Access2003报表的建立与维护.pptVIP

第8章 报表的建立与维护 8.1 认识报表 8.2 使用报表向导创建报表 8.3 自动创建报表 8.4 使用图表向导创建报表 8.5 使用标签向导创建报表 8.6 使用设计视图创建报表 8.7 修改报表的布局 8.8 创建子报表 8.9 预览和打印报表 8.1 认识报表 8.1.1 报表的结构 报表可以包含报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚和主体等5个部分，如果对报表中的记录进行了分组，报表还可以包含组页眉和组页脚。在报表的设计视图中，区域被表示成许多带状区域，和窗体中的带状区域一样，可以改变长度和宽度的大小。报表中的每个部分只会在设计视图中显示一次，在打印出来的报表中，某些部分可能会重复多次。 1. 报表页眉 在报表的顶端，显示报表的标题、图形或说明性文字，每个报表对象只有一个报表页眉，一般是以大字体将报表的标题放在报表顶端的一个标签控件中。 2. 页面页眉 显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉。 3. 组页眉 组页眉主要是通过文本框或其他类型的控件显示分组字段等数据信息，可以建立多层次的组页眉和组页脚，但不可以分太多的层，一般不超过3～6层。 4. 主体 打印表或查询中的记录，是报表显示数据的主要区域。主体用来处理每条记录，其字段数据必须通过文本框或其他控件绑定显示，主要是复选框和绑定对象框。根据主体内字段数据的显示位置，报表又划分为多种类型。 5. 组页脚 组页脚主要是通过文本框或其他类型的控件显示分组统计数据。组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用，可以选择“视图”→“排序与分组”命令，在“排序与分组”窗口中进行设置。 6. 页面页脚 通过文本框和其他一些类型的控件，在每页的底部显示页码或本页的汇总说明，报表的每一页有一个页面页脚。 7. 报表页脚 显示整份报表的汇总说明，每个报表对象只有一个报表页脚。 8.1.2 报表的类型 报表主要分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。在各种类型的报表设计过程中，可以根据需要在报表页中显示页码、报表日期甚至使用直线或方框等来分割数据。报表设计也可以设置颜色和阴影等外观属性。 1. 纵栏式报表 也称为窗体报表，一般是在主体区域中以垂直方式显示一条或多条记录。纵栏式报表中记录的字段标题和字段数据在每页的主体中一起显示。 2. 表格式报表 以整齐的行、列形式来显示记录，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。与纵栏式报表不同，表格式报表记录的字段标题不是安排在每页的主体中显示，而是在页面页眉中显示。可以在表格式报表中设置分组字段，显示分组统计数据。 3. 图表报表 指包含图表显示的报表类型，在报表中使用图表，可以更直观地显示数据之间的关系。 4. 标签报表 是一种特殊类型的报表，在实际应用中，经常会用到各种标签，例如物品标签、客户标签等。 8.1.3 报表的视图类型 Access 2003提供了报表的3种视图类型，即设计视图、打印预览视图和版面预览视图。设计视图用于创建和编辑报表的结构。打印预览视图用于查看报表的页面数据输出形态。版面预览视图用于查看报表的版面设置。通过单击工具栏中的“视图”按钮，可以实现在3种视图之间的切换。 8.2 使用报表向导创建报表 例： 以学生表为数据源，利用报表向导创建“学生”报表 8.3 自动创建报表 “自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。设计时先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型为纵栏式或表格式，最后系统会自动生成报表，显示数据源的所有字段。 1. 纵栏式报表 2. 表格式报表 8.4 使用图表向导创建报表 图表向导可以将Access 2003中的数据以图表的方式显示出来，可以快速生成图表报表。在报表中使用图表来表示数据，能更直观地表示出数据之间的关系。 8.5 使用标签向导创建报表 标签向导可以将Access 2003中的数据以标签的形式显示出来，可以快速生成标签报表。 8.6 使用设计视图创建报表 使用报表向导和自动创建报表等向导可以很方便地创建报表，但这些方法创建出来的报表形式和功能都比较单一，布局比较简单，很多时候不能满足用户的要求。可以通过报表设计视图对报表做进一步的修改，或者直接通过报表设计视图创建报表。 1. 使用设计视图创建报表 打开一个已有的数据库，在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“报表”对象，然后单击工具栏中的“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。在对话框中选择“设计视图”选项，在下方的列表框中选择成绩表作为报表的数据源，单击“确定”按钮，打开报表的设计视图。 在设计视图中，报表分为3个部分：页面页眉、主体和页面页脚，系统还打开“工具箱”和数据源的字段列表。 2. 在报表中排序和分组 完