如何做好办公室5S管理.ppt

办公室5S管理 主 讲：高 峰 电话是现代企业和外界联络的重要渠道，不规范的、没有职业风范的电话方式，不但影响着个人形象，也影响着公司的外在形象和商业信誉。换言之，人们通过你在电话的表现，可以判断出你的素质，甚至公司的品位。 电话交谈所持续时间，以谈话内容多少来定：事多、 事复杂则长，反之则短。一般控制在5分钟以内。 如对方说话冗长无条理，我们要会替对方简洁归类； 当对方啰啰嗦嗦，你不愿再花费时间和他无聊地谈下去，你可礼貌地说：“我不想占你太多时间，有事再联系，好吗？” 或 “耽误了你很长时间了，以后再联络，好吗？”或者说自己马上要参加重要会议 职场人员要告诉亲朋，无特殊情况不要在上班时间打自己电话（包括手机）。因为上班时间每一分钟都是属于公司的，坚决反 对在其时间段煲“电话粥”。（此类情况应视同旷工。） 1、公共场所，如商场、车站、车上、公园内等接听 电话不要大声喧哗； 2、会场、剧场（影院）、加油站、医院等场合，原则上关机；3、在办公区要将手机铃声调小、或调到振动档；4、职场人员的手机不提倡设各种流行彩铃，尤其是一些搞怪彩铃， 与办公气氛和职场人士的身份不符。5、办公区接打手机要简洁明了,不要喋喋不休，不要大声嚷嚷； 6、在多人共公办公场所接打手机时，最好走出去，以免干扰他人。   （案例：各类企业工作环境之比较） 　　　　　　　　１、每月最后一个工作日结束前二十分钟，检查、 　　　　　整理个人及公共资料、文件等； ２、保留经常使用和绝对必要的资料。如客户资料、合　　 　　　　　同协议、培训教材、专业资料，以及要经常使用的　　 　　　　　公司信笺、信封、介绍信、正在使用的各种空白表单。 ３、保留机密文件和公司标准作业书（工作说明书），　　　 　　　　　以及公司现行的所有文件。 ４、保留本岗位工作轮换时必须移交的其他专业资料。 ５、废弃过时和没有必要的资料。 1、 整理所有文件资料，并进行分类。 2、所有文件夹（盒）均需有名称标识，名称标识字体大小、款式 要一致。 3、不同类别的资料要分放在不同的柜格里。 4、 如柜格有限，不同类别的资料必须放在同一柜格的，可选用 不 同颜色同一款式的文件夹（盒）以便识别。 5、 同一类资料达10个文件夹（盒）以上的，不仅要标明资料名 称，还要标明文件夹序号（用阿拉伯数字），并按序号顺序 排列。 6、 如没用序号的，要在文件夹（盒）上划斜线。 7、每次使用完毕，文件资料要立即归位。 　 ６、丢弃或销毁不用的资料文件： 所有废止的机密文件和管理制度，如考 核制度、薪资制度、销售方略、实施细则、财务 制度、生产制度等等，都必须由行政部在公司宣布 废止时收回，除各留一份存档外，其余一律粉碎。此 文件资料属管制销毁，其他部门和个人无权销毁或丢弃。 ７、 一般的废弃表单或其他资料背 面可以再利用（节约）。 九、资料文件的清理 1、过期的通知书、联络单、招待卡、贺年卡、礼仪性信函、便条修 改打印完毕后的手稿和无保留价值的传真可以及时废弃。 2、 一般性报纸保存一个月，专业性报纸保存二年，专业性杂志保 存三年，地方政府机关报如广西日报、南国早报由行政部完整地 各保存一份，存期一年，过此期限即可送后勤部门处理。 3、公司在各个历史时期获得的奖牌、奖杯、奖状、证书以及各领 导人视察时的照片等物品要造册登记，并永久保存。 4、各部门工作表单及相关辅助资料原则上须妥善保管不少二年 （财务部、人力资源部以及工程技术部门按国家相关部门规定的 标准执行）。 九、资料文件的清理 文件资料清理基准： 5、各部门工作表单、辅助资料如需销毁，在销毁前应由专人检查、清理、登记明细，并造册上报公司分管领导书面批示。 6、在公布栏张贴的通知过期