党群、行政类档案得整理.pptVIP

党群、行政类档案的整理 一、实施学校归档文件整理的前提条件 运用计算机和优秀档案管理软件（广州市学校执行《归档文件整理规则》实施细则第2条，以下简称“细则”）。 二、实施范围 适用于市属各级各类学校、幼儿园党群类、行政类档案的整理工作。（细则第3条） 三、“基本保管单位”概念的改变 现在改“卷”——“件” 注意：归档文件的整理单位，一般以自然件为一件，具体情形：（细则4.3） 1、单份文件，一份文件为一件； 2、套性材料（会议记录、会议纪要、刊物等）； 3、来文复文。 四、整理原则 与立卷整理原则相同：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分年度、问题和不同价值，便于保管和利用。（细则第5条） 五、归档文件整理程序 （一）分类：将不同类别的档案材料分开，采用“年度——类别（一级类目）——保管期限的方法进行分类。 （二）分年度：在同一类别中将不同年度的材料分开。 （三）分保管期限：在同一年度中将材料按不同的保存价值分开（永久、长期、短期）。 五、归档文件整理程序 例：2003- DQ11永1、2、3 -DQ12永4、5、6、…… 2003- DQ11长1、2、3- DQ12长4、5、6、7 …… 2003- DQ11短1、2、3、4- DQ12短5、6、7 、8…… 五、归档文件整理程序 第二年才整理归档的，以件为单位，同一保管期限的文件： 1、同一事由的文件集中排，成套性文件排在一起，可放最后的有刊物、会议记录。 2、按文件形成时间的先后顺序排，形成文件日期在前排前，日期在后排后。 3、未及时归档的文件，排在相应类别、相应保管期限的最后。 五、归档文件整理程序 （五）归档文件的技术处理： 主要包括：拆钉、装订、修裱，虽然不立卷了，但这些必要的技术处理还要做。 1、拆钉 2、文件的修整 （1）对文件进行托裱、修复（破损、小于B5） （2）对字迹模糊或易退变的文件应予以复制. （3）超大纸折叠（按A4规格折叠） 3、装订 已不需同软封面一起装订 （1）薄的文件用不锈钢钉或胶水； （2）厚的文件用棉线三孔一线； 五、归档文件整理程序 （六）编号 1、档号=年度号+分类号+件号 2、档号在实体上通过归档章来表示，包括：全宗号、年度、保管期限、件号（馆编件号、室编件号）、类别。 3、加盖归档章，归档章盖在文件首页上端的空白位置处。 五、归档文件整理程序 67 2006 20 XZ 长期 五、归档文件整理程序 （七）编目 编目应依据分类方法和室编件号顺序编写归档文件目录。 原则：以件为单位进行。内容包括： 1、年度号 2、分类号 3、件号 4、责任者 5、文号 ：一般由机关代字、年度、顺序号组成。 例：“穗档字[2001]8号” 五、归档文件整理程序 6、题名：文件标题 （1）一般情况下，文件只有一个题名，应照实抄录， （2）有的文件有副题名或并列题名，正题名能反映文件内容时，副题名无需抄录；不能反映文件内容时，正题名后破折号后抄副题名。 （3）有的文件没有标题或不规范，不能揭示文件内容的，要自拟标题，用“[ ]”方括号。 （4）会议记录拟题名时，应写明会议时间和主要内容。 五、归档文件整理程序 （5）附件内容重要，需要反映时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（ ）” 7、日期 文件的形成时间，填写时可分为两行。 8、页数 （1）每一件归档文件的总页数。 （2）不须像立卷时每页打页码。 （3）构成该件的各份文件页数相加。 9、备注 填写归档文件需要补充说明的情况。 五、归档文件整理程序 年度号 分类号 保管期限 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 五、归档文件整理程序 （八）归档文件目录的构成与装订 1、构成：目录夹、归档文件整理说明、归档文件目录表格。 2、撰写归档文件整理说明： *立档单位名称、成立时间； *本年度内设机构及党政主要领导人变化情况； *本年度学校主要工作情况； *本年度党群行政类档案归档情况。 3、目录夹封面和背脊的填写： 五、归档文件整理程序 五、归档文件整理程序 4、装订 可与分类方案一致。按保管期限分别装订党群