组务会议.DOC

臺北大學總務處文書組各項業務列管報告 一、時間：102年3月11日下午15時至17時 二、地點：行政大樓1F文書組辦公室 三、出席人員：文書組全體同仁 四、主席：范姜潮貴組長 紀錄： 卓錦祝 五、個人列管業務： 姓名 業務職掌 承辦業務內容 在辦案件辦理情形 102年03月11日最新情形 主席裁示 范姜潮貴 組 長 督導本組業務。 督導身心障礙人員。 關發與本組有關之資訊平台。 負責與各單位橫向聯繫。 排除電子公文障礙。 第1代理人：鍾瑞蘭 第2代理人：羅佩雲 以祕書業務為主。 撰寫行政及校務會議工作報告並回覆建言事件。 學習掛號郵件包裹之登錄銷號及作業等。 協調軟體式防火牆及公文系統備援系統建置。 協調機關代碼變更事宜。 102掃描進度延宕及92-38回溯掃描。 立案編目上架進度緩 慢。 註銷解祕及紙本歸檔除稽徵外，要建立標準流程。 線上簽核加簽封裝作業補正。 以上，考量秀鳳擬退休請假代理及併改善以往檢核缺失。 鍾瑞蘭 1.主辦公文檔案分類號作業。 2.主辦公文檔案清查、清理、銷毀 作業（含檔案價值鑑定）。 3.主辦公文檔案移交作業。 4.主辦電子公文帳號、校內群組維 護等登錄作業。 5.主辦電子公文軟硬體維護與更新 作業。 6.主辦電子公文障礙排除。 7.本組財產管理人。 8.長官交辦業務。 第1代理人：羅佩雲 第2代理人：楊敏鑫 1. 公文檔案分類號作業： 2. 檔案銷毀作業： 3. 公文系統帳號申請及群組維護作業： 公文系統帳號註銷作業： 4. 公文系統軟硬體維護作業： 5. 電子公文故障排除： 6. 財產管理： 7. 公文稽催： 8. 公文銷號： 1月已將修正後檔案區分 表email予檔管局承辦員， 等候其進一步回覆。 96年度檔案銷毀作業(共計 1,014件)已於1月銷毀完畢 ，銷毀結果3月已簽報。 95年度清查作業(5,152件 )，目前讀架作業已完畢， 進行後續檔案補掃描作業 中。 25件 22件 開關機 2次 線上報修 15件；電話諮詢 報修 約 185件(平均每日 5件計算) 財產報廢1件 1次 13次 1.95年清查補掃描作業無掃描機可使用。 2.自然人憑證簽章演算法升級費用新台幣95,000元。 1.裁示由收文掃描機台支援，支援時間上午10點至12點，技術部份於3/27請2100工程師調整(改為同時可作收文及歸檔掃瞄)。 2.裁示請2100報價後，填寫請購單。 羅佩雲 楊敏鑫 1.主辦公文稽催、研考作業（含公 文銷號）。 2.主辦公文機密檔案之管理。 3.主辦公文發文及校外發文群組維 護作業。 4.主辦電子公文障礙排除。 5.零用金支付作業。 6.保管關防。 7.長官交辦業務。 第1代理人：鍾瑞蘭 第2代理人：卓錦祝 1.主辦公文歸檔及點收作業。 2.主辦公文檔案調案及應用作業 3.主辦公文立案編目作業。 4.主辦檔案室庫房管理。 5.主辦公文檔案彙整及目錄彙送作 業。 6.主辦電子公文教育訓練。 7.長官交辦業務。 第1代理人：鍾瑞蘭 第2代理人：卓錦祝 1-2月份發文件數統計表： 密件統計表： 主辦公文： 零用金管理： 關防保管： 1.查辦95年至100年舊檔案公文 未歸檔，行文稽催行政、教學單 位辦理歸檔： 2.辦理歸檔紙本公文(檢查公文： 附件、騎縫章、頁碼、長官核批 是否遺漏)： 3.辦理歸檔退文： 4.辦理電子歸檔公文及紙本公文 點收： 5.辦理立案編目： 6.辦理入庫公文調案作業： 7.辦理公文檔案彙整目錄彙送作 業(送檔管局)： 8.辦理離職人員查詢歸檔案件： 9.紙本歸檔公文不齊全電話聯絡 並做退件處理： 10.以電話諮詢電子公文系統，解 決排除障礙，次數難統計。 11.行政大樓停電2次通知營繕組 開關檔案室消防設備 12.最近一個月庫房冷氣常跳電， 2台冷氣無法正常運作，多次 聯絡廠商維修處理。 13.每日庫房檔案室開關登錄庫 房溫濕度紀錄及進出庫房登記 作業。 1月發文件數為312件、 2月發文件數為257件。 101年下半年度解密通知 142件，已補上解密所需文 件者53件，預定解密惟仍 未補上解密所需文件者25 件，確定不變更密等者10 件，清單明細詳附件。 102年1至2月份密件歸檔 共11件(清單詳附件)。 主辦完成並歸檔者10件。 105件 450件 97件 2,641件 1,911件 8件 188件 11件 14件 1.101年 度下半 年通知 解密但 未回應