南方医科大学档实体分类方案.doc

南方医科大学档案实体分类方案 一、编制目的 为适应学校档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》，结合学校实际情况，制定本方案。 二、编制原则 以学校全部档案为对象，按档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容，特点，在保持其形成的自然规律的前提下，确定统一的实体分类体系。把产生于同一活动领域，记录和反映相同性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体，分别设类，尽可能地体现思想性、科学性、适用性。学校档案划定为：党群、行政、教学、科学研究、产品生产、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物等12个一级类目。 三、分类结构与档案的编制 学校档案实体分类的档号由年度号、分类号、案卷号三大部分组成，用连接号“—”连接各组代码。即年度号—分类号—案卷号 （一）年度号由四位阿拉伯数字组成，如“20××”。 （二）分类号是档号的主体，一般由实体分类的一、二、三级类目的标识符组成。声像类根据实际需要扩展到四级类目。 1.一级类目是分类的最高层位，其标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如党群类标识符号：DQ，行政类标识符：XZ……。 2.二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。 二级类目标识，采用阿拉伯数字双位制，如“综合”为“11”、其余二级类目依次层累为12、13……99，带“0”的数字不用（如0、10、20……等）。 3.三、四级类目标识符与二级类目相同。 （三）案卷号是按所选择的分类号中最下位置的案卷顺序号，由于案卷数量不同，案卷号不限级数，用阿拉伯数字按1～n标识。 （四）档号模式： 例如：党群类 20XX — DQ11 — 1～n 案卷号 党群类档案二级类目代号（党务综合） 党群类档案一级类目代号 年度号 （五）档案的实体排架 从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限，但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。档号排架采用：一级类目——年代纵向排列 四、类目代号 （一）党群类 党群类档案类目代号简表 一级类目代号 二级类目代号 三级类目代号 DQ 党群类 11 党务综合 12 纪检、监察 13 组织、统战 14 宣传教育 15 学生工作 16 工会 17 团委 18 保密工作 11密级 12非密 档号模式： 20XX — DQ12 — 1～n 案卷号 党群类档案二级类目代号 党群类档案一级类目代号 年度号 （二）行政类： 行政类档案类目代号简表 一级类目代号 二级类目代号 XZ 行政类 11 行政综合 12 人事 13 审计 14 保卫、武装 15 总务 16 档案 17 图书 18 网络管理 19 医疗管理 21 发展规划 档号模式： 20XX — XZ12 — 1～n 案卷号 行政类档案二级类目代号 行政类档案一级类目代号 年度号 （三）教学类 教学类档案类目代号简表 一级类目代号 二级类目代号 三级类目代号 JX 教学类 11综合 12研究生教育 11 综合（优秀教学质量评奖材料入此） 12 专业建设（专业设置、专业认证、实验室建设材料入此） 13 招生工作 14 学籍管理（学生奖惩材料、本科生学位审核材料入此） 15 课堂教学与教学实践（计算机、英语等级统考材料入此） 16 学位工作 17 毕业生工作（就业指导、毕业生信息反馈工作入此） 18 教材 13 全日制本、专科教育 同上 14 继续教育 15 国际教育 档号模式： 20××- JX1211-1～n 案卷号 教学类档案三级目录 分 教学类档案二级目录 类 教学类档案一级目录 号 年度号 年度按照文件材料的属性采用自然年度立卷，学籍管理采用毕业年度立卷。 （四）科研类 科研类档案类目代号简表 一级类目代号 二级类目代号 KY 科研类 11 综合（科研经费管理、学术活动、专利材料入此