第四章OFFICE教材.ppt

任务一   记录单 1、记录单的几个概念： 字段：清单中的列，放置具有相同类型的数据 记录：清单中的行，相对独立的数据单元 2．创建记录单的注意事项: 一表一单 清单间不要使用空行与空列 字段名：列标志，要放在清单的第一行 清单与其它数据用空行/列分隔 重要数据不要放在清单两侧 输入数据时不要在前面加多余空格 作用： 新建记录 浏览记录 查找记录 删除记录 打开： 定位清单中 “数据”＞“记录单” 统一数据类型 在表格单元格中输入的内容，如文字、数字、公式等，通常要求格式规范、清晰 同一列各单元格的内容，是同类型数据，必须具有统一的格式 邮政编码或身份证字段列的所有数字格式要设置为特殊格式，地址、姓名则为文本格式 大型表格应开设“编号（或ID）”列，并利用“自动填充”功能设置序列编号 可通过“编号”列进行升序排列 ，恢复表格数据的原始记录情况 填补空白单元格 避免在“上表头”行中出现空白（无字段名称）的单元格 “上表头”行与数据区不能使用“空行”分割，通常以修饰边框和背景的方式加以处理 正确修饰单元格内容格式 在数据区，尤其是同一列各单元格中输入信息时，应避免空白内容（除非绝对无值）否则会影响计算及统计工作 单元格内请勿输入多余的“空格”，尤其是单元格的起始位置，否则会影响排序与查找工作 ①自动筛选 注意 使用自动筛选工具，可以针对一个个具体条件，逐一设置筛选条件 只要在表头名称行内，对两个以上项目设置筛选条件后，该筛选将变为多条件状态 在两个条件之间，默认满足逻辑“与”的筛选关系 在处理单条件筛选时，完成一个条件的筛选后，应恢复全部记录 （后面介绍） 条件区设置规则 在两个字段间设置综合筛选条件 案例文件 “例库统学.xls”的“人事表”工作表 管理目标 筛选出年龄小于30岁的研究生和年龄大于40岁的大学本科人员的记录 操作 设置条件 高级筛选 ①排序原则 ②排序方法 案例文件 “例库统学.xls”中“人事表” 使用工具 “工具”菜单的“排序”命令 操作 单一条件（年龄降序） 多重条件 ①分类汇总操作的基本原则 分类原则 需要分类处理的项目，必须预先开设一列，并设置字段列的名称 数据原则 要汇总的“列” 下表格数据区内不允许存在空白单元格，否则将在分类过程中被遗漏 格式原则 表格数据区中每一列数据的格式应该统一 操作原则 先“排序”后“汇总” ②如何处理结构性分类汇总 作用 展示分类统计的分组结构 ,具有层次感 特别适用于按多级结构进行的统计过程 使用工具 数据”菜单下的“分类汇总”命令 ③如何处理筛选式分类汇总 作用 按筛选资料进行分类汇总 适用于分类显示满足特定条件的信息，并提供汇总计算的结果 ①建立透视表报告 作用 重组表格数据，并添加算法对数据进行深入分析 使用透视表的条件 合理的表格结构及准确的表格数据 通常为流水账式的表格数据记录，不能存在空项 使用工具 “数据”菜单“数据透视表和数据透视图”向导 案例文件 例库统学.xls的“加班表” 操作 建立透视表(在新的工作表生成) ②在数据表中重组数据关系 作用 按管理目标重新组合数据，添加算法，以得到最终统计结果 使用工具 “数据透视字段列表” 案例文件 “例库统学.xls”的“加班表” 操作 鼠标拖拉把相应字段放到新工作表内 ③透视分析数据 作用 改变透视表内部数据间的透视关系，从不同的角度查看数据之间的内在关系 添加、删除管理项目 透视数据表的更新 为什么需要更新？ 会根据管理要求更改透视表的的原始数据，手工方式更新透视表统计结果 使用工具 “透视表”工具栏的“更新数据”按钮 案例文件 “例库统学.xls”的“加班表” 操作 更改原始数据，更新透视表 注意 表格文件打开时，透视表数据将自动更新 打开的状态下，原始数据工作表和透视表报告工作之间的数据更新，必须手工进行 ④透视分析和图表 作用 将透视结果进行图形化显示，以达到分析目标 使用工具 “数据透视表”工具栏中“图表向导”按钮 案例文件 前面建好的透视表 操作 成直方图 注意 图表创建在新工作表 更改透视关系 添加、删除项目 数据的更新 删除 添加 目的 删除多余的统计字段，使透视表格更具针对性 操作 拖拉出透视表 目的 在现有透视表中添加新的字段，并参和统计 操作 鼠标拖拉 考试要点 设置“自动筛选”状态 处理多重筛选 创建多重筛选条件区 排序表格 第四章 对数据表格的筛 选和排序 Excel2003标准教程