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国家重大建设项目文件归档的要求和档案整理规范 王洪军 枣庄市城建档案馆 对工程文件归档要求 基本要求 工程文件最基本的质量要求是：工程文件应为原件、工程文件应与工程实际相一致、工程文件应符合规范规定。 一、工程文件内容的质量要求 工程档案的质量主要体现在归档的各种文件和图纸内容真实、完整上，因此要对归档工程文件的内容提出严格的质量要求。 工程文件和图纸的内容、深度和签证都应满足有关规范要求，内容要真实、签证要齐全、深度要符合标准。 （一）内容真实 （二）签证齐全 （三）深度符合专业规定 二、文件材料的数量齐全、内容完整 构成工程档案的文件材料数量和内容的齐全、完整是指按照基本建设程序应当产生的文件一定要齐全，而每一份文件的内容、形式、规格均应完整。 ①工程文件种类、数量齐全 1）文件材料.要注意种类的完整和数量的齐全。 2）竣工图。建设工程竣工图包括综合图和专业图两部分。 ②工程文件格式、内容完整 对于一份文件、对于一个表格、对于一张竣工图、对于一幅照片、对于一盘录像（音）带（盘）均应检查其格式、内容是否完整。 三、工程档案系列化 工程文件的规范化、标准化是工程档案系列化的基础。 （一）文件名称的规范化 工程文件的名称应当反映出文件的内容和性质，尽量采用工程建设实践中习惯用的名字。 （二）文件形式的标准化 各种文件材料的格式、表格的形式、竣工图的编绘等，均力争实现标准化，既能正确全面地表述其内容，又能简单明了，易于操作。 （三）工程档案的系列化 工程档案是由形成单位产生的工程文件汇集整理立卷而成。 工程文件材质的质量要求 一、纸质文件的材质要求 （一）纸张材料 纸质文件的材质应符合强度要求，宜采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸强。 （二）书写材料 1、原件的书写、绘图和签字要采用耐久性强的书写材料。 2、复印件和复写件要采用不易褪色的复印墨粉。 3、计算机输出件视同原件。 4、传真件视同复印件。 5、竣工图纸一般采用蓝晒图（重氮盐图），视同原件。 （三）纸张规格 1、工程文件应使用国家规定的公文用纸。工程文件用纸幅面尺寸：A4（297mm×210mm）幅面。 2、工程图纸的幅面应采用国家标准图幅。 二、胶片、光盘、磁带的材质要求 记录声像和影像的材料为胶片、磁带、光盘等介质，对于光盘目前工程档案一般使用一次性写入光盘。 三、模型、实物的材质要求 制作模型、实物的材料性质不同，其耐久性不同，保存年限也不相同。 工程文件外观的质量要求 工程文件外观应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，这是对文件外观质量提出的应达到的标准。 一、字迹清楚 二、图样清晰 三、图表整洁 四、签字盖章手续完备 电子工程档案的要求 工程文件宜采用计算机进行整理，形成电子文件，电子文件按档案归档立卷原则予以整理、组卷、便形成电子工程档案。 电子工程文件的归档要求 电子工程文件形成后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交。应对归档文件的内容、归档时间、归档份数等提出要求。 （一）归档文件 归档文件包括文字、图形、声像、多媒体等材料。 （二）归档的补助文件 归档的补助文件是指元数据和背景信息。 （三）归档文件的性质 归档的电子文件应保证其真实性、完整性和有效性。 （四）归档时间 竣工验收后3个月内。 （五）归档份数 电子工程档案归档或移交最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查阅。 （六）归档要求 电子工程档案要达到符合归档条件，并按档案管理要求将其存储到符合要求的脱机载体上。 电子工程档案的管理与纸质工程档案的管理程序基本一致，遵循着收集、整理、保管、鉴定、利用的模式。 （一）工程准备阶段文件立卷 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。 1、按建设程序 工程准备阶段文件依次划分为提出项目建议书、可行性研究、工程规划设计、 工程计划安排、开工审批等项，其文件是按建设程序各阶段工作顺序形成的。 可以归纳为：提出项目建议书→可行性研究→工程规划设计→工程计划安排→开工审批. 2、按专业 按专业划分工程准备阶段文件，有四个问题需要明确。 （1）土地文件：土地规划、审批