AGEW-QS-MD001 文件记录编控总则D0(试行).docVIP

签名/日期 部门/职务 签名/日期 部门/职务 编 制 会 签 会 签 会 签 会 签 审 核 批 准 文 件 审 批 修 订 记 录 版本号/修订号 修订内容简述 修订人 批准人 生效日期 发 放 范 围 全公司 文 件 记 录 编 控 总 则 1目的： 为了规范公司管理体系受控文件记录的管理，使其形式统一，使用范围明确，在用版本得到有效控制，从而确保各个流程及各作业岗位正常运转。 2适用范围： 本程序适用于质量和环境管理体系有关的所有文件。 3职责与定义： 3.1职责 3.1.1 质量部负责与质量相关的一级（程序）文件、质控类二级（作业）文件的受控、发放，受控原件的保管和处理。 3.1.2 EHS部负责与环境、职业健康、安全相关的文件的编写、受控、发放，受控原件的保管和处理。 3.1.3　各部门文控人员负责质量相关的文件的编写与实施，非质控类二级（作业）文件及记录表格的编写、受控、发放，受控原件的保管和处理。 3.1.4 各部门主管/经理负责相关文件的审核或批准。 3.1.5 各事业部总监负责本事业部内相关文件的批准。 3.1.6 总经理负责跨事业部相关文件的批准。 3.2 定义 3.2.1 一级文件——即，程序文件。规定各工作程序、管理规定等的制度性文件。 3.2.2 二级文件——即，作业文件。包含操作规程、工艺流程、岗位职责、任职条件等控制类文件，以及作业指导书、产品标准、检测标准规程等作业指导类文件。 3.2.3 受控表单——即，报告或记录模板。包含但不限于生产记录文件、质检记录或报告、设备的各种记录计划表单等。 4 规定内容： 4.1 通用格式 4.1.1 文件/记录名称（电子档）内容及顺序为：文件/记录编号 + 名称 + （版本 修订号） 例： AGEW-QS-MD001 文件记录编控总则（D0）4.1.2 版本 与ISO9001:2015和IS014001：2015标准相适应的公司体系类文件及记录版本号为D。 4.1.3 修订号 新建文件记录的修订号为0，每修订更新一次，修订号随之递增（0，1，2，3… … 4.1.4 字体字号 页眉页脚 —— 字体为“隶书”加粗，公司名称字号为15号，其他内容字号为12号； 审 批 页 —— 标题字体为“华文仿宋”加粗，字号为22号； 表头字体为“华文仿宋”加粗，字号为14号； 标 题 —— 字体为“华文仿宋”加粗 ，字号为14号； 英文字体为“Calibri”，字号为14号； 正 文 —— 中文字体为“华文仿宋”，字号为12号； 英文字体为“Calibri”，字号为12号。 4.1.5 页眉页脚及审批页 页眉包含：公司名称、文件类型、文件编号及名称、版本号、修订号、页码； 页脚包含：文件的发布日期、执行日期（临时文件为到期日期）。 受控文件、记录表单的审批、修订记录及发放范围，须以如下格式附于每份文件首页，修订者每次修订文件后要填写修订记录，并明确给出文件的发放范围。审批页页码为“0”。 4.1.6 文件的密级分类及控制要求 所有质量与环境体系文件的密级分类确定，密级文件的管理方式，均需严格遵照公司《公司文件密级管理规定》中的要求执行。 4.2 文件结构 AGE质量与环境体系的受控文件统一由如下结构组成： 1 目的（该文件编制的目的） 2 适用范围（该文件适用于的部门、情况或过程） 3 职责与定义（该文件中规定的部门职责与相关术语的定义） 4 工作流程/规定内容（该文件主体内容） 5 相关文件（列出与该文件相关的文件名称及编号） 6 相关表单（列出该文件中涉及到的表单名称及编号） 7 附件（如有附件，将内容添加到此处） 4.3 编号规则 4.3.1 文件/记录编号按以下示例进行 4.3.1.1 文件/记录编号规则 公司名称 文件类别 – 项目代号 - 分类号 +顺序号 4.3.1.2 文件编号代码 公司名称 AGE ? 项目代号 ? 项目代号 文件类别 人事类 HR 仓库类 CK 程序文件 P 行政类 XZ 设备类 SB 作业文件 W 质量体系类 QS 生产类 耗材 SC 记录表单 R EHS类 EHS 仪器 SI 分类号 供应商管理类 SQE 研发类 耗材 RC 检测报告 TR 采购类 CG