档案管理--分公司培训.ppt

档案管理基础知识培训 （第三部分） 主要培训内容 一、档案管理模块功能介绍 二、档案管理模块使用方法 三、操作流程演示 一、档案管理模块功能介绍 档案管理模块功能介绍 完成自动归档：根据公司归档范围的规定，自动将应归档的文件材料分类、确定保管期限、排序并建立归档目录。 自动将收、发对应的文件合为一件归档。 对公司全系统内归档情况进行监督、检查、指导、修改。 方便档案检索和档案借阅。 实现了电子档案和实物档案新的管理方式。 二、档案管理模块的使用 分公司档案管理员的工作内容 1、对档案管理系统进行维护（包括：用户验证码维护、部门简称维护、部门目录维护即档案分类维护）。 2、对系统自动生成的分公司档案、分公司部门档案和中心支公司档案归档目录进行维护（包括：录入档案、合并档案、修改归档目录）。 　3、对归档文件进行修改：增加、删除。 　4、年度归档目录和档案的打印、装订、装盒。 　5、电子档案的刻盘保存。 6、档案借阅审批。 档案维护的用途与操作 1、用户验证码维护与操作 用途：用于阅读机密档案。借阅机密档案履行完审批手续后，不能在自己的电脑上阅读，必须到档案室进行阅读。 特殊账户由本单位信息技术人员设置，该账户的人员应在SAP中有账户，但是工作限制应不能登陆内部网系统。密码由档案管理员设置，遗忘后，可重新自行设置。 操作：档案管理员在分公司页面下直接进入档案管理系统→档案维护→系统已设一个特殊账号→设验证码（随便，如果记不住下次重设）→以特殊账号登陆系统→档案管理系统→查找借阅人→输入验证码→借阅人即可在此阅读 2、部门简称维护的用途与操作 用途：1、用于区别分公司本级档案和所属下级档案。2、用于参与排列顺序的排定。 维护原则：1、简称应与发文字号中该机构的简称相同。2、分公司部门对应的序号应符合档案排列顺序的原则。 操作：在分公司首页直接进入档案管理系统→档案维护→部门简称维护→添加（修改） →选择部门→录入相应内容→确定 3、部门目录维护的用途与操作 用途：用于自动分类。 操作：在分公司首页直接进入档案管理系统→档案维护→部门目录维护→添加（修改） →选择部门→录入相应内容→确定 归档目录修改的用途与操作 1、录入档案。 用途：适用于知识管理系统以外生成的应归档文件材料的归档。如：印章保管清册、收发文登记、合同文件、授权委托书；人事部的干部、员工名册；培训教材等，这些文件材料都是必须归档。 注意：有电子版归档文件的可以直接上载，允许任何文件格式；无电子版文件的可以填写档案临时存放位置。 操作：在分公司页面下直接进入档案管理系统→档案检索→档案录入→输入相关项目→保存 2、合并档案 用途：用于将应合为一件归档的档案合并在一起归档。如：请示、批复。注意：不能将系统生成的档案与录入档案合并，也不能将录入档案和录入档案合并。 操作：在分公司页面下直接进入档案管理系统→档案检索或各类档案目录→选择主文件即最后在归档目录中保存的文件（批复）→档案合并→检索出要合并的文件（请示）并选择→档案合并 注意：所合并的档案必须是一一对应的，不能错。 3、修改归档目录和归档文件的用途与操作 用途：用于将系统自动生成的、不一定完全符合公司档案管理规定的归档目录改正过来。如：排序不对、填写备注项等。 用于对系统自动归档的文件进行进一步鉴定，确定是否该归档。如：对修改稿、审核稿的鉴定。 操作：在分公司页面下直接进入档案管理系统→档案检索或各类档案目录→选中对象→归档信息→修改→修改目录、修改归档文件 年度归档目录和档案的打印 1、年度归档目录的打印 每年归档时，最后需打印全套归档文件，即归档目录和归档文件全部需要打印。 操作：分公司首页直接进入档案管理系统→报表打印→选择要打印的范围（永久） →报表打印（即显示excel表） →正常打印 2、归档文件打印 操作：分公司首页直接进入档案管理系统→档案库→选择对象（单个或全选） →档案打印 电子档案的刻盘保存 操作：分公司首页直接进入档案管理系统→刻盘保存→选择对象→加入刻盘→刻盘准备→刻盘 要求： 1、归档电子文件应与相应的纸质档案的内容保持完全一致。 2、所有归档文件都应将电子文件刻盘保存。一般一式两套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B），重要的管理数据、配套的软件及软、硬件环境说明等应复制第三套，异地存放。 其它要求参见《电子文件归档与电子档案管理暂行规定》 （新保办[2002]50号）。 档案借阅操作 1、分公司员工借阅分公司档案 操作：分公司首页直接进入档案管理系统→档案检索→借阅→选择要借阅的部分（可全部也其中部分）→是否打印→利用目的→选择审批人（部门负责人）→确定