第四单元：简化工作,提高效率.pdfVIP

简化工作，提高效率 演讲之前，先提一个楔子。去年十二月，我在大陆深圳市人民大会堂，为市 政府处级以上官员临时安排一场演讲；因为我应美国东西大学之邀，在深圳市开 了一系列课程，刚好有一位市政府官员亦在听课，就建议市长要办一场演讲。 记得是礼拜三，深圳市长约见我，希望我拨一点时间，帮他们做一场演讲， 时间就订在下星期一的早上。各位看看，星期三中午约见，只有星期四，五两天 时间来联系（因深圳已实施周休二日），这样一场演讲要召集各单位人员来听演 讲，所有单位都要行文到，我想以他们的效率可能办不成；但是礼拜一上午我到 的时候，如期如时地举行。 负责主办的人事局长告诉我： （差点办不成，因为深圳对台办以中央没有审 批过，要暂缓办；但我告诉他说，市长已经批准了，而且要等中央通过也来不及 了，先办再说。）从这里我们可以体认到二点，第一、他们的办事效率能在短短 二天之内召集六、七百位处级以上官员来听讲；第二、他们能打破成规，突破以 往办事程序，先办再说。 那次演讲内容刚好跟今天一样，叫做 〔简化办事程序，提高工作效率〕，其 中提了一些观念。我最近又去大陆，了解他们用在香港回归之后的海关作业。由 这个例子发现，我们一直认为大陆相当落后、官僚，而且很多作业相当难以配合， 但是他们也有心大刀阔斧地做一些改善，并在短短几年中跟上来。 【高效率的方法不难，难在心态调整！】 接着，我举个现成例子，大家都知道，车辆违规停车会被拖吊，我记得早期 违规停车还由公家单位拖吊时候，每部拖吊车一天平均拖吊一、二部车，但是包 给民营之后，平均每部拖吊车拖吊二十部车以上，为什么拖吊业务改为民营之后， 效率能大幅提升十几倍？ 最近我看到拖吊车做了一个改善，效率大约提升十倍，以前拖吊的时候，把 拖吊座插进去，须另外一个人以栓卡住，然后升起来，才把车吊走；现在新设计 的挂勾只要对准插入，即自动转向，然后升高吊走，速度是原来的十倍；而且以 前要二个人，现在只要一个人。发明挂勾者，真是应该获奖。 从这里我们发现：当心态改变的时候，从公营心态改变为民营心态的时候， 效率就提升十几倍，当民营产生竞争的时候，效率还可提升十几倍。因此，我要 强调：方法不难，难的在心态，心态能调整过来，就一定能想出高效率的方法。 【做得好还要更好才叫做 「改善」】 接着我想请问各位一个问题，各位在心中想想看，有没有碰到一个这样的工 作：第一、可以赚得一个还可养家活口的待遇。第二、工作安定，不用担心关厂 裁员。第三、可以实现理想，抱负。第四、还可以同时做社会服务。请问有没有 这样的工作？我想各位心里有数，现在做的工作，就符合这四个要件。像我都还 不能符合。 有这样的工作我们怎样去珍惜它，在人生旅途中真正发出生命的光和热。我 们可从一些小故事中，来自我启发。以往我们谈改善，很多人心中都有一些负面 的联想，是不是做不好才改善。事实上谈改善，我认为刚好相反，做不好，要去 改好叫〔改恶〕，这是主管的责任、制度的责任，做得好还要更好才叫做 〔改善〕。 我相信今天很多政府机关，都已经做相当不错，明显地看到进步，像户政、税捐 稽征处….等的进步。 那么我们要怎样把工作做得好，还要更好，亦即用现有的人力做更多的事， 如果不限制的加人，基本上不叫进步，进步是经由改善让效率更高，而且做得更 轻松。谈到这里，有人会说，我们没有学过改善，所以局里应该办训练，教我们 如何改善？我一直认为改善力是天生的，也就是说，只要每个人肯用心，他（她） 的天赋改善力，就会被启发出来，只是我们受到传统知识教育及工作环境的限制， 把很多创意、改善力压抑住了。 今天我们只要把它启发出来，每个人改善泉源生生不息。所以，当我们谈工 作简化提高效率的时候，其实是肯定各位能力，以及肯定各位以往成就，才有机 会、有能力做得更好。当然提高效率绝不是要我们拚死拚活的，做得很辛苦，因 为这样违反人性。我在工商时报写专栏 〔人性化管理〕，我们希望管理能符合人 性，能轻松愉快地完成任务，即使是向高难度、高目标挑战，我们也能从容有序、 轻松愉快地去完成，这才是今天演讲的目的。 【达到高效率的秘诀】 我们来看一个在美国发生的例子，美国有一个农庄，经过统计报告发现其农 作物的产出值达平均上限的二倍，这是令人难以置信的，因一般超过上限就很难， 他不但超过上限而且竟然超过二倍。 有一位效率专家想去研究高效率原因，他千里迢迢来到这个农庄，看到一户 农家，就推门而入，发现有一位农妇，正在工作，她怎么工作呢？二只手