文明城市材料归档培训资料(以此份为准).ppt

2014年“迎复检”文明城市材料归档业务培训班讲义 主要内容 要以此份文件分解材料归档任务 ◆各责任单位对于其所对应的每条指标都需要提供至少一份文件，没有文件的条目必须附函说明原因，确保按时完成报送任务。 时间跨度 数据类的材料提供2012年度和2013年度两年的 活动类的材料提供2012年度、2013年度和2014年9月15日之前的。 除“待审材料记录表”中有明确规定年限的，则按规定要求提供材料（其中，“上一年度”指2013年；“前三年度”指2011年、2012年和2013年）。 ◆地区范围 全区，包括东江、惠南、陈江街道、惠环街道、潼侨镇、潼湖镇、沥林镇 材料形式 ★文字类 （1）会议文件：会议通知、会议日程、主持词、领导讲话、传达文件、会议纪要、与会人员名单、会议总结、情况汇报、会议照片和新闻报道等； （2）活动材料：方案、计划、通知、活动过程形成的资料、活动记录、情况总结、经验材料、简报、媒体报道、照片、视频等； （3）工作简报、信息简报、问卷调查材料； （4）工作检查、督查、调查记录和报告。 　　　　 ★非文字类 1、涉及本部门工作所形成的音像、影像、照片、报纸等； ★图片尽量融入在文字材料中，图文并茂，尽量不要提供单独的照片 2、新闻报道（图文皆可） ★材料的形式 新要求： 所有材料都必须有纸版和电子版两种形式 二、讲究方法：怎么收集材料 ◆再分解 要认真、迅速将《任务分解一览表》中的任务分解到对应的单位、科室和学校。 ◆相关性 要按《任务分解一览表》中“材料要求 归档范围”一栏中的要求收集相关的材料，不要收集不相干的材料。 ◆全面性 每一项活动和工作要成套，有“计划、制度和方案，有活动、保障措施，有特色和成效” 例如：一项活动要有通知、活动方案、领导讲话、会议纪要、活动总结、经验材料、表彰决定、新闻报道等。 ◆ 合理性 不能直接用网络下载的 举例： Ⅲ—17—③  文字类材料规范要求 ◆类型： 1、原则必须是原始材料，红头文件必须为原件。所有的文件必须要按规范的行文标准。 在仅有一份文件原件的情况下，优先保证提交作为测评待审材料 盖章 [盖章的特别说明] 原件一般盖在落款处 1、有文号的，如规划、通知、方案、纪要等 2、没有文号的，如总结、内部文件等 其他都盖在首页的最右上角 1、复印件 2、新闻报道 3、表格材料 4、其他 （如文件本身有落款公章，就不需再加盖公章了，原则上一份文件只需一个公章。） ◆打印要求 A4纸型，双面打印 ◆用纸要求 原则上都用红头文件纸打印，带文号的文件必须使用红头文件纸打印。 卷面要求 字迹工整清晰，纸张干净整洁，无褶皱； 文件材料的份数、页数必须齐全完整； 已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复印；复印件要清晰整洁，不得有黑影模糊歪斜现象。 电子版材料要求 1、电子版要与纸质版一一对应。 2、材料为正式文件（即规范性文件）的，要将文件所有内容扫描，制作成PDF版式文件，必须有红头和红章，扫描页面必须清晰整洁，无黑影。文件有电子章的，可直接转换成PDF版式。 3、一般材料，如总结、名单、讲话稿等等，必须是OFFICE2007以下版本的WORD格式文件，不可以拍照或扫描。 4、图片照片一律为JPG格式，单个图片照片文件大小不超过2M。 文件夹目录结构示图 按照“报送单位简称”→“测评标准编号”→“年度”→“文件类别”的顺序进行整理 例如：区宣教文卫办报送第1条标准的文件 1、 应该先建第1级文件夹，命名“区宣教文卫办” 2、在“区宣教文卫办”文件夹里面建第二级文件夹，命名“Ⅲ－1－①” 3、在“Ⅲ－1－①”建立年度文件夹 4、再在年度文件夹里建立“文件类”（放置有文号的正式文件等）、“活动类”（放置活动方案、现场图片、总结等）等文件夹。 为保证电子文档及时有效报送，所有电子版文件必须以U盘拷贝 方式提交。 图片、音像类材料规范要求 ◆照片、图片资料规格和数量 应全部按照4R(新要求)规格冲洗，每个活动或每个专题的相片、图片资料必须提交3-4幅，不用过胶。 照片主要是反映工作场面或活动的现场的，人物大特写是不需要的，因为它不能反映主题。 ★照片标签：除照片号之外，其他都需要填写（附件4）。 归类要求 1、材料按组件的形式进行分类排放，测评体系中的每个 “测评标准”中的单独整理成“一件 ”，用夹子或袋子作简单分类，不用打孔装订成册，不用编写档案页码。 2、如同一文件涉及多项测评标准的，则应对应测评标准分别提交 排放要求 待审材料按”年度—测评标准“进行 分类。 ★同一个测评标准的按3个年度分开来放，然