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江苏国泰国际集团新技术有限公司 JIANGSU GUOTAI INTERNATIONAL GROUP NEWTEC CO., LTD. 产品名称 Name 密级 Confidentiality Level 一点智慧网络办公自动化系统 产品版本 Version 文档页数 Total pages V6.0 共 页 一点智慧网络办公系统档案部分说明 拟制 Prepared By 王允达 日期 Date 2006年2月21日 审核 Reviewed By 日期 Date 目录 1. 系统概述 3 2. 公文归档 3 2.1. 发文登记和归档 4 2.2. 收文登记和归档 6 3. 档案管理 8 3.1. 归档目录（档案文件） 8 3.2. 借阅申请 10 3.3. 借阅管理 11 3.4. 帐外文件添加 13 3.5. 暂归档帐外文件 14 3.6. 已归档帐外文件 15  系统概述 一点智慧网络办公系统V6.0是由江苏国泰国际集团新技术有限公司设计开发，基于最新的微软.Net技术，完全采用B/S体系结构的网络办公系统。 该系统独特的信息流设计使得信息在政府的部门内部和部门之间传递效率极大提高，信息传递过程中耗费降到最低。办公人员得以从繁杂的日常办公事务处理中解放出来，参与更多的富于思考性和创造性的工作。网络办公系统力求突出体系结构简明、功能实用、管理和维护简单易行的特点。同时为了适应不断发展变化的需要，服务目录的体系结构具有良好的可扩展性。 以下着重对本系统中的档案部分加以说明。 公文归档 本系统中，档案文件的来源主要有两个：发文、收文。常规的发文、收文流程如下图所示： 另外，对于以前的公文，比如在使用本系统之前的公文，如何方便地把它们录入到系统中呢？档案管理人员可以不经过常规的流程，把这些公文登记到系统中，然后直接归档，从而生成档案文件。下面主要介绍这种直接登记的方式。 发文登记和归档 第1步、发文登记，通知归档 档案管理人员登陆系统，进入菜单“公文管理——发文管理——发文登记”， 进入发文登记的页面，如下图： 如上图，输入发文的各项信息以及正文、附件等，然后点即可。 第2步、直接归档，生成档案文件 档案管理人员登陆系统，进入菜单“公文管理——发文管理——待归档发文”， 如上图，该页面中列出了所有待归档的发文，包括上一步中通知归档的发文，要归档这些发文，有2种操作方法： 选择发文（可多选），，点即可（同时生成档案文件）。 点一个公文进去，打开该公文的详细信息页面： 如上图，点即可（同时生成档案文件）。 正式归档的发文在“已归档发文”中列出来。档案管理人员登陆系统，进入菜单“公文管理——发文管理——已归档发文”， 该页面中列出了所有的正式归档的发文。 发文在正式归档的同时，生成档案文件。如果某个发文的档案文件被删除了，则可以先选择这个公文，，然后点重新生成该发文的档案文件。 收文登记和归档 第1步、收文登记，通知归档 档案管理人员登陆系统，进入菜单“公文管理——收文管理——收文登记”， 如上图，点， 如上图，输入收文的各项信息，正文、附件等，然后点即可。 第2步、直接归档，生成档案文件 档案管理人员登陆系统，进入菜单“公文管理——收文管理——待归档收文”， 如上图，该页面中列出了所有待归档的收文，包括上一步中通知归档的收文，要归档这些收文，有2种操作方法： 选择收文（可多选），，然后点即可（同时生成档案文件）。 点一个收文进去，打开该收文的详细信息页面， 如上图，点即可（同时生成档案文件）。 正式归档后的收文在“已归档收文”中列出来。档案管理人员登陆系统，进入菜单“公文管理——收文管理——已归档收文”， 该页面中列出了所有的正式归档的收文。 收文在正式归档的同时，生成档案文件。如果某个收文的档案文件被删除了，则可以先选择这个收文，，然后点重新生成该收文的档案文件。 档案管理 归档目录（档案文件） 档案管理人员登陆系统，进入菜单“公文管理——档案管理——归档目录”， 该页面中列出了当前年度的所有档案文件。 搜索功能 点，出现一个搜索的操作区： 选择不同的“年度”，该页面中就列出该年度的档案文件。 另外，可以利用其他搜索条件查找档案文件。比如，选择“期限”、“分类号”等条件，点即可搜索到相应的档案文件。 查看档案文件及原件 点一个档案文件记录的“题名”，就可以查看该档案文件的信息： 如上图，可以对该档案文件的一些信息，进行修改，修改后点即可。 点，则可以查看该档案文件对应的公文的信息： 打印目录 选择年度，，点，在打开的页面中，就可以打印档案文件目录。 删除档案文件 选一个档案文件，，点即可。 修改件号和