内蒙古三资源有限公司北京代表处管理制度.doc

内蒙古三维资源有限公司北京代表处管理制度 （征求意见稿） 内蒙古三维资源有限公司北京代表处是内蒙古建元煤焦化有限公司在北京设立的行政管理机构以及项目协调中心，目前尚未在北京注册成立公司。为了规范本代表处管理工作，制定本制度： 第一章 总则 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程。 第二章 财务管理制度 一、本代表处所有经费开支实行审核制，单笔报销在2000元人民币以下的由财务经理审核签字即可，单笔报销金额在2000元人民币以上10000元人民币以下的须经CEO审核批复后予以报销，其他所有员工没有费用审批权限；CEO单笔费用报销上限不超过10000元人民币； 二、代表处差旅费开支制度 出差根据需要，由决定选用交通工具公司职员出差期间，住宿费实际报销金额超出的标准，需由部门经理或带队经理说明原因，报经审批后支付。 车辆维修费及汽油费管理制度 　　 公司车辆维修保养由办公室统一管理，应指定维修点，维修费用　　 车辆的易损备品备件由办公室统一安排采购。需用时应办理领用手续，并由办公室建账予以核销使用； 　　 公司汽油票由办公室统一保管并设账登记使用。 　办公费用、会议费用及其他费用管理制度 　　 公司办公用具由办公室统一采购、管理； 　　 办公室设立账册登记公司办公用品的采购、使用情况； 　　 办公室财产台账为财务部附设账册； 　　 办公室应对各部门领用的办公用品情况进行造册、登记、定期通报； 　　 公司各部门因工作需要，需邀请有关单位人员召开会议的，应由部门经理提出建议，报批准，其会务工作由办公室统一安排； 　　 有关工资、奖金、福利费等各项津贴的发放标准　行政费用报销制度 　　公司职员报销行政费用应填写报销单，由经办人员填写，公司主管领导签字认可后报送财务部按照本制度有关规定进行审核，并按本章第1条的规定进行审批支付； 　　 应酬、礼品费用支出实行一票一单、事前申报制，批准后方可实施； 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 制度规范 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，CEO签发；凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。 文件管理流程设计 内部文件管理流程：起草文件→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件 二、档案管理制度 管理要点 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。 制度规范 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 流程设计