档案管理及立卷归档办法知识介绍.doc

档案管理及立卷归档办法知识介绍 第一部分：文书立卷工作的内容及要求 立卷工作的任务就是由文书处理部门或业务部门来进行文件材料的收集、整理及归档，具体来说就是由各部门的文书立卷人员把本部门工作活动中形成的、处理完毕的，具有查考保存价值的文件材料进行系统整理，编立成案卷。立卷工作是文件转化为档案的必不可少的环节，很重要，它是机关工作的重要基础工作，它是文书工作的结束，又是档案工作的开始，可以说立卷归档是文书工作和档案工作的“结合部”，是两者交接的一个环节，文书立卷归档工作质量的高低，直接影响着档案部门工作的水平，影响档案工作各个环节的工作开展，如整理及提供利用，同时也关系到机关各项工作能否顺利进行。 为了做好立卷归档工作，保证案卷质量，以达到档案规范化、标准化的要求，首先要强调的是：立卷归档工作的责任部门。 一、立卷归档工作的责任部门 按照国家档案管理的一般性原则要求，文件材料的收集归档工作应该是谁形成谁收集谁立卷归档。早在一九五六年国务院常务会会议通过的《国务院关于加强国家档案工作的决定》中就规定了“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。各机关办完的文书材料，应该由文书处理部门整理立卷，定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归和成堆归档的错误做法。实行文书处理部门立卷，就可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率；就可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存档案的现象，从而有利于保守国家机密的工作；同时，还可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作；更好地为机关工作服务。”时间过去了整整半个世纪，国务院的这个《决定》到今天，仍然是文书立卷工作的指导思想。《交通文件材料立卷归档办法》中第四条规定：“应当立卷归档的文件材料必须坚持文书部门或业务部门立卷制度。….部属单位及双重领导行政、企业、事业单位的文件材料立卷工作，由文书部门或业务部门负责。科技文件材料的整理立卷工作，应由工程、科研和其他技术项目承办人员负责。”在和大家一起讨论如何做好文书立卷工作的时候，认真学习和领会关于文书立卷工作的规定是十分必要的。我理解两层含义，第一，规定里面推行文书处理部门立卷，是为建立统一的归档制度，这就从根本上澄清了那种认为“立卷归档是档案部门的事”的错误观念。当然，这里讲由文书立卷，不是说档案部门就可以不关心、不过问。按照国务院《机关档案工作条例》中档案部门的基本任务是对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督，并负责管理档案和提供利用，明确了彼此的责任。第二，文书处理部门立卷合乎办文规律和办文程序。要做好一件事情，不了解此件事情的来龙去脉，不掌握内在规律和事物间的相互联系，就不能做好那件事情。所以规定里讲“发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点”。 所以在此应明确立卷工作是文书处理部门和业务部门的责任，档案室和档案馆的负有检查和指导职责，各部门应该各负其责，只有这样才能做好立卷归档工作。 二、立卷工作总体要求： 国家有关规定及交通部、国家档案局《交通档案管理办法》及《交通文件材料立卷归档办法》中对立卷工作作了具体的要求，《交通文件材料立卷归档办法》中对案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 三、立卷工作的内容和具体要求。 立卷的具体内容和基本程序包括：（1）平时归卷（2）确定文件归档范围（3）编立案卷（4）确定保管期限（5）案卷标题的填写（6）卷内文件的系统化整理与编目（7）案卷封皮的填写（8）案卷的装订（9）案卷的排列与案卷目录的编制：分类目录、保管目录、目录索引的填写。 一、平时归卷 《交通文件材料立卷归档办法》第五条中规定“各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或者领导批存的文件材料，由文书立卷人员负责集中统一保管。”那么什么是平时归卷制度？ （一）平时归卷 就是将已处理完毕的文件分门别类进行简单的归卷，其目的一是为便于承办人员查找文件提供方便，一是为全年立卷归档打下良好基础。但平时归卷并不等于立卷，尽管他们之间有密切联系但也存在着不同。 1、平时归卷只是将办理完的文件进行简单、粗略的分类，可以由几个相近的问题所构成的一个方面的大类，如办公室的计划总结可作为一类类目，人事可作为一类类目，而立卷时应在此基础上进一步细化原有的分类，原则应做到一个问题一卷，人事类的文件在立卷时可以细化成劳资问题、任免问题、奖惩问题等多个问题的案卷。 2、平时归卷的文件一般只需考虑问题之间的相互联系，而并不需要考虑他们的价值也就是说暂时不需要考虑他们是否是归档范围内的，而立卷则是在平时归卷基础上，按照归档范围的要求确定哪些文件属于归档范围