做合格文九段秘书培训.ppt

欢迎大家 --深圳市晟大光电有限公司-- 文秘的涵义和特征 ?是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。 他们以辅助工作人员和公务服务人员（ 辅助决策，综合协调，沟通信息， 辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等）为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 ?文秘工作特性是文秘工作实践中形成的。它是一个结构有序的系统，全面地反映了文秘工作特征，从基本特征，扩展到文秘工作中人、事、空间、时间、主要关系、工作效果，体现六个方面的特征。 文秘的涵义和特征 ?秘书的分类 从服务对象和经济来源来划分 ——公务秘书 ——私人秘书 从工作的分工或业务的侧重点来划分 ——文字秘书 ——机要秘书 ——通讯秘书 ——信访秘书 ——外文秘书 ——生活秘书 ——教学秘书 ——科研秘书等 文秘的涵义和特征 ?国际上秘书工作的特点 当前国际上秘书工作有四个特点 ——职业化（门类众多、具有广泛前途） ——OA：办公设备先进，自动化程度越来越高 ——秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高 ——秘书学科成为一门专业性很强的独立学科 文秘的涵义和特征 ? 秘书工作的基本特征 ?辅助性 ——主体上的从属性 ——工作上的被动性 ——权力上的非强制性 ——绩效上的间接性 ?机密性 ?文牍性 ?政策性 ?事务性 ?综合性 ——从职能范围上看 ——不承担某一具体工作 ——承担全面了解、联络、沟通 ——起全局性整体协调工作 ——从工作内容上看 ——管理事务 ——搞好服务 ——参与政务 文秘的作用与价值 文秘人员的助手作用 文秘人员的参谋作用 ?提供依据 ?出谋划策 文秘的作用与价值 文秘人员的桥梁作用 文秘人员的耳目作用 不管部作用 窗口作用 ——有什么样的领导就有什么样的文秘 文秘的作用与价值 正确看待文秘岗位的价值 ——文秘人员虽然是从事文件、资料处理工作，但对个人综合素质与能力却有较高要求； ——文秘人员虽然是做日常事务工作，但对于公司和部门却有不可替代的价值。 ——文秘人员是虽然公司的基层职员，但它可能是踏入管理阶层的第一步。 ——文秘人员虽然比较繁琐的工作，但“处处留心皆学问”，认真工作，用心感悟一定会有超额的回报。 文秘的角色定位 ?秘书人员常扮演的六种角色 二.文秘应具备的条件 文秘人员素养能力构成 二.文秘应具备的条件 文秘人员需具备的专业技能 附：专业文秘人员应具备的素质职责 一个优秀的文秘需要具备 为什么做秘书比如何做好秘书更重要！ 但是， 一个优秀的文秘最需要具备： 小测试：你是一个优秀的文秘吗 小测试：你是一个优秀的文秘吗 小测试：你是一个优秀的文秘吗 小测试：你是一个优秀的文秘吗 总结：文秘人员成长无止境 老鹰是世界上寿命最长的鸟类。它一生的年龄可达70岁。要活那么长的 寿命，它在40岁时必须做出困难却重要的决定。　当老鹰活到40岁时，它的爪子开始老化，无法有效地抓住猎物。它的 喙变得又长又弯，几乎碰到胸膛。它的翅膀变得十分沉重，使得飞翔十分吃 力。它只有两种选择：等死，或经过一个十分痛苦的更新过程。　150天漫长的操练，它必须很努力地飞到山顶。在悬崖上筑巢停留在那 里，不得飞翔。老鹰首先用它的喙击打岩石，直到完全脱落。然后静静地等 候新的喙出来。它会用新长出的喙把指甲一根一根地拔出来。当新的指甲长 出来后，它们便把羽毛一根一根地拔掉。5个月以后，新的羽毛长出来了。 老鹰开始飞翔，重新得力再过30年的岁月！ 三.九段秘书工作法 九段秘书工作法----你的价值在哪里？ 四.结果导向之态度 一是认识问题，不懂得什么是结果； 二是态度问题，不愿意做结果； 三是能力问题，做不出结果。 案例：70颗撞钉的故事 顺德纺织集团在9月份的时候，接了一个合同；有一款衣服需要打五种撞钉，合共70颗。其中有两种撞钉打破衣服的机率特别高，成功率只有60%。当时有个跟单小郑主动承担这项工作。 1、协调客户看方案能否改，客户说70颗撞钉的拼图 是卖点； 2、选了三家合作厂家，选定一家后派专门技术人员 来解决这两种撞钉的问题； 可出货时其中一种原来认为没有问题的撞钉出问 题了！最后交货延期，造成损失18000元； 1、罚：要他承担责任，一个对他而言很大的损失，无论他是出于多么好心…… 后果：我做的越多，犯错误的概率就越大，最后就会形成多一事不如少一事的心态。 事情没人做自己做，只是发展问题，走的慢而已。 2、不罚：批评一下，但鼓励他的精神