推进高校档案信息化管理及建设路径.doc

推进高校档案信息化管理及建设路径摘要：在当今以信息技术为主要特征的知识经济时代，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源，加强高校档案信息化管理与建设，是档案事业适应时代和社会发展的需要，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。 关键词：高等院校；档案信息化管理；档案信息化建设 信息技术的突飞猛进给高校档案工作者带来了压力和挑战，同时也迎来了新的发展机遇。高校档案信息化管理与建设是新时期档案部门的一项基础性工作，也是档案工作向现代化迈进的必由之路。 一、推进高校档案信息化管理与建设的意义 随着电子政务的发展，无纸化办公已是大势所趋。通过实施电子政务所产生的大量电子文件，不仅向档案工作者提出了严峻的挑战，也为档案事业发展带来了难得的机遇。加强高校档案信息化建设，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，能够为高校的教学、科研、管理提供优质快捷的档案信息服务。 1　可实现档案管理模式现代化。高校档案管理的信息化、网络化可以将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，使其不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集工作和档案的编研工作，促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，最终彻底改变传统档案工作模式，实现文档一体化管理，充分发挥档案信息资源的价值。 2　可实现档案信息检索便捷化。运用电子政务网以后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。更重要的是，还可以提供多种查询手段：即可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。另外，还可以提供网上查询：单位内部的工作人员可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大地减轻工作人员的负担。 3　可实现档案阅用可控化。传统的档案查询、借阅多以手工为主，费时费力、容易出错。档案管理实现信息化后，档案的查询借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。 4　可实现科研服务高效化。档案管理的信息化，将档案在内部网上共享，科研人员可以在自己的计算机上方便快捷地查阅档案资料；同时档案资料的电子化更便于科研人员的二次利用和开发，提高研究的工作效率和竞争力。 二、当前高校档案信息化管理与建设存在的主要问题 1　电子文件统一归档难。由于高校的档案信息化建设还处于初级阶段，以致于产生的大量电子文件，都未作为档案系统化地处理，而且缺乏统一的管理规范、标准的管理软件和完善的管理制度，易造成这些宝贵资源的散失。加上电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着质的不同，如电子文件的收集和归档的范围非常广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格、图像、声音等等，因此，电子文件要求统一归档管理的难度较大，从目前看，还面临许多技术难题。对于如何实现高校电子文件的规范化管理，尚未推行完善的、统一的标准，各高校在实际操作中随意性较大，很难统一归档。 2　电子档案信息存有安全隐患。安全保密问题是档案信息化管理必须重视的一个问题。对于电子政务来说，网络的安全尤其重要。国际互联网是一个开放的系统，尽管在信息安全等方面有许多成熟的技术，如防火墙技术、加密技术等，但是很多政府平台在政务内网和公共信息网之间没有采取很好的物理方式隔离和逻辑隔离，导致信息安全和保密方面出现隐患。 3　电子档案的法律效力不及纸质档案。电子档案的可变性和虚拟性等特点，使归档后的电子档案难以具有法律凭证效力。尤其是通过电子政务传输形成的电子文件，由于都没有电子公章，那么电子文件的法律效力就不及纸质版的文件。电子档案的法律效力一天不解决，真正意义上的办公自动化和文档一体化就不可能实现。目前，各档案部门都只能实行电子档案与相应的纸质文件档案同时并存的双轨制管理，其结果是费时、费力、费财，这是档案部门当前面临的一大难题。 4　档案信息化管理人才缺乏。高校档案信息化建设中，人是关键因素，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。可长期以来，档案工作部门人员配备方面往往存在“一少二弱三不稳”的状况，即人员少、力量薄弱且调动频繁，因而造成档案工作人员专业结构不合理，真正能胜任新时期档案工作的人才非常缺乏，整个档案队伍素质普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，严重缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能适应档案信息化建设和高校档案事业发展的需要。 三、推进高校档案信息化管理与建设的对策 1　加强档案信息化法制建设。根据信息化建设发展的需要，重点抓好地方信息化立法工作。以《档案法》为核心，逐步将现行的由国家法律、行政法规、地方法规、政府规