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如何写出一封“专业邮件”速成技巧（加强版）chinahrd2014-09-12 11:010写专业的邮件都是一种公司礼节，是职业素养的体现。良好的邮件习惯和技能，不仅能提高自身工作效率，也能帮公司降低沟通成本、提高经营管理效果。上个月写了一篇针对职场新人的《职场新人：写出一封“专业邮件”的4个速成技巧》后，引起许多人关注，这促使我想再写一篇加强版，来分享更多关于写邮件的细节要点，使读者能掌握更多实用技巧。?“邮件主标题”新增技巧版?上次只说，邮件标题需注重一目了然，用“【主旨】+【叙述】”的格式。此次补充几点：?代表公司对外发邮件时，最好在主旨内写上公司名，显得更为正式，因而能增加开启合作的可能性。常见情况就是对外部门发给“潜在客户”的邮件，或是针对合作客户的会议邀请邮件，此时可以在标题中直接写公司名称，以便加深印象。?公司对内邮件，则在主旨内写上部门名, 加强提醒，以便合作部门及时查收反馈。?“ forward”, “reply only” 和 “reply to all” 的用法?“转发”（forward）、“单一回复”（reply only）和“全部回复”（reply to all）这几个用法还是很讲究的，我列了几个情境稍加说明：?原有N个人在邮件组内，当要回复的内容只针对特定人员、但是内容跟讨论的主题相关，建议用“to”（指定人员），其他人为“CC”（抄送）；?原有N个人在邮件组内，要回复的内容跟所有人相关、并希望他们都知晓此事，建议用法“reply all”；?原有N个人在邮件组内，要让不在组内的特定者知晓此事，请“to”此人，并且除非有特殊原因，不然就“CC”原有组内的N个人。?如果想让特定主管知晓邮件内容，建议在回复邮件时顺带增加人员到mail loop（邮件讨论组），并在邮件内容上说明组内人员新增的情况（这一定要注意）?小秘方：?我常常发现自己写给下属并“CC”相关部门的邮件，回复对象仅仅只是我，这是一个非常不专业的错误；?同一封邮件to cc相关人员不止一个时，避免各自单独交流或不回复，以免讯息不对等；?国内常常利用QQ交流沟通细节，请概括总结以后回复邮件以利大家知晓，就算是QQ群组沟通，也请整理汇总再E-mail；?同一议题、回复相关内容或更新进度时，请用原E-mail回复和往来，勿另起邮件。?附件的使用?很多时候我们会需要利用附件来沟通更完整讯息，补充几个这方面的注意事项：?许多公司收邮件有对附件容量的控制，所以请注意附件大小，以免因被退件而遗失讯息；?有时候邮件需要提供多个附件，建议在内容相关段落标记附件名称（如“具体数据详见附件《***》”），便于收件人查询附件；?任何情况下都建议附件名称具体化，不用“附件1”、“附加2”等笼统名称，以便收件人存档时能与内容匹配；?考虑到许多客户端适配的问题，改掉在邮件内直接黏贴附注信息的习惯，尽量用附件（excel、图片等）取代，以免邮件读取出错。?会议邀请?会议邀请是件非常重要的事情，尤其商务性邀请，所以写会议邀请邮件需要更加注意，在内容上必须具备以下四项：?会议主旨：简单明确的会议目的；?会议时间：请确保时间是已经过双方确认的；?与会人员：双方与会人员（这点非常重要，因为牵扯到与会人员的部门＆职称、对应需要派出的人员是否为同一位阶，以及相关支持部门是否与会以确保会议沟通顺利）；?会议主旨：如果是正式的商务会议邀请，建议明确会议日程表及每个日程表的时间和负责人，以确保与会人员了解会议流程并准备好相关资料。?小秘方：?如果是正式商务邀请，建议在描述与会人员时有完整的“名字、部门、职称”，这既是礼仪，也能确保双方派出人员是“对等”的；?如果有较重要资料（如一些报告、数据、讯息等），建议在会前发给与会人员，确保参会者提前有所了解，以精简会议节奏和时间。?除了掌握以上几大要点外，还需要学习的一项是：如何写出让主管快速掌握内容重点，且达成目标的邮件，这对在职者而言，应该是职场技能中很重要的一环。?如何给主管写邮件?我依据个人习惯和偏好将“发给主管的邮件”分为4大类，每一类附加注意事项，希望这部分“私人分享”有助于你在给你主管写邮件时，更好地掌握对方思绪，使邮件往来更有效。?1）报告性邮件?例如：销售部门向领导汇报Q1销售数据的邮件?这类邮件要先交代报告事件的结果，再交代报告事件的背景或执行过程。大部分主管都不喜欢邮件内容长篇大论，所以必须抓住“清楚目的”和“事情结果”这两个要点，使你的主管快速了解这封邮件的意义，然后他才会往下做更深入的了解。?所以如果是报告Q1销售数据的邮件，你应该先写销售总额，再写销售金额分布，然后才是销售金额的细项及一些特殊的案例。?2）要求性邮件?例如：产品主管想要让领导去push技术人员完成某个产品需求的邮件?这类邮件要开门见山直接说目的（这目的