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华娱卫视财务部工作流程指引 部门各项费用的预算控制工作之开展 关于OPEX（“营运支出申请表“（参见附件1））与“付款申请表（参见附件2）“的用途 OPEX（“营运支出申请表”）表示在未来一段时间内，需要就某个事项或是某种需要而发生有关费用的申请。它代表一个事先的告知与批准。在OPEX得到适当批准后，就表示管理层业已同意OPEX所申请的事情或事项。 在OPEX得到批准后，相关部门就可以就该事项去与供应商商谈有关细节，包括草擬合同(需注意合同簽程的相關規訂)，支付款项的具体情况，送货与验货等。 “付款申请表”表示某具体金额的款项需要由公司向外界支付。在这个环节就需要审批付款申请，开具支票及支付款项。 用通俗语的话来说，OPEX表示告诉大家，我需要占用公司的某资源，而付款申请表示我要将该公司的资源拿出去。 在理解了OPEX与付款申请的具体情况后，我们将谈谈有关流程： 一般来说，OPEX一般有以下几种方式的申请 1) 按内容申请：例如，公司的房租、物业管理费用、网线租赁费用、公司花卉租赁费用、车辆月租费等。这些属于一个固定项目，且在可预见的未来一段时间内（一年、半年或是一个季度），都是稳定及可以估计的，故建议一次性申请。 2) 按項目申請：关于某一具体活动，或是节目版权的购买等这种，属于某一个特定的项目的，则需要按项目来申请。例如市场部门的“战神”的地面推广活动、策划部门的某个晚会等，属于一个专门的项目，故需要一次性申请这个项目的营运支出。 3) 按时期来申请。如果该费用并不合适按项目来申请，例如金额不稳定或是某些金额在未发生前不能确定，需要进行估计的，则可以考虑按时期来申请。例如公司日常饮用水、公司水电费、员工工资及连带费用、租赁车辆所产生的路桥费油费及司机加班费等，则可以采用预先估计一个合理的使用量，按一个时间（一个季度、半年或是一年），来进行申请。 4) 制作费用的申请。因为制作部门所涉及的费用项目非常多，故一般建议制作部门按各节目在一季度内所拍摄的集数之总合来申请。 应该说，营运支出的申请以这几种为主，当然也不排除例外情况，财务部门会根据具体情况，对例外的情况给予建议。如有任何疑問，請與財務總監或財務經理咨詢。 5) 关于付款申请，如果是分批付款或是按月付款，请按每批和每月所支付的实际金额进行申请。但是在香港，对方公司出具的Invoice或是Debit Note被视为等同于付款申请表，各部门可以在上面盖上公司付款流程所需要的印章，申请付款。 在了解了OPEX和付款申请的有关流程后，我们将来谈谈有关预算控制。 1）、财务部门已经将业经董事会批准的05年度各部门预算发给大家，为了配合管理层和各部门领导的管理需要，也为了加强财务的监控功能，现在需要各部门助理配合我们进行预算的使用情况跟进工作。 2）具体的方式可以有以下几种： A、可以使用CETV现有的“营运支出控制表”（参见附件3）由部门助理进行更新。 B、制作部门采用“Control Sheet“（参见附件4） 的方式。 C、各部门也可以使用自行设计的表格，只要能够相应的预算控制的要求就可以。（可将人力资源部的“员工成本跟进表”作为一个例子）. 3）部门助理将有关营运支出申请表或付款申请表交来财务之前，请先更新预算的使用情况，并将更新后的有关表格作为营运支出或是付款申请的附件。 所有营运支出均需按审批权限取得适当的批准。 申请部门的管理员审核申请，以决定是否有足够预算结余支持该项申请。如预算结余不足，申请部门需要递交支持申请的文件，根据审批权限获得追加预算的批准。 预算审核后，如所需採購的物品或服務的估算金額在等值HKD4,000以上，需提供2家报价；等值HKD10,000或以上的,需提供3家以上的报价。报价单之比较及预算余额之审查均需详细记录在营运支出申请表上。如在获取足够报价上遇有困难, 其原因及理由亦应详列于营运支出申请表上。 流程图如下: (i) OPEX 申请人填寫《营运支出申请表》并提供相關资料如預算明細、報價單或control sheet等——》部门主管审核——》财务複核——》管理层审批（包括TOM及更高层的管理层审批）——》申請人才可以對外落實採購物品或服務或費用支出（注意：如需對外以公司名義簽訂任何帶法律效力的文件，均需進行“終結報告”簽程手績） (ii) 預支款或報銷 申请人填寫《付款申請表》并提供相關资料—收款人或企事業單位名稱(例如，由收款人出據附有公章的收款路徑)、已批准的需求申請(例如，出差申請表、預算明細)、發票或有效稅票(如屬匯總發票，即供應商需提供供貨清單)(報銷時必需提供)、收貨單(如屬物品採購)、合同及終結報告或採購單及報價單、已批准opex及control sheet等支持文件——》部门主管审核——》财务複核——》管理层审批（包括TOM