归档文件整理规则（DAT22-2015）.docVIP

归档文件整理规则（DA/T22-2015） （2015年10月25日发布 2016年6月1日实施） 前 言 本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。 本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改； ——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料——调整归档文件分类方法； ——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； ——增加归档文件档号结构和编制要求； —— ——在附录中增加示例。 本标准的附录A是规范性附录，附录B、、是资料性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。 本标准主要起草人： 本标准于2000年12月6日首次发布。 本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 归档文件 archival document 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料。 3.2 整理 arrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括装订、装盒、排架）使之有序化的过程。 3.3 件 item 归档文件的整理单位。 3.4 档号 archival code 4 整理原则 4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系 4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。 .3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，计算机管理或计算机辅助管理。 5 一般要求 5.1 组件（） 5.1.1 件的构成 一般以每份文件为一件。正文、附件为一件文件正本与定稿为一件转发文与被转发文为一件原件与复制件为一件报表、名册、图册等一册（本）为一件简报、周报等材料一期为一件会议记录一般一次会议为一件，一年一本的，一本为一件来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）可为一件。有发文稿纸的，发文稿纸与相关文件为一件。 5.1.2 件内文件排 归档文件排时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，在后； 5.2 分类 5.2.1 同一全宗应保持分类方案的稳定。 5.2.2 归档文件采用年度机构（问题）保管期限年度保管期限机构（问题）等方法进行三级分类。 ）按年度分类 将文件按其形成年度分类。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。 ）按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应择一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。 c）按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度保管期限等方法进行两级分类。 5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4 编号 5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。 5.4.2 档号的结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y--0001”。 5.4.3 档号按照以下要求编制： ）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用数字或字母与数字的结合标识按照DA/T 13-1994。 ）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”汉语拼音字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。 ）保管期限：保管期限永久、定期30年、定期10年，分别以代码