学 宫晓东 E-mail : zuishig@ 目 录 关于对《企业档案工作规范》解读 关于对《重大建设项目档案验收办法》及其相关业务标准的解读 关于对《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》解读 建设项目档案验收的准备 对《企业档案工作规范》解读DA/T 42 - 2009 Requirements of business records management 一、对规范性引用文件的重点理解 重点1： ISO 15489.1 信息与文献——文件管理:通则 ISO 15489.2 信息与文献——文件管理:指南 重点2： GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 重点3： GB/T 11821 照片档案管理规范 二、对术语和定义的重点理解 重点1：企业档案工作 business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。 重点2：电子档案 electronic records 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。 重点3：档案信息化 archival informationization 运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。 三、对档案工作组织的重点理解 郭沫若《题赠档案馆》 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。 四、对档案工作总则的重点理解 重点1：企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 重点2：企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。 重点3：企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 五、对档案工作制度的重点理解 六、对档案业务工作的重点理解 重点1：“三纳入”、“四参加”、“三同时”。 重点2：归档文件的整理——立卷 重点3：归档范围的划定——注重来源，注重特点，注重企业生存与发展的要求，注重精细化。 重点4：注重以合同作为控制合作项目文件归档的手段。 重点5：注重档案分类与编号的规范化 重点6：注重深度开发 七、对档案信息化建设的重点理解 重点1：在企业文件生成系统中嵌入文件归档的要求和功能。 重点2：重视多媒体文件的归档。 重点3：重视网络化服务。 重点4：重视系统安全建设。 关于对《重大建设项目档案验收办法》及其相关业务标准的解读 一、对《重大建设项目档案验收办法》的解读 重点1 （1）项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。 （2）项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。 （3）项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。 重点2： （1）国家发改委组织验收；国家发改委委托中央主管部门（中央管理企业）组织验收；省级以下政府投资管理部门组织验收。国家档案局的监管职能 （2）国家档案局组织的验收小组成员：国家局、中央主管部门、项目所在地省级档案局；中央主管部门组织的验收小组成员：中央主管部门、省级档案局；省级及以下档案局组织的验收小组成员：档案行政部门、项目管理部门。 注意：小组成员不得少于5人；在城市规划范围内的项目验收，需要有城建档案馆人员参加。 重点3： （1） 项目建设单位（法人）应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项目档案验收申请表》。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。 （2）项目档案验收前，项目建设单位（法人）应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》进行全面自检。 重点4： （1）项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。 （2）项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。 （3）项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。 （4）检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协