采购报销流程管理规定讲述.docxVIP

物品采购报销管理规定为了规范采购报销流程，加强物品及资金的使用管理，保障优质廉价及经营需求，特制订采购报销制度及流程。一、采购分类：1、低值易耗品根据消耗量分为集中采购和一般采购。1）低值易耗品原则上都进行集中采购，即由公司统一购买，各部门根据需要进行领用。2）为集中采购的其他低值易耗品可一般采购，由各部门自行采购。二、采购方式 ： 除一般采购方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购。 A、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购。较为有利的可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。B、长期报价采购：凡经常性使用，且耗量较大的材料，采购部门应事先选定厂商议定长期供货价格，呈准后由请购部门按实提出请购。三、采购管理规定申购人员必须详细填写物品采购申请单并办理相关审批手续。采购人员应严格按照申购项目进行采购，如有疑问及时与申购部门沟通，确认无误后及时安排采买，采购物品必须货比三家，认真对比、筛选，按照质优价廉的原则予以采购，采购物品必须带有发票，否则不予报销。验收人员必须按照收货标准仔细清点物品并及时办理入库手续。购买、验收和使用上的三个相关人员要相互监督，相互合作，共同做好此项工作，对于有争议的问题各自上报上级领导处理。5、预借现金购买后，采购员2日内必须到财务销账，严禁白条抵库超3日。6、如特殊情况需打车进行采购的，需总经理签字同意，否则不予报销。 7、采购审批权限：采购类别审批限额采购审批权限报备处统购物品不论金额多寡副总经理总经理财产支出2000 元以下副总经理总经理财产支出2000元及以上总经理无四、采购程序：1、集中采购每月一次，每月第一个工作周周五前由部门经理根据库存及需求，将《申购单》报相关行政处审查并报送审批。2、每月第二个工作周周三前购买负责人根据审批意见对物品进行采购。3、采购的办公用品需办理入、出库登记，并登记办公用品使用人。4、一般采购按照程序进行填单、审批和购买。5、临时急需的用品，可按照权限经审批人电话同意后先行购买，然后再补《申购单》、审批签字等手续，电子邮件审批手续视为有效，但需要再后补书面表格和签字手续。6、违规处理违反审批权限和程序的采购，财务部有权不予以报销；特殊情况须写情况说明，经总经理批准后方可报销。五、申购流程图总经理签批财务部负责人签批行政处填单初审申购人申请财务预支现金采购人员采购采购人员报账行政处具体操作说明：1、申购部门根据部门需求填写完整《物品采购申请单》。2、申请人拿着采购申请单依次让各部门签批。3、把签字完整的采购申请单送至采购部，由采购员进行采买。注：采购部事宜暂时由人事行政部兼任采购人员根据申请单上的参考价合计金额到财务预借现金。六、报销流程图费用报销流程总经理签字财务部负责人签批部门主管签批费用报销人具体操作说明：1）费用报销项目一般包括：汽油费、过路过桥费、外出办公餐费、外出考察费等。2）报销人把发票及原始票据依次整齐的粘贴在粘贴单上，并在费用报销单上详细注明费用详细事由。3）报销人在费用报销单上签字并让各相关领导签字后即可报销。物品采购报销流程总经理签批财务部审核行政处填单初审采购报销人具体操作说明：采购人员采购完毕后及时办理验收入库手续。采购人员拿着发票、物品验收入库单、物品采购申请单让财务填写费用报销单。采购人员拿着相关原始票据让各相关领导审批。采购人员根据签字完毕的原始单据到财务予以报销，多退少补。附件一：《申购单》附件二：《物品验收入库单》附件三：《付款申请单》附件一：申购单申购单□ 固定资产采购 □ 非固定资产集中采购 □ 非固定资产一般采购 申购部门：申购人：申购日期;需求日期:序号申 购 品 名数量单位规 格单 价小 计12345合计用途、型号、特殊要求报价说明 （固定资产和集中采购需填写）报价一： 公司名： 联系人和电话：报价二： 公司名： 联系人和电话：报价三： 公司名： 联系人和电话：询价人：行政部初审：财务部审核：总经理：注：如金额涂改则此申购单视同作废附件二：物品验收入库单物 品 验 收 入 库 单序号物资名称规格型号单位数量单价仓库签字入库日期用 购 员：一式3联：1存根 2仓库 3财务 附件三：付款申请单易宝付信息科技付款申请单申请人申请部门申请日期附单据及编号金 额币种（￥）:（大写）（小写）:付款方式○转账 ○现金 ○支票 ○期票 ○其他公司名称户名开户行帐号款项用途人力资源部负责人会计审核总经理注