电子档案管理-汉中档案局.pptVIP

电子文件管理与纸质档案数字化 汉中市档案局 郭金光 2015.5.28 电子档案目前遵循的原则是 存量数字化，增量电子化 对应的移交方式是 1、移交档案数字化的副本 2、文书类电子（档案）的移交 3、电子文件归档的几个技术 档案数字化副本移交 1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。 2、移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时，其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。 各级档案行政管理部门负责对档案数字化副本的移交、接收工作进行监督、指导和检查。 档案数字化副本移交 3、纸质档案数字化 ??? （一）纸质档案的扫描色彩模式统一采用彩色模式，一般选择扫描分辨率≥300dpi，文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。扫描的文件采用JPEG或TIFF格式存储。 档案数字化副本移交 （二）扫描图像的命名，卷内文件与归档文件采用不同的命名方式。 ??? 1、卷内文件 扫描图像放在以案卷级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为案卷级档号后加3位卷内顺序号，中间以“-”连接。具体形式为：全宗号-目录号-案卷号-案卷顺序号。 举例：011-001-0055-001 档案数字化副本移交 2、归档管理文件 扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为文件级档号全宗号、归档年度、保管期限、机构（问题）、件号，中间以“-”连接。 举例：011-2014-永久-001 档案数字化副本移交 3、科技档案及专业档案的档号 案卷级档号命名规则：全宗号、分类号（专业代号）、案卷号、顺序号（或件号），中间以“-”连接。 简化整理以件为单位的档号规则：全宗号、分类号（专业代号）、归档年度、保管期限、问题（类别）、件号，中间以“-”连接。 档案数字化副本移交 4、扫描后的原始图像应按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《陕西省纸质文书档案数字化操作规范（试行）》（2009）的要求，做好图像优化处理、目录建库、数据挂接等工作。 档案数字化副本移交 5、非纸质载体档案数字化 照片档案一律按彩色模式进行扫描，扫描后的照片以JPEG格式存储。5吋以上照片建议扫描分辨率≥400dpi，5吋以下照片建议扫描分辨率≥600dpi。照片档案扫描图像放在以照片档号命名的文件夹下，扫描图像档号命名规则为照片档号加3位件内顺序号，中间以“-”连接。 档案数字化副本移交 视频档案存储采用MPEG2格式，DVD质量，采样方式帧数（帧/秒）设为25帧/秒、视频码率（Mbps）5Mbps及以上标准、分辨率设为720*576，音频设定音频采样率为48KHZ，音频码率为384k立体声，采样精度设为16。 档案数字化副本移交 6、档案数字化副本移交 ??? （一）档案数字化副本的移交，应包括目录数据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应的图像数据档号一致。 （二） 各单位移交的目录数据必须符合《文书档案电子目录数据库结构与交换格式》的规定，确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范，可采用XLS、DBF文件格式移交。 二、文书类电子档案的移交 1、电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 2、各级档案移交单位应切实履行电子档案移交的职责；各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督指导；各级国家综合档案馆应切实履行电子档案接收的职责。 3、各级档案移交单位应当自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对有特殊要求的电子档案，可以适当提前或延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。 4、电子档案移交的基本要求： （一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的格式组织档案数据，数据结构应符合《文书类电子文件数据存储结构要求》，元数据应符合《文书类电子文件元数据方案》； （二）电子档案的格式应符合国家标准要求。应当采用OFD、CEB/X或其它国家允许的版式格式，目前允许使用PDF或者PDF/A格式； （三）长期保存的电子档案应有相关的纸质、缩微制品等载体，并应当在元数据项中著录相关信息； （四）采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交； （五）移交单位应当将移交的电子档案制成副本，并在本单位至少保存5年； （六）电子档案移交单位应当配备具有电子档案数据整理、数据与载体检验、格式转换、数据封装、数据移交等功能的系统。 电子档案的移交流程