朗瑞企业后勤保障系统方案.doc

朗瑞企业后勤保障系统方案 （试行稿） 一、后期保障系统名词解释 后勤保障是指公司销售辅助环节中的后勤供应与保障环节，其内容集合了采购环节、库房管理环节、销售内勤环节、财务环节四个环节。 二、“四大要素’解析 （1）采购环节:采购环节包含了采购计划和实施采购两个部分。 （2）库房管理环节：库房管理包含了货物入库、货物在库、物品出库三个部分。 （3）销售内勤环节：销售内勤环节包含了货物申领环节、打票环节两个部分。 （4）财务环节：财务环节主要是指财务部对整个后期流通环节的数据监控过程，确保准确。 三、电脑操作环节的关键点 整个公司后勤保障系统将实施电脑数据化操作，即实现库房电脑管理、销售内勤电脑打印、财务部电脑监控为一个整体的数据链管理，根据不同岗位和职能设置电脑权限： （1）库房管理：电脑权限为出入库数据的查询；附加权限为：设置虚拟挂账存储，其包含了借货、报损，附加权限为查询入库、出库货物数量。 （2）销售内勤管理：根据申领单打印票据，并将票据内容录入软件，完成出库的数据输入； （3）财务监控管理：财务部会计负责货物入库的数据录入，财务经理负责入库复核，核对货物入库数据、出库数据，并具有对有据可查的数据进行修改的权限。 四、工作流程 （1）物品采购计划： 原则上遵循满足半个月销售用量之要求，每半个月进行一次采购，如因货物需求量较大， 可临时调整采购时间，或多次采购。 基本流程：库房提供采购清单——市场部复核采购计划——财务部审核——总经理（总经理助理）核准。 采购流程及时间： 原则上每周二上午库管提供采购计划； 原则上每周二上午市场部核对采购清单； 原则上每周三上午财务部审查； 原则上每周三下午总经理审批核准，并发出采购指令，出纳及时打款。 （备注：如因货物需求量较大，可临时调整时间采购或多次采购，部分厂家周末休假，因此采购计划必须在每个周五上午前提交厂家。） 1.3流程分拆： A/库管根据最近一段时间的产品出库量估算单品采购需求量，将采购单品名称以电子文档的形式列表，采购清单应该包含了厂家资质、产品赠品、彩页数量及送货单。 B/库管将采购清单以电子文档形式传递市场部经理，市场部经理根据最近一段时间的市场开发量估算采购量，将预估采购量与库管提供的采购清单进行核对，确定采购量。 C/市场部经理将采购清单以电子文档形式传递至财务部，由财务部经理确定及核对采购单价，采购清单中产品的赠品配送比例亦由财务经理进行核算，并将其添加在采购清单上。 D/财务部经理将采购清单以电子文档形式传递至总经理，由总经理根据进货价格核对产品供销情况，确定采购清单符合实际情况之同时，充分掌握产品适销对路情况，对日后调整和优化产品亦起到一定的辅助作用。 （2）采购及入库: 2.1总经理下达采购指令后，由财务部执行采购，须确定产品种类及数量，联系厂家，传真采购清单，确定发货时间及到货时间。 2.2财务部出纳在总经理下达采购指令之当天，根据采购清单，逐一即将采购款打入各厂家指定账户。 2.3财务部出纳须将已打款情况告知销售内勤，由销售内勤以电话、QQ等形式完成到货跟踪工作，索取货物的单号、货物运送物流公司，物流公司联系方式，在货物到达指定物流公司后，告知库管取货。 2.4货物到达公司后，库管须拆箱查货，将不同的货物根据产品种类、规格、批号、效期进行验货，并将货物情况填写在相对应的表格内，填写完毕后复印一式三份，其中一式库管保存，一式留财务入库用，一式销售内勤保存，表格须妥善保存，便于数据备查，与此同时厂家随货同行质检报告须交销售内勤保存备案，产品资质原件交客户经理保存，药品和保健品要分开，以应对相关部门的检查。厂家来货中附同批次产品的检验报告，库管须将原件交付客户经理保管，复印件由销售内勤存档，扫描件由行政人事部保存，在业务员需要时，销售内勤将存档产品检验报告按需求打印份数。 2.5财务部接收到货清单后，财务经理安排会计根据表格的内容将所到货物的相关数据输入黄药师软件，财务经理复核数据录入是否正确。 2.6库管须将产品按照华创和朗瑞分开放置，库房管理不得混乱，不同产品须划分区域存储，规划区须张贴明显标签。 （3）货物申领及打单 3.1市场部业务人员根据所辖区域各合同店缺货情况如实填写货物申领单，填写申领单必须认真填写清楚所需产品的客户名、产品名称、数量、规格、单价、单打/多打的内容，填写清晰后，再交付销售内勤处理； 3.2申领单上须注明报损、赠品或换货，涉及报损、换货需由库房查货签字后再行打票；赠品、不卖品和样品须由部门经理签字后再行打印，业务员申领单上所欠赠品必须先到财务核对签字确认后，再行打票。如部门经理不在，业务员须经市场部经理确认后，由其它行政人事部经理代签，再行打票。