-423文件控制程序.docVIP

1 目的 1.1为使文件管理规范化、制度化和统一化，确保公司所有文件能够安全有效地管理和使用，同时符合质量管理体系对文件的要求。 2 范围 2.1本程序适用于公司的所有文件和外来文件资料。 3 流程 4 文件分类 4.1质量手册； 4. 2 程序文件； 4. 3管理制度或细则 4. 4 表单/表格、记录； 4. 5技术文件：指本公司设计、编制的产品图纸、工程规范、工程标准及作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程、在生产或设计过程中所需使用的工艺文件、工序卡片）等； 4. 6外来文件：顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（例如：政府、安全与环保法规及国际/国家标准或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准）等； 4. 7质量管理体系文件在控制上分“受控”文件和“非受控”文件二种。 4.7.1“受控”文件是指涉及公司重大经济活动、营销策略、财务状况、生产技术等方面应该也可以受到控制的文件； 4.7.2“非受控” 是指该文件用于与其它单位（如顾客、供方、同行业单位等）交流或内部临时参考使用。此类文件因不在本公司，无法予以控制。 5 职责 5.1综合部负责组织相关职能部门编写质量管理体系文件，并控制其修订、评审、发放、和归档等管理； 5.2 技术部负责技术文件图纸和标准、规范、规程及相关技术资料的归口管理。 6 程序 6.1文件编制 6.1.1质量管理体系文件 a) 质量手册由综合部负责组织编写； b) 程序文件和有关质量管理规定制度由综合部负责组织相关部门编写； c) 作业指导书由各业务部门结合作业活动的特点和程序文件的控制要求，负责组织人员编制； d) 技术图纸文件由相应的技术人员编制。 6.2文件识别 6.2.1公司自己编制的文件和表单/表格、记录如无其他规定一律加编文号/记录号，和版本号/修订号。文号/记录号和版本号/修订号的编制按《文件记录标识管理细则》执行； 6.2.2技术部负责各类技术规范等生产、技术中适用外来文件的识别、确认。 6.2.3综合部负责有关国家及地方法律性文件和行政性文件的识别和确认。 6.2.4所有外来文件有编号的保持原编号；填写《外来文件清单》予以识别，按照需要使用的部门分发； 6.2.5对标准、规范、规程等外来文件应实施动态管理。每年元月中下旬，综合部和技术部负责根据外来文件的来源查询是否有更新，当有新更新时应及时清理，更新，撤出作废版本，以保证其有效性； 6.2.6综合部汇总公司所有质量管理体系文件，并填写《质量体系文件资料总目录》； 6.2.7当同样的文件分发到不同部门，为便于识别，在文件上加分发号。分发号的编制按照《文件记录标识管理细则》的规定确认； 6.2.8“受控”文件发放时应按照《文件记录标识管理细则》的规定予以标识； 6.2.9文件修改、更新或换版，按照《文件记录标识管理细则》的规定予以标识； 6.2.10作废的文件需要留用的，按照《文件记录标识管理细则》的规定予以标识。 6.3文件审核 6.3.1质量手册和程序文件由管理者代表审核； 6.3.2作业指导书由管理者代表审核或分管副总经理审核； 6.3.3技术图纸的审核由技术部部长负责。 6.4文件批准颁布 6.4.1质量手册和程序文件由总经理批准； 6.4.2作业指导书由分管副总经理批准； 6.4.3技术图纸由分管副总经理或总经理批准； 6.4.4行政管理文件和质量体系管理文件在批准后予以颁布； 6.4.5表单/表格、记录随相应的程序文件一起批准颁布。 6.5文件发放 6.5.1 质量管理体系文件中的图纸技术资料的发放由技术部发放，其余由综合部统一发放，“受控”文件的发放范围：总经理、副总经理与质量有关的各部门主管及工作必需的人员及相关供应商和第三方认证机构，具体由综合部和技术部根据“确保在使用处可获得适用文件的有关版本”的原则编制《文件资料发放范围表》，根据此表确定发放范围。文件发放时填写《文件资料收发登记表》，由接收人签收。 “非受控”文件的发放范围：需要方,对于“非受控”文件，本公司不负责其修改和换版 7.1 《文件记录标识管理细则》 M-01-2006 7.2 《设计开发控制程序》 CJQM-760-2006 7.3 《电子文档管理制度》 M-21-2006 7.4 《档案资料管理制度》 M-10-2006 8 相关 浙 江 创 佳 汽 车 部 件 有 限 公 司 文件控制程序 文件编号：CJQM-423-2006 版本号：A/0 第 5 页 共 6 页