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邮件合并功能在中职学校管理工作中应用摘 要： Microsoft Excel和Word是大家比较熟悉的办公软件，Excel着重对数据的处理，而Word着重对文字的处理，把它们结合起来，使用邮件合并功能可以批量地处理数据，能够快速准确地实现批量生成打印文档。作者结合多年实践经验，以打印河南省中等职业学校毕业证为例，介绍了数据处理及邮件合并功能操作的方法和步骤。 关键词： 邮件合并 中职学校管理 应用 在中等职业学校的管理工作中，打印大量的信封、信件、工资条、录取通知书、学生学籍核对单、学生证、成绩单、获奖证书、奖状、准考证、毕业证等工作对管理人员来说，任务繁重，这些文档各自的基本内容和格式都相同，只是某些项目的具体内容不同，如果单个排版输出，则必定费时费力，且容易出错，校对工作也很费力。笔者通过各种方法尝试、比较和实践，认为利用Excel和Word邮件合并功能，可以高效率地解决上述问题，且简单易学，易操作，现在以批量打印河南省中等职业学校毕业证为例，介绍使用邮件合并功能的方法和步骤。 一、分析毕业证文档中的常量和变量 毕业证文档中，“毕业证号”（即电子学籍号）、“姓名”、“性别”、“现年”、“入学年度”、“专业”、“学制”内容是可变的信息即“变量”；学生入学当年开学月份一般为九月，学生毕业年月，毕业证打印时间年月日，每年都有一个固定内容，这些内容都是“常量”。 二、建立毕业证书信息数据源及数据加工处理 为保证毕业证书信息和河南省职业学校学生学籍管理系统上的信息相一致，每年毕业生网上申请毕业后，我们一定要以学籍管理系统导出的毕业生数据库作为基础数据进行二次加工处理，生成最终用于邮件合并的毕业证书数据源，从系统导出的毕业生数据库Excel表列标题依次为“审批表序号”、“学号”、“姓名”、“性别”、“出生日期”、“入学时间”、“专业”、“计划类别”。 我们新建一个Excel表格，重命名为“毕业证书数据源.xls”，根据毕业证内容上的“变量”项目，“毕业证书数据源.xls”表中列标题依次设为“序号”、“毕业证号”、“姓名”、“性别”、“现年”、“入学年度”、“专业”、“学制”，该表中“毕业证号”、“姓名”、“性别”、“专业”列数据内容从学籍系统导出的毕业生数据库Excel表中复制粘贴即可，“毕业证号”即“学号”，注意不要粘贴错位；“现年”数据可以这样处理，在学籍系统导出的毕业生数据库Excel表中，出生日期的显示格式如“1989-06-01”所示，在该表中单击一个空白列的任意一个单元格比如I3，插入函数“=LEFT（E3，4）”，LEFT函数的功能是从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符，E3单元格如出生日期内容为“1989-06-01”，那么I3最终将显示结果为“1989”，这样我们就把这个学生的出生年份通过LEFT函数提取出来了，如果该学生是2013年毕业，在J3单位格中编辑函数“=2013-I3”，结果显示该学生的年龄为“24”，拖动I3单元格的填充句柄，将产生所有学生的出生年份，再拖动J3单元格的填充句柄，将产生所有学生的年龄，当然这个年龄的格式是不符合要求的，如何把公式去掉，只要结果呢？我们可以全选“年龄”所在列，单击右键选择“复制”命令，然后在一个空白列上任意选中一个单元格，单击右键选择“选择性粘贴（S）”命令，将打开“选择性粘贴”对话框，选择“粘贴”选项里面的“数值”单选按钮后，单击“确定”按钮即可达到去掉公式保留数值的目的。此时我们可以使用“查找和替换”命令，将去掉公式后的学生年龄小写数字替换成大写数字，再把这列大写数字复制粘贴到“毕业证书数据源.xls”表中“现年”列中。在学籍系统导出的毕业生数据库Excel表中，同样使用“查找和替换”命令，将计划类别中的“三年制普通中专”替换为“三”，“二年制普通中专”替换为“二”，“一年制普通中专”替换为“一”，全部查找替换完成后，可以把计划类别中的内容复制粘贴到“毕业证书数据源.xls”表中“学制”一列，注意防止粘贴错位。“毕业证书数据源.xls”表中“学制”一列内容完成后，利用排序功能，以“学制”为主要关键字，次要关键字为无，第三关键字为无，进行升序或降序排列，这样相同学制的学生信息就会连在一起。以2013年毕业生为例，三年制学生入学年度即为“二○一○”，二年制学生入学年度即为“二○一一”，一年制学生入学年度即为“二○一二”，输入任一学生“入学年度”后，使用Excel的“填充句柄”功能，自动填充相同学制的学生即可很快完成“毕业证书数据源.xls”表中“入学年度”数据列内容，至此“毕业证书数据源.xls”表中内容加工处理完成。 三、毕业证模板的制作 1.先拿一张空白的河南省中等职业学校毕业证书，用尺子量好它的宽度及