概谈信息化革新对城建档案启示.docVIP

概谈信息化革新对城建档案启示 　　一、树立城建档案信息观是创新的前提 　　城建档案部门作为社会信息业的组成部分，正面临着机遇和挑战，树立“城建档案是城市建设信息资源的观念”非常重要。现代城建档案工作人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这是衡量信息观念正确与否的一个具体标准，如果人人具备新的信息观念，积极了解网络、熟悉和使用网络，就可能主动地去利用，从而大大提高工作效率。我们要牢固树立“信息就是财富”的观念，积极主动地去挖掘、收集、利用有利于城建档案工作开展的各种档案信息，敏锐地感受城市建设的变化，从而更好地开展城建档案工作。 　　二、加强城建档案信息专门人才的培养是创新的关键 　　现代城建档案信息服务主角的城建档案工作者，不再是以往的城建档案管理员，应由一般的管理者变为城建档案信息专家，培养信息获取和开发利用的能力，信息选择能力，信息更新能力，及信息加工、开发、传输、存储、调阅和信息利用等能力;掌握各种城建档案工作信息源、信息检索工具和检索方法等方面知识;由传统的“城建档案保管者”变为“城建档案信息资源的管理者和传播者”，成为城建档案信息建设的行家里手。 　　三、不断丰富城建档案信息资源是创新的基础 　　城建档案信息资源数字化是数字城建档案馆建设的基本条件和前提。没有数字化城建档案资源库，数字城建档案馆就没有发挥其职能的物质基础;没有城建档案资源数字化，城建档案智能化服务、城建档案信息网上利用就无从谈起，那么城建档案对外开放进行信息交流，实现信息资源共享也很难达到预期的效果。所以，城建档案信息资源作为基本资源，在量的积累上要达到一定高度，经过整合之后能普遍应用于社会生活的各个领域，进一步丰富并优化城建档案馆馆藏，不断丰富和完善城建档案资源建设，使城建档案信息不断“数字化”，是城建档案工作追求的价值目标，也是创新的基础。 　　四、更新管理手段改善服务方式是创新的目的 　　由于城市建设的飞速发展和越来越高的应有要求，以及计算机技术和网络技术的普遍运用，出现了大量的电子文件与数字档案，这些新型城建档案管理无法运用传统的模式和管理手段来实施。因此，必须创新管理手段，建设现代化的城建档案管理与服务系统。 　　(一)要实现城建档案管理现代化。通过城建档案信息化，城建档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，通过计算机录入大量的城建档案信息并在档案整理过程中编制各种专题目录，真正实现城建档案资料方便快速检索，实现手工检索向计算机检索的全面过渡，从而大大提高了城建档案检索的效率。 　　(二)在服务方式上要创新。随着信息技术的广泛应用，城建档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，服务方式应随着形势的变化不断创新。一是让公众熟悉和了解城建档案工作，扩大城建档案工作的知名度。二是宣传城建档案意识和宣传城建档案工作，变“看摊守业、等客上门”等被动式服务为主动式服务方式。同时改变传统的城建档案利用服务模式，逐步建立起电话咨询、主动清查到期建筑物、计算机联网等城建档案利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位主动地服务，通过城建档案信息的上网和新开发的建筑物地理位置查询，可以向利用者提供更加准确的馆藏城建档案，提高了服务的及时性与准确性。 　　五、加快城建档案信息化建设是创新的重要内容 　　(一)加快城建档案信息化基础设施建设。建设数字化城建档案馆，就要加强库房建设、馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、城建档案干部队伍建设及城建档案服务利用工作等。加强城建档案管理现代化软硬件基础设施和城建档案信息应用系统建设。尤其是推进计算机管理城建档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高城建档案信息化水平。 　　(二)加强城建档案资源的数字化建设。城建档案资源数字化是城建档案信息资源建设的一个重要方面，也是城建档案信息化建设迫切性所在。目前，大量电子文件的产生推动了城建档案信息化建设，及时接收各归档单位产生的电子文件，并加强对收集归档的电子文件进行有效管理，实现城建档案信息处理计算机化，信息存储数字化。 　　(三)加强城建档案信息网络建设。通过软件系统对所有城建档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研、统计等各个方面能够实行计算机的有效管理和控制，实现城建档案工作自动化。该系统应是以城建档案馆为中心，覆盖全馆的应用系统。 　　(四)扎实推进城建档案数据库建设数据库是网络的信息资源，数字城建档案馆必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设，然后开展对重要城建档案的数字化建设，建设高质量、高水平的全文信息数据库，逐步将所有馆藏城建档案全部数字化。总之，我们城建档案工作部门要抓住信息化建设的大好机遇，与时俱进，全面开发城建档案信息资源，积极探索信息时代城建档案工作的新思路，大力开创新时期城建档案工作的新局面。