考量会办单位及核示主管签核空间-文藻外语大学.PPT

公文簽辦應注意事項 收到公文! 應如何處理 ◆先簽後稿 ◆簽稿並陳 ◆以稿代簽 公文簽辦應注意事項 ◆外來文 一律以簽陳或簽辦單或簽核會辦單辦理 ◆請於來文第一頁空白處 -註記「詳如簽辦單」等文字，並於文字下用章。 考量會辦單位及核示主管簽核空間 ◆因故以紙本簽辦的公文，應至卷宗管理系統 取號登錄，以方便追蹤並釐清保管權責找尋 簽稿之使用時機:視實際需要採用- （二）簽稿並陳：文稿內容須另做說明或對以往處 理情形須酌加析述之案件 (或限 時辦發不及請示)，以簽陳說明並 將函稿附在後面。 公文簽辦應注意事項 （一）先簽後稿：屬開創性、案件複雜重大須詳加 說明或奉核後有發文必要時。 （三）以稿代簽：一般案情簡單，或例行承轉之案 件發文。 撰擬時–主旨段 ◆ 為全文精要，力求簡明，具體提出行文目的 與期望，或核復意旨。 1.訂有辦理期限者，可在「主旨」內敘明。 (正確範例) 主旨：為了解學生住宿狀況，惠請貴校填具「97學年度學生宿舍 調查表」，並於97年9月26日〈星期一〉前報部〈免備文〉 ，請查照。 (正確範例) 主旨：擬邀貴校周教授○○於民國○○年○月○日（星期○）下午 1時30分至4時蒞校對本校○○系師生以「○○○○」為題發 表演講，如蒙惠允，至紉公誼。 公文簽辦應注意事項 ◆ 為全文精要，力求簡明，具體提出行文目的 與期望，或核復意旨。 2.復文時，不可以來文機關之（發文日期及 發文字號）為主旨，可將其列入說明段。 (錯誤範例) 主旨：復貴校民國0年0月0日00字第000號函，請查照。 3.概括之期望語不宜重複- 請核示、請查照等列入主旨，不在「辦法」或「說明」 段內重複。 撰擬時–主旨段 公文簽辦應注意事項 1.說明段部份，不提擬辦意見。 (正確範例) 主旨:為提升本校同仁公文寫作品質，擬於民國○年○月○日(星期○) 上午9時至12時舉辦公文寫作講習，所有業務承辦人均需參加， 請核示。 說明： 　 一、據本校部分主管反映，近年新近人員多不諳公文寫作要領，各 級主管平日公務繁忙，又難以給予有系統之指導，建議舉辦是 項講習並請專家指導。 　 二、上開講習會已規劃就緒，擬請鈞長於始業式致詞勉勵。 撰擬時–說明段 公文簽辦應注意事項 （說明段不宜夾有擬辦意見，此內容應呈現於擬辦段） 2.如有附件，應在「說明段」內敘述名稱及份數。 (正確範例) 主旨：(略) 說明：隨文檢附「○○實施計劃」（附件1）、「○○申請書」 （附件2）、「○ ○證書」（附件3）各1份。 撰擬時–說明段 公文簽辦應注意事項 ◆擬辦段的文字，避免與「主旨」重複。 能於主旨段完全表達擬辦意見者， 即不必再列「擬辦」。 -主旨之擬辦內容屬原則性、概括性或方向性 之敘述。 -「擬辦段」，則提出具體作法及細節之 　建議意見。 撰擬時–擬辦段 公文簽辦應注意事項 ◆ 公文用語 要「對號入座」每一種公文用語都各有用處， 不可任意妄用。 （稱謂語、期望語、附送語…） ◆ 主旨段： -簽、函(稿):未書寫期望語(結尾) 。 -稱謂用語、期望語、附送語：用語不當 即（未能掌握機關間相互隸屬關係）。 易疏忽的公文撰寫方式- 公文簽辦應注意事項 易疏忽的公文撰寫方式- 公文簽辦應注意事項 依教育部轉知行政院104年3月25日院函文，有關公文之期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬（空格）書寫」。 依教育部轉知行政院104年3月25日院函文，有關公文之期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬（空格）書寫」。 ◆ 附送語： (有附件時使用) 例： ˇ 對有隸屬關係之上級機關 (檢陳、附陳) 檢陳→用於主旨段 附陳→用於說明段 ˇ 對平行或下級機關 (檢附、檢送) 檢送 檢附 附 附送 易疏忽的公文撰寫方式- 公文簽辦應注意事項 ◆ 本校發文函稿，文中應自稱【本校××系】， 不宜書寫為【文藻外語學院××系】或【××系】。 (錯誤範例) 主旨:檢送文藻外語學院××系…