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代理商大会筹备流程及注意事项 代理商大会涉及工作繁多、琐碎，如何才能有条不紊地开展组织工作？ 接到会议筹备任务，组织者首先要做： 一、将所有工作分类罗列； 二、详细分工，责任到人； 三、随时控制各项工作进程。 方法 ——  1、住宿：接机/接车 订房； 2、会场：场地租赁 所需会场服务； 3、用餐：场地确认 所需用餐服务。 4、由此三项工作派生出的其他所有工作细节 …… 以“菲林格尔06年全国代理商大会（2月20日-21日期间）”筹备工作为例： 组织者的前期工作： 一、将所有工作分类罗列，制成《2011年2月代理商大会筹备工作进程检索表》； 二、所有工作分配给相关部门，并责任到人； 三、定期召开责任人碰头会，确认各项工作的进展情况。 细 节 2月20日上午始，代理商逐渐到达公司—— 1、大门口欢迎牌； 2、门卫处发放“来宾卡”； 3、设置专用接待室。 细节： 有醒目的接待室标志（接待室可以避免代理商无着落感，同时不会到处乱窜影响员工正常工作）； 接机/接车的陪同人员全程陪同所接代理商（陪同人员必须起到引导的作用，将代理商领入专用接待室，及时接收/反馈代理商的其他要求并妥善处理，如返程票订购）， 接待室里准备鲜花、饮水机、足够的一次性茶杯、禁止吸烟标志等物品； 做好其他卫生工作，如白板擦洗干净，地面清爽，桌椅整洁。 1、建立筹备组委会； 2、对各人的工作内容及达成要求作详细描述； 3、明确个人的工作职责。 细节： 工作分配时，尽可能的将工作内容详细说明，包括达成要求及注 事项。彻底而放心的分工才能真正使工作得到分担。 1、第一次：工作分配； 2、第二次：与各工作责任人分别沟通，如参与过往届筹备工作，可对以前 的得失进行总结，并在此基础上讨论本次工作的方法；不管怎 样，组织者与工作责任人必须就工作方法的重点及注意事项达 成共识。 3、第三次：准备工作进行到1/2至2/3左右时，各工作责任人再次碰头，汇 报各自工作的进展情况，如有疑问，及时解决。 4、第四次：会议开始前一天，备报所有准备工作的完成情况，并强调次日 会议安排及注意事项。 * 代理商大会筹备流程及注意事项 一、将所有工作分类罗列，尽量详细！ （一）、按时间顺序，在脑海里预演整个会议的全过程，所有细节一 点一滴过滤，并且要求不止一次； （二）、不能漏掉任何微小的事件，大胆设想你所能想到的意外。 因为， 每项工作能否流畅进行， 取决于组织者的细节考虑是否到位。 代理商大会筹备流程及注意事项  主要工作块 —— 住宿 、 会场 、 用餐 代理商大会筹备流程及注意事项 代理商大会筹备流程及注意事项 住宿—— （1）、为防止人数临时变化，在预订基数上适当预留几间（具体 预留数量根据实际情况而定）。 （2）、考虑个人要求； （3）、不是所有人都必须要住； （3）、明确房间的单价里是否包含早餐及建设费。 细节： 考虑季节性因素，先尽早初步预定房间，数量可以不完全准确，待所有代理商到达人数确认后，再次调整房间数量； 如有鲜花、水果、卡片等物品需放入房间，提前通知酒店 分配数量、要求及放置/更换时间； 与酒店确认房间电话是否开放长话，吧台是否关闭。 代理商大会筹备流程及注意事项 会场—— （1）、会场的价格； （2）、使用要求：场地大小、桌椅数量及摆放要求、台卡制作、音 响设备、茶水服务、会场指示牌、横幅等； 细节： 会场租赁洽谈时同时，尽可能的将所需服务与酒店确认是否可行，达成一致后书面签字确认； 明确酒店服务的内容，要求酒店在会场设专用服务员，避免出现临时情况无人可寻。 代理商大会筹备流程及注意事项 用餐—— （1）、为防止人数临时变化，在桌数预订基数上适当备1至2桌（具 体数量根据实际情况而定）； （2）、最大限度的利用空间； （3）、确认用餐类型（午餐/晚餐）、价格、菜单，确认酒水品 种及提供方式（尽量协商自行携带，可适当收取开瓶费）； （4）、用餐指示牌、座位总名单、各桌台卡名单等的制作及摆放/更 换时间； 细节：