浅谈秘书的角色意识和其培养.docVIP

2 0 0 4年9月 佳木斯大学社会科学学报 Sep., 2004 第22卷第5期 JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITY Vol.22 No.5 ① 浅谈秘书的角色意识及其培养 崔永江 (佳木斯大学校务办公室,黑龙江佳木斯154007) [摘 要]作为在政府机关工作的秘书人员,要真正的为领导做好政务性、事务性服务,就要弄清自己的社会角色和分工,努 力培养和强化正确的角色意识,这样才能明确职责和任务,顺利完成领导交给的各项工作,更好的为领导提供各种服务。了解秘 书的角色意识及其培养,对于加深秘书对自身的认识和开发其潜能,改善机关工作作风,提高办公效率,都具有很大的现实意义。 [关键词]秘书;角色意识;培养 [中图分类号]C931.46 [文献标识码]A [文章编号]1007-9882(2004)05-0151-01 作为在政府机关工作的秘书人员,要真正的为领导做好 政务性、事务性服务,就要弄清自己的社会角色和分工,努力 培养和强化正确的角色意识,这样才能明确职责和任务,顺利 完成领导交给的各项工作,更好的为领导提供各种服务。了解 秘书的角色意识及其培养,对于加深秘书对自身的认识和开 发其潜能,改善机关工作作风,提高办公效率,都具有很大的 现实意义。 一、秘书在领导活动中担任的角色 秘书是为领导服务的,为领导服务是秘书第一位的基本 职能,秘书活动都是围绕领导活动展开的,领导的活动涉及到 哪里,秘书的活动范围就要扩大或延伸到哪里,领导活动规定 了秘书活动的基本范围和行动指向,这就决定了秘书人员的 从属性与辅助地位,在决策过程中秘书是重要的参与者,而不 是决策者。因此,秘书人员在工作中,一定要清醒的认识自己 所处的位置,对自己有一个全面的认识,不能超越职权范围自 作主张,自行其事,在工作中要不断的规范自己的言行,使自 己的言行始终符合秘书的身份和地位。概括地说,秘书的基本 角色是领导的助手,基本职责和作用是协助领导开展活动,为 领导作好参谋。然而,秘书工作的被动性,并不意味着秘书工 作是消极的无所作为的,关键是秘书人员要努力在被动中争 取主动,充分发挥主动精神,在工作中要敢于提出工作建议, 敢于发表自己的意见,而不是电话铃响接一下,文件到了转一 下,上级来催动一下,被动地等待领导布置工作,要经常对下 一步工作进行一些预测,并及早的分析和提出工作中可能出 现的问题,即自觉地在宏观预测和超前一步上下功夫。 二、秘书人员的角色意识及其培养 秘书的角色意识,是秘书人员对秘书角色的心理体验,是 对秘书责任、义务自我感知的心理活动。如果淡化和削弱了这 种心理活动,秘书人员就无法发挥秘书作为具有强烈社会责 任感的人的主观能动作用,就会成为一个机械履行秘书职能 的“机器”,而不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。那么,应 当怎样培养和不断强化自己正确的角色意识呢? 1.必须树立和培养鲜明的服务意识。秘书工作总的指导 方向与其他社会工作一样,都是为人民服务、为社会服务的, 所不同的是秘书所承担的每一项具体工作,都是以服务领导 为直接目的,也包括间接为基层或其它部门服务。秘书必须把 服务作为基本职能,树立自觉服务的角色意识,在领导活动和 政务活动中甘当领导的配角。 首先,要料事在先,想事在前。秘书在工作中要有超前意 识,要把工作的主动权掌握在自己手中,如果事事要领导催着 办,秘书只能是疲于应付,捉襟见肘。一名优秀的秘书,一定要 有超前敏感性和准确的直觉,对问题要有较强的分析、判断能 力。领导在发表意见、看法时,对工作做出正式部署前,秘书应 当凭工作直觉事先领会其内涵,判断出领导的意图,这是超前 工作的前提。要做到这一点并不难,只要我们在平时工作中, 多观察、多总结便能体会到。其次,要随机应变,反应迅速。秘 书在处理事务时,有时应事先准备好方案,计划往往与现实不 符合,需要部分修正或推倒重来,在实际工作中,许多事情,若 死守条条框框,往往行不通,必须把握好原则性和灵活性的统 一,在不违反原则的前提下变通处理,一个方案不行换另一个 方案。例如,客人按照约好的时间来访,可是领导因为有事要 办突然出去了。此时,秘书人员就应随机应变,根据具体情况, 变通处理。准确的判断、机敏的行动对于秘书人员来说尤为重 要。 2.必须树立和培养积极的参谋意识。秘书的参谋工作,与 其他工作一样,都是为领导服务的,具有对领导者的从属性, 不过它更直接从属于领导者的决策行为。秘书要在坚定执行 领导决策、决定的前提下,把强烈的社会责任感和事业心转化 成为积极的参谋意识,为领导出主意,想办