企业档案管理制度教案.docxVIP

公司档案管理制度第一章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。第二章 档案归档第四条归档范围通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等。员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。供应商档案。质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。标准操作规程。验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。行政类文件： 行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；人事任命、劳动纠纷等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录。第五条 归档时间各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档；员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续；记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；其他文件每周一集中归档一次。未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。第六条归档份数原件全部归档，并注明份数、出处。使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。第七条归档要求由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。第八条 归档手续各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。第三章 档案的收集与整理第九条 档案的收集由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。第十条 档案的整理档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：GM/ 01 —**—***7、8、9位代表流水号001～999。 5、6位为档案柜号。